Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Иногда требуется предоставить её копию, заверенную работодателем (например, для получения кредита в банке, оформления визы, подачи в суд или иных официальных целей). Ниже представлен полный алгоритм действий, требования к оформлению и готовый образец заверения копии трудовой книжки.

Когда требуется заверение копии трудовой книжки

• Получение банковского кредита или ипотеки;
• Оформление визы, вида на жительство или гражданства;
• Судительные или судебные разбирательства;
• Подача документов в государственные органы (пенсионный фонд, соцзащита);
• Устройство на новую работу, если требуется подтверждение стажа;
• Иные случаи, когда организация запрашивает заверенную копию.

Основные требования к заверению

1. Копия должна быть полной и читаемой (все страницы трудовой книжки, кроме последней, если она пустая).
2. На каждой странице копии делается отметка о заверении.
3. Страницы необходимо пронумеровать (например, 1/5, 2/5 …) и сшить (скрепкой, ниткой или клеем) в порядке следования.
4. На последнем листе копии ставится завертельная надпись с указанием:
• слова «Верно» (или «Копия верна»);
• должности лица, заверяющего копию;
• ФИО заверяющего (расшифровка подписи);
• подписи;
• даты заверения;
• при наличии – оттиска печати организации.
5. Если копия предоставляется внешнему пользователю, в завертельной надписи указывается также место хранения оригинала (например, «Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Компания»»).

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки

1. Подготовьте оригинал трудовой книжки и убедитесь, что все записи актуальны и подписаны.
2. Сделайте копию каждого листа (можно на принтере или в копировальном центре). Последний лист, если он пустой, копировать не обязательно, но его можно оставить для completeness.
3. Пронумеруйте страницы копии в верхнем правом углу: «1/Н», «2/Н» и т.д., где N – общее число листов.
4. Сшейте листы в правильном порядке (скрепкой, ниткой или клеем).
5. На каждой странице копии, в нижнем левом или правом углу, сделайте пометку: «Копия верна» (можно сокращённо «К.в.») и подпись заверяющего лица (необязательно на каждой странице, но допустимо).
6. На последнем листе оформите завертельную надпись согласно образцу ниже.
7. При необходимости поставьте оттиск печати организации.
8. Передайте заверенную копию запрашивающей стороне вместе с сопроводительным письмом (если требуется).

Образец заверения копии трудовой книжки

Ниже представлен типовой текст, который размещается на последнем листе копии. Все элементы выделены жирным шрифтом (…) для наглядности.

Верно
Копия трудовой книжки сотрудника Иванова Ивана Ивановича
заверена работником отдела кадров Петровой Анны Сергеевны,
должность: специалист по кадрам
Подпись: _____________________
Расшифровка подписи: Петрова А.С.
Дата заверения: 22 мая 2026 г.
Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Компания».
(при наличии печати) М.П.

Примечание:

• Слово «Верно» можно заменить на фразу «Копия верна» – оба варианта допустимы.
• Если заверяющее лицо не является сотрудником отдела кадров (например, директор организации), указывается его фактическая должность.
• В некоторых случаях (банк, посольство) требуется additionally указать ИНН и КПП организации – их можно разместить под подписью или внизу листа.

Особенности заверения для разных организаций

Для банка

Банки часто требуют, чтобы в завертельной надписи было прямо указано, что копия предназначена для предоставления в кредитное учреждение. Пример:

Верно
Копия трудовой книжки Сидорова Петра Алексеевича предоставляется в банк «ВТБ» для рассмотрения заявления на потребительский кредит.
Заверено: главный бухгалтер Смирнова Елена Viktorovna
Подпись: _____________________
Расшифровка: Смирнова Е.В.
Оригинал хранится в отделе кадров ООО «Альфа».
М.П.

Для посольства/консульства

При оформлении визы иногда требуется указать цель поездки и срок действия копии.

Копия верна
Трудовая книжка Кузнецова Марии Владимировны заверена для подачи в консульство Германии (цель – туристическая поездка, срок действия копии – 6 месяцев).
Заверяющее лицо: директор по персоналу Козлов Дмитрий Иванович
Подпись: _____________________
Расшифровка: Козлов Д.И.
Оригинал находится в отделе кадров ЗАО «Глобал».
М.П.

Для суда

В судебных процессах часто требуется указать номер дела и то, что копия предоставляется в качестве доказательства.

Верно
Копия трудовой книжки Николаева Сергея Владимировича предоставляется в Арбитражный суд г. Москвы по делу № А40‑12345/2026 в качестве доказательства трудового стажа.
Заверено: юрист отдела кадров Морозова Ольга Petrovna
Подпись: _____________________
Расшифровка: Морозова О.П.
Оригинал хранится в отделе кадров ООО «Трейд».
М.П.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверять копию трудовой книжки у нотариуса?

Да, нотариальное заверение также допустимо, однако большинство организаций принимают заверение работодателя, так как оно подтверждает подлинность оригинала, находящегося у работодателя.

Нужно ли ставить печать на каждой странице?

Нет, достаточно поставить печать (если она используется) только на последнем листе с завертельной надписью.

Что делать, если трудовая книжка ведётся в электронном виде?

С 2021 года в России допускается ведение электронных трудовых книжек. Для предоставления копии необходимо распечатать требуемые листы из ЭТК, после чего оформить заверение по той же процедуре, что и для бумажного варианта.

Можно ли использовать факсимильную подпись?

Нет, для заверения копии трудовой книжки требуеться собственноручную подпись уполномоченного лица.

Правильное оформление заверенной копии трудовой книжки – важный шаг при взаимодействии с банками, государственными органами и другими организациями. Соблюдение перечисленных требований гарантирует, что документ будет принят без замечаний и задержек. Используйте представленный выше образец заверения как шаблон, адаптируя его под конкретную цель и организацию, и вы избежите типичных ошибок.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу вашей компании. Удачной работы с документами!