Заверенная копия трудовой книжки — это документ, который имеет юридическую силу и часто требуется для оформления кредита, загранпаспорта, поступления на госслужбу или при смене работы. Неправильное оформление может привести к тому, что вашу копию не примут. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить и заверить копию трудовой книжки с вкладышем в 2026 году.

Что такое заверенная копия трудовой книжки и когда она нужна?

Заверенная копия — это точная копия документа (трудовой книжки или её вкладыша), на которую работодатель поставил обязательные реквизиты: подпись, должность, дату и печать организации. Эта копия подтверждает достоверность информации, содержащейся в оригинале.

Когда может понадобиться:

• Для получения кредита в банке.
• При оформлении загранпаспорта нового образца.
• Для поступления в учебное заведение или на госслужбу.
• При увольнении и переходе в другую организацию (если оригинал пока не выдан).
• Для предоставления в органы соцзащиты или Пенсионный фонд.

Пошаговая инструкция: как заверить копию трудовой книжки в 2026 году

Шаг 1: Сделать точную копию

Копия должна быть полной и точной. Все записи, штампы, подписи, вкладыши (при их наличии) должны быть четко скопированы. Копия делается на стандартных листах бумаги (обычно А4). Если трудовая книжка старая, в формате небольших листов, копия может быть сделана в уменьшенном масштабе, но так, чтобы все было читаемо.

Шаг 2: Прошить и пронумеровать

Все листы копии необходимо:

1. Прошить (используя металлическую скобу или нить).
2. Пронумеровать карандашом или ручкой в правом верхнем углу каждого листа (например, «Лист 1 из 5»).
3. На первом листе написать: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью [число] листов». Например: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 3 листов».

Шаг 3: Указать место хранения оригинала

Это обязательное требование. На копии (обычно на первом листе или внизу последнего) должна быть надпись:

Номер дела и год соответствуют тому, в котором хранится оригинал трудовой книжки сотрудника в архиве организации.

Шаг 4: Заверение подписью и печатью

Копию заверяет руководитель организации или должностное лицо, уполномоченное на это приказом или локальным актом (например, начальник отдела кадров, главный бухгалтер).

На копии (после текста о месте хранения оригинала) указывается:

Ключевое правило: печать организации должна быть поставлена частично на подпись заверяющего лица (чтобы часть оттиска заходила на подпись). Это защищает от подделки.

Особенности заверения копии с вкладышем

Если в трудовую книжку вклеен вкладыш (например, при восстановлении утраченных записей или при смене фамилии), то копия должна включать в себя и саму книжку, и этот вкладыш. Все листы (основные и вкладыш) прошиваются вместе, нумеруются и заверяются по общей схеме. Надпись о месте хранения оригинала относится ко всему комплекту документов.

Образец заверенной копии трудовой книжки (схематично)

Копия электронной трудовой книжки (форма СТД-Р)

С 2021 года ведется электронная трудовая книжка (ЭТК). Если у сотрудника она есть, работодатель по запросу выдает выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р. Эта выписка уже является официальным документом. Её заверяют так же: подписью уполномоченного лица, расшифровкой, датой и печатью организации. Надпись о месте хранения оригинала не ставится, так как оригинал хранится в электронном виде у работодателя (в системе).

Частые ошибки и вопросы

• Нет надписи о месте хранения оригинала. Самая распространенная ошибка. Без этой строки копия не имеет силы.
• Печать не заходит на подпись. Это нарушает правило, снижающее защиту от подделки.
• Заверяет не уполномоченное лицо. Подпись должен ставить руководитель или лицо, указанное в приказе о распределении обязанностей.
• Копия не прошита или не пронумерована. Все листы должны быть скреплены.
• Можно ли заверить копию у нотариуса? Да, можно, но это платная услуга. Нотариус заверит любую копию, но если в ней есть ошибки в записях (например, в датах), он может потребовать сначала исправить их у работодателя. Заверение у работодателя, бесплатно и обязательно для него.

Как получить заверенную копию: заявление сотрудника

Для получения копии сотрудник должен написать заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки (с указанием, для каких целей). Работодатель обязан выдать её в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления (если сотрудник работает в организации) или в день увольнения (при выдаче трудовой книжки при увольнении).