Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При заполнении всех страниц одного из разделов (обычно раздела «Сведения о работе») к книжке добавляют вкладыш – дополнительный лист, который считается неотъемлемой частью трудовой книжки. Заверение копии трудовой книжки, содержащей вкладыш, требует соблюдения определённых правил, иначе документ может быть признан недействительным, а работодатель – подвергнут штрафным санкциям.
Когда нужен вкладыш в трудовую книжку?
- Все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены;
- Трудовая книжка ведётся в бумажном виде (электронная трудовая книжка не требует вкладыша);
- По приказу Минтруда России от № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек) – пункт 32.
Вкладыш оформляется на специальном бланке, имеющем те же реквизиты, что и основная трудовая книжка (номер серии, номер документа, фамилия, имя, отчество, дата рождения). После заполнения вкладыша его следует аккуратно пришить или приклеить к последней странице основной книжки, соблюдая последовательность записей.
Правила заверения копии трудовой книжки с вкладышем
Заверение копии производится работодателем (или уполномоченным лицом) и должно содержать следующие элементы:
- Слово «Верно» – ставится под реквизитом «подпись»;
- Наименование должности лица, заверяющего копию (например, «главный бухгалтер», «кадровик»);
- Собственноручную подпись уполномоченного сотрудника;
- Расшифровку подписи (инициалы и фамилия);
- Дата заверения (день, месяц, год).
Пример оформления заверения:
Верно Должность: начальник отдела кадров Подпись: _____________________ И.О. Петров П.П.
Важно, чтобы все элементы были размещены в одной строке или в виде блока непосредственно под текстом копии трудовой книжки. Если копия содержит несколько страниц, заверение ставится только на последней странице.
Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки с вкладышем
- Подготовьте копию – сделайте четкую photocopy или скан всех страниц трудовой книжки, включая вкладыш. Убедитесь, что на копии видно все записи, печати и подписи.
- Проверьте корректность записей – отсутствие ошибок в нумерации, датах, названиях организаций. При обнаружении ошибок исправьте их в оригинале у работодателя, а затем сделайте новую копию.
- Разместите реквизиты заверения – внизу последней страницы копии оставьте свободное место для надписи «Верно» и последующих данных.
- Заполните блок заверения – уполномоченное лицо пишет слово «Верно», указывает свою должность, ставит подпись, расшифровывает её и проставляет дату.
- Пронумеруйте страницы (если требуется) – при необходимости проставьте сквозную нумерацию страниц копии, чтобы избежать подмены листов.
- Храните заверенную копию – в отдельной папке с документами строгой отчетности, обеспечив доступ только уполномоченным лицам.
Образец заверенной копии трудовой книжки с вкладышем (2026 г.)
Ниже представлен типовой образец, который можно использовать при оформлении. Обратите внимание, что фактический вид может немного отличаться в зависимости от используемого бланка трудовой книжки.
Трудовая книжка (основная часть)
… (записи о работе) …
Вкладыш
… (продолжение записей) …
Заверение копии
Верно Должность: ведущий специалист отдела кадров Подпись: _____________________ И.О; Сидорова С.В.
При необходимости можно добавить пометку «Копия верна» рядом с надписью «Верно» – это не противоречит требованиям, но не является обязательным.
Частые ошибки при заверении и как их избежать
- Отсутствие слова «Верно» – приводит к признанию копии не заверенной.
- Не указана должность – необходимо точно указать должность, а не только ФИО.
- Подпись не собственноручная – электронная подпись допускается только если копия заверяется в электронном виде с использованием УКЭП; иначе требуется ручная подпись.
- Неправильная дата – дата должна соответствовать дню фактического заверения, а не дате выдачи оригинала.
- Заверение на неправильной странице – ставьте блок заверения только на последней странице копии.
Для минимизации рисков рекомендуется завести внутренний чек‑лист, который будет заполнять сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, перед каждым заверением.
Юридические последствия неправильного заверения
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, неправильное оформление или хранение трудовых книжек может повлечь штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме того, неверно заверенная копия может быть признана недопустимым доказательством в суде или при проверке государственными органами.
Полезные ссылки и нормативные акты
- Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Статья 66 ТК РФ – о ведении трудовых книжек;
- Информационные материалы КонсультантПлюс и Гарант по вопросам заверения копий трудовых книжек (данные на ).
Заверение копии трудовой книжки с вкладышем – процедура, требующая внимательности и знания нормативных требований. Следуя представленной инструкции, используя правильный образец и избегая типичных ошибок, вы обеспечите юридическую чистоту документации и защитите свою организацию от возможных штрафов. Помните, что основной принцип – точность, полнота и соблюдение установленной формы заверения.