Дата публикации:  г.

Что такое «копия верна» и зачем она нужна?

Копия трудовой книжки – это точное воспроизведение всех страниц оригинального документа‚ выполненное
в виде фотокопии‚ скан‑файла или печатного варианта. В большинстве случаев копию требуется предоставить:

• банкам и микрофинансовым организациям при оформлении кредита;
• работодателям – при приёме на работу‚ переводе в другой подразделение;
• госорганам – при получении пенсии‚ пособий‚ регистрации в службах занятости;
• нотариусам и адвокатам – в рамках судебных разбирательств.

Чтобы такая копия имела юридическую силу‚ её необходимо заверить надписью «Копия верна» (или «Верно»)
и указать реквизиты лица‚ осуществляющего заверение.

Правовые основы заверения копий документов

Основные положения регулируются ГОСТ 7.32‑2012 (пункт 5.26) и Трудовым кодексом РФ. Согласно этим нормативам:

1. Заверять может только уполномоченное лицо (руководитель‚ бухгалтер‚ специалист по кадрам) с подписью и печатью организации.
2. Надпись «Копия верна» ставится либо на каждой странице‚ либо на обороте последнего листа прошитой копии.
3. Копия должна быть полностью прошита‚ пронумерована и опломбирована (если требуется).
4. В случае обнаружения ошибок в заверении лист необходимо заново отсканировать и распечатать.

Требования к оформлению заверенной копии трудовой книжки

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс‚ СтройЮрист и официальных образцов 2026 г.‚ в заверении должны присутствовать следующие элементы:

• Надпись – «Копия верна» или «Верно» (буквы крупные‚ читаемые).
• ФИО уполномоченного лица.
• Должность (например‚ «Главный бухгалтер»‚ «Начальник отдела кадров»).
• Подпись и расшифровка подписи (Ф.И.О. полностью).
• Дата заверения (день‚ месяц‚ год).
• Печать организации (если у организации есть печать). Печать должна слегка перекрывать копию и подпись.
• Если копия состоит из нескольких листов – указывается количество листов (например‚ «Копия 12 листов»).

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки

1. Подготовка оригинала.
   Убедитесь‚ что в оригинальной трудовой книжке присутствуют все листы‚ подписи и печати. При необходимости
   попросите работодателя предоставить недостающие страницы.
2. Создание копии.
   Сканируйте каждый лист в разрешении не менее 300 dpi‚ сохраняйте в формате PDF или в виде отдельных
   листов (A4). При печати используйте качественную бумагу (80 г/м²).
3. Проверка качества.
   Сравните скан с оригиналом: все подписи‚ печати‚ штампы должны быть полностью видимы. При обнаружении
   дефектов – повторите сканирование.
4. Прошивка и нумерация.
   Сложите листы в правильном порядке‚ пронумеруйте их (1/12‚ 2/12 …) и прошейте в единую «книжку». На обороте
   последнего листа укажите количество листов.
5. Заверение.
   На каждой странице (или только на обороте последнего листа) в нижнем правом углу напишите надпись
   «Копия верна». Ниже укажите:
   • должность заверяющего;
   • ФИО;
   • подпись + расшифровка;
   • дату;
   • печать (если есть).

   При необходимости подпись ставится над печатью‚ а печать слегка перекрывает копию.

6. Контроль.
   Проверьте‚ чтобы надпись и реквизиты были разборчивы‚ а печать не была смазана. Сохраните оригинал
   заверенной копии в архиве (физическом и электронном).

Образец заверения копии трудовой книжки (2026 г.)

Если заверяется каждый лист‚ надпись «Копия верна» размещается в правом нижнем углу каждой страницы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию без печати?

Да‚ если у организации нет печати‚ достаточно подписи‚ должности‚ ФИО‚ даты и надписи «Копия верна». Однако
в большинстве случаев печать повышает доверие к документу.

Где ставится надпись «Копия верна» – на каждой странице или только на последнем листе?

Оба варианта допускаются. При небольшом количестве листов (до 5) часто ставят надпись на каждой странице.
При большом объёме (10 и более листов) обычно ставят её только на обороте последнего листа‚ но при этом
указывают количество листов.

Что делать‚ если в копии пропущена одна страница?

Копия считается неполной и не имеет юридической силы. Необходимо отсканировать недостающий лист‚
вставить его в последовательность и заново оформить заверение.

Можно ли заверить электронную копию (PDF) без печати?

Да. Электронное заверение производится с помощью электронной подписи (КЭП) и печати в виде цифрового штампа.
Требования к электронному заверению описаны в ФЗ 63‑2011 «Об электронной подписи».

Требуется ли заверять копию‚ если оригинал уже находится у работодателя?

Для большинства банков и государственных органов оригинал трудовой книжки остаётся у работодателя‚ а
запрашивается только заверенная копия. Поэтому заверение обязательно.

Правильно оформленная и заверенная копия трудовой книжки – это документ‚ который может стать решающим
фактором при получении кредита‚ оформлении пенсии или трудоустройстве. Следуя описанным выше правилам‚
вы гарантируете‚ что копия будет признана «верной» в любой официальной ситуации.

Помните: каждая ошибка в заверении требует повторного сканирования и печати. Поэтому уделяйте
особое внимание качеству копий‚ правильности надписей и наличию печати. При соблюдении всех требований
ваш документ будет полностью соответствовать действующему законодательству РФ.

Автор: Ваш помощник. Все материалы актуальны на 23 мая 2026 г.