Вопрос оформления и заверивания копии в трудовой книжке часто возникает у сотрудников, которые хотят сохранить оригиналы документов, но при этом официально подтвердить факт их внесения в трудовое место. Ниже – подробный разбор процедуры, правовых оснований и практических рекомендаций.

Что такое «копия в трудовой книжке»?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды, должности, воинский учёт и т.д. При необходимости в книжке вносятся записи о:

• приёме на работу;
• окончании трудового договора;
• переводе, отпуске, увольнении;
• воинском учёте и др.

Если сотрудник хочет иметь копию какой‑либо записи (например, копию страницы с подписью работодателя), он может попросить заверить эту копию.

Кто имеет право запросить копию и как её заверить?

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан по требованию сотрудника предоставить ему копию трудовой книжки или её отдельные страницы. При этом копия может быть оформлена в двух формах:

1. Копия без заверения – простая копия, которую сотрудник может взять без дополнительных действий.
2. Копия с заверением – копия, подписана и/или поставлена печатью организации, что придаёт ей юридическую силу.

Заверять копию может:

• директор организации (или уполномоченный им человек);
• секретарь/офисный менеджер, которому делегированы такие функции;
• нотариус, если требуется повышенная юридическая сила (необязательно, но иногда используют).

Как правильно оформить заверение копии?

Ниже – типовой шаблон заверения копии в трудовой книжке:

_______________________________
(ФИО директора / уполномоченного лица)

«Копия № ___ из ___ страниц
трудовой книжки ____________
(ФИО сотрудника) подтверждаю,
что данная копия соответствует
оригиналу и содержит в точности
все сведения, указанные в оригинале».
Подпись: ______________________
(при необходимости – печать организации)

Важно, чтобы в тексте заверения присутствовали:

• наименование организации;
• ФИО лица, которое заверяет копию;
• номер и количество страниц копии;
• дата выдачи;
• подпись и (при наличии) печать.

Когда требуется заверение копии?

Заверение обычно необходимо в следующих случаях:

• При подаче документов в другие организации (например, в банк, в пенсионный фонд, в отделение МВД).
• Если копию требуется представить в суде или арбитражном суде.
• При оформлении ипотечного кредита, получении кредита или аренды, где банк или арендодатель требуют подтверждённую копию.
• Если сотрудник хочет сохранить оригинал страницы и использовать её копию в дальнейшем.

Что делать, если работодатель отказывается заверить копию?

Если работодатель отказывается оформить заверение, сотрудник может:

1. Получить копию без заверения – это уже законный документ, который можно использовать в большинстве случаев.
2. Подать письменный запрос с требованием о выдаче заверенной копии, указав статью Трудового кодекса (ст. 64).
3. Обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию за помощью, если работодатель систематически уклоняется от обязанностей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли заверить копию в любой печатной форме?
  Ответ: Нет. Копию следует заверять в официальном документе, подписью уполномоченного лица и, при необходимости, печатью организации.
• Вопрос: Сколько стоит заверение копии?
  Ответ: Обычно это бесплатно, так как работодатель обязан предоставить копию по требованию сотрудника. Если требуется нотариальное заверение – оплата будет на стороне сотрудника.
• Вопрос: Нужно ли заверять копию, если я беру её в электронном виде?
  Ответ: Электронные копии (сканы) не требуют заверения, но при их использовании в официальных процедурах часто требуется подпись и печать уполномоченного лица.
• Вопрос: Как долго работодатель может удерживать оригинал трудовой книжки?
  Ответ: Оригинал должен находиться в распоряжении сотрудника. При увольнении оригинал передаётся новому работодателю, а копию сотрудник может оставить у себя.

Заверение копии в трудовой книжке – это простая, но важная процедура, позволяющая сотрудникам официально подтвердить подлинность копий своих записей. Правовое основание находится в ст. 64 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан по требованию сотрудника предоставить копию трудовой книжки. Правильное оформление заверения (подпись, дата, печать) гарантирует, что документ будет признан в банках, государственных органах и судах.

Если у вас возникнут сомнения или трудности с получением заверенной копии, рекомендуем обратиться к юристу или в профсоюзную организацию – они помогут защитить ваши права.

Автор статьи: информационный портал «Трудовое право в России», 23 мая 2026 г.