Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт человека. С ее помощью работники подтверждают свой стаж для назначения пенсии, получения социальных выплат и оформления различных льгот. Несмотря на активную цифровизацию и введение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный вариант по-прежнему остается актуальным для многих россиян. Более того, с 2023 года для новых бланков действуют обновленные правила оформления.

Одной из самых распространенных кадровых процедур является заверение копии трудовой книжки. От того, насколько правильно проставлены печати и подписи, зависит юридическая сила документа. В этой статье мы подробно разберем, как заверить трудовую книжку печатью по всем правилам текущего законодательства.

Для чего может понадобиться заверенная копия?

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, требуется в самых разных жизненных ситуациях. Чаще всего ее запрашивают:

• Банки и кредитные организации для оформления ипотеки или потребительского кредита;
• Государственные органы для назначения пенсии, пособий или социальных выплат;
• Посольства и консульства для получения визы;
• Новые работодатели при трудоустройстве (если сотрудник еще не уволен с прошлого места работы).

Общие правила заверения трудовой книжки

Чтобы копия имела юридическую силу, кадровик или руководитель должен строго соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016 и требования Правил ведения и хранения трудовых книжек. Процесс включает в себя несколько обязательных шагов:

Если сотрудник работает в организации

Когда трудовая книжка хранится у работодателя, сделать копию проще всего:

1. Снимите копии всех заполненных страниц (разворотов), начиная с ьного листа и заканчивая последней записью о работе или награждении.
2. На каждом листе проставьте заверяющую надпись. Она должна содержать слово «Верно» (или «Копия верна»), должность лица, заверившего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату заверения.
3. Поставьте печать организации или отдела кадров (при ее наличии) на каждом листе так, чтобы она захватывала часть текста копии и подпись заверяющего лица.

Если сотрудник уволен

Если на момент запроса копии человек уже не работает в компании, трудовая книжка находится у него на руках. В этом случае заверение происходит иначе:

• Копии снимаются со всех страниц, включая пустые (после последней записи).
• На последнем листе под записью об увольнении делается заверяющая надпись: «Верно», указывается должность, подпись, расшифровка и дата.
• Обязательно добавляется фраза: «Подлинник трудовой книжки находиться у работника» (или аналогичная по смыслу).
• Проставляется печать работодателя.

Как правильно поставить печать?

Многие ошибаются при простановке печати, из-за чего документ могут не принять в МФЦ, ПФР или банке. Запомните главное правило: печать должна захватывать часть заверяющей подписи и немного заходить на текст копии (или на наименование должности).

Если печать поставить только на свободное поле листа, не задевая подпись, такой документ будет считаться заверенным ненадлежащим образом. Также важно следить за тем, чтобы оттиск печати был четким и читаемым.

Особенности для срочных договоров и передачи документов

При заверении трудовой книжки сотрудника, принятого по срочному трудовому договору, кадровику следует указывать в копии все записи в обычном порядке. Однако при необходимости подтвердить срок действия договора, к копии может прилагаться справка или копия самого договора.

Также стоит помнить важный нюанс: передавать трудовую книжку через бывших коллег работника категорически нельзя. Это подтвердил Минтруд в письме от г. № 14-2/ООГ-7143. Трудовая книжка выдается лично в руки работнику под роспись. Если сотрудник не может забрать ее лично, она пересылается по почте с его согласия. Нарушение этого правила влечет серьезные штрафы для работодателя.

Заверение для разных целей: в чем разница?

Срок действия заверенной копии зависит от того, куда она предоставляется:

Для банка (ипотека, кредит)

Финансовые организации обычно требуют актуальную копию. Срок ее действия составляет 30 дней с момента заверения. Однако некоторые банки устанавливают свои, более жесткие сроки (например, 14 дней). Уточняйте этот момент заранее.

Для Пенсионного фонда и соцвыплат

Для подтверждения стажа для пенсии или социальных выплат копия трудовой книжки, заверенная работодателем, не имеет срока давности, если с момента заверения в оригинал не вносились новые записи. Если же записи появились, копия становится недействительной, и ее нужно заверять заново.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажный формат

Несколько лет назад в России ввели электронные трудовые книжки. Цифровизация коснулась многих сфер, и трудовые отношения не стали исключением. Наличие ЭТК можно подтвердить выпиской из системы электронного документооборота.

Однако это не значит, что мы распрощались с бумажным вариантом навсегда. У многих граждан бумажная трудовая все еще остается на руках. Более того, если трудовая книжка утеряна, испорчена или выдается впервые, с 2023 года работодатели обязаны оформлять ее на новых бланках обновленного образца. Заверение таких бланков происходит по общим правилам, описанным выше.

Частые ошибки при заверении

Чтобы ваш документ приняли с первого раза, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие слова «Верно» — без этой формулировки заверение недействительно.
• Нет расшифровки подписи, обязательно должны быть указаны инициалы и фамилия лица, поставившего подпись.
• Печать не захватывает подпись — это самая частая причина отказа в приемке документов;
• Пропущены пустые страницы — если книжка заверяется для уволенного сотрудника, обязательно копируются пустые страницы в конце, чтобы показать, что записей больше нет.
• Отсутствие даты заверения — без даты невозможно определить актуальность копии.

Правильное заверение трудовой книжки печатью — это залог того, что государственные инстанции и банки примут документ без лишних вопросов. Главное — соблюдать ГОСТ, правильно ставить печать (захватывая подпись), указывать все обязательные реквизиты и помнить о сроках действия копии. А если вы выступаете в роли работодателя, никогда не передавайте оригинал трудовой книжки через третьих лиц, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции.