В 2026 г. требования к оформлению копии трудовой книжки, заверенной работодателем, закреплены в ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и приказе Росстандарта № 435‑ст от 25 05 2017. Ниже приведён подробный разбор правил, пример надписи и пошаговый алгоритм действий, чтобы ваша копия имела юридическую силу и была принята работодателями, банками, государственными органами.

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

• Копия трудовой книжки – это точное воспроизведение всех страниц оригинала.
• Заверение – подтверждение, что копия соответствует оригиналу.
• Заверенная копия используется при оформлении займов, налоговых деклараций, заявлениях в органы власти и т.д.

Правовые основы

В 2026 г. применяются следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Трудовая книжка. Требования к оформлению» – пункт 3.26 описывает способ заверения.
• Приказ Росстандарта № 435‑ст от 25 05 2017 – уточняет порядок и реквизиты заверения.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – обязывает работодателя выдавать копию в течение 3 дней после запроса.

Как оформить копию трудовой книжки

1. Получение копии: работник подаёт письменное заявление в кадровый отдел. В заявлении указывается цель выдачи (например, «для банка»).
2. Проверка оригинала: кадровый сотрудник сверяет копию с оригиналом.
3. Подготовка заверения: внизу копии размещается блок с надписью, подписью, должностью и датой.
4. Печать (по усмотрению организации): в некоторых компаниях копию заверяют печатью.
5. Сдача копии работнику: в течение 3 дней после заявления.

Шаги по заверению копии (пример для 2026 г.)

1. Скопируйте все страницы оригинальной трудовой книжки (если много листов – сделайте сканирование).
2. Разместите внизу последней страницы блок с надписью, как указано ниже.
3. Подпишите блок лично сотрудником, уполномоченным на заверение (например, руководитель отдела кадров).
4. Укажите дату заверения в формате «день месяц год».
5. При желании приложите печать организации.
6. Сохраните копию в электронном виде (PDF) и распечатайте для сдачи.

Пример надписи (ГОСТ Р 7.0.97‑2016, пункт 3.26)

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле № 29 за 2024 год.

Надпись должна быть написана внизу последней страницы копии, в шрифте, не меньшем 12 точек, и включать следующие реквизиты:

• Подлинник трудовой книжки находится в (наименование организации) в деле (номер) за (год).
• Подпись сотрудника, уполномоченного на заверение.
• Должность сотрудника.
• Дата заверения.

Пример оформления:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле № 29 за 2024 год.
С.П. Ковалевский
Руководитель отдела кадров

Вариант с печатью

Если организация использует печать, она ставится под подписью:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле № 29 за 2024 год.
С.П. Ковалевский
Руководитель отдела кадров

[печать]

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли заверить копию без печати? Да, печать не обязательна, но может повысить доверие к документу.
2. Кто может заверить копию? Любой сотрудник, уполномоченный на заверение документов, обычно это руководитель отдела кадров.
3. Нужно ли хранить копию в организации? Да, согласно ТК РФ, копия должна храниться в организации в течение 3 года после увольнения.
4. Можно ли использовать копию, если она не заверена? В большинстве случаев – нет. Банки и госорганы требуют заверенную копию.

Заверение копии трудовой книжки в 2026 г. – это простая, но важная процедура, требующая соблюдения ГОСТа и приказа Росстандарта. Следуя приведённому образцу надписи и пошаговой инструкции, вы сможете быстро получить документ, пригодный для любых официальных целей. Не забывайте хранить оригинал и копию в надёжном месте, а также обновлять копию при каждом изменении статуса работы.

Удачной работы с документами!