С 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая постепенно заменяет бумажные аналоги. Переход на цифровой формат позволяет работникам и работодателям упростить ведение и хранение трудовых записей. В этой статье мы подробно расскажем, как самостоятельно завести электронную трудовую книжку через портал Госуслуги.
Важно! Электронная трудовая книжка не отменяет бумажную, а существует параллельно. Работодатель обязан вносить записи как в бумажную, так и в электронную трудовую книжку до тех пор, пока вы не напишете заявление о переходе на электронный формат.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка, это цифровая версия традиционной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Она содержит:
- Сведения о трудовой деятельности гражданина;
- Записи о приеме на работу, переводе, увольнении;
- Награждения и поощрения;
- Иные сведения, предусмотренные законодательством.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобство: доступ к записи можно получить в любое время через личный кабинет на Госуслугах или на сайте ПФР.
- Надежность: данные хранятся в защищенной системе и не теряются.
- Экономия времени: не нужно хранить бумажную книжку и предъявлять ее при устройстве на работу.
- Автоматизация: записи вносятся работодателем в электронном виде, что снижает риск ошибок.
Кто может завести электронную трудовую книжку?
Завести ЭТК могут:
- Граждане РФ, работающие по трудовому договору;
- Иностранные граждане и лица без гражданства, работающие на территории РФ;
- Лица, впервые начинающие трудовую деятельность после 2020 года (для них ЭТК оформляется автоматически).
Внимание! Если вы уже работаете и у вас есть бумажная трудовая книжка, для перехода на электронный формат нужно написать заявление работодателю. Без заявления записи будут вноситься только в бумажную книжку.
Пошаговая инструкция по оформлению электронной трудовой книжки через Госуслуги
Шаг 1. Регистрация на портале Госуслуги
Если у вас еще нет учетной записи на портале Госуслуги, выполните следующие действия:
- Перейдите на сайт www.gosuslugi.ru;
- Нажмите кнопку «Регистрация»;
- Укажите свои личные данные (ФИО, СНИЛС, номер телефона, email);
- Подтвердите учетную запись одним из способов:
- Через портал «Госуслуги» (если есть подтвержденная учетная запись);
- Через МФЦ;
- Через Почту России;
- Через банк (Сбербанк, Тинькофф и др.).
Шаг 2. Авторизация на портале
После регистрации войдите в личный кабинет, используя:
- Номер телефона и пароль;
- Электронную почту и пароль;
- Универсальную электронную карту (УЭК).
Если у вас уже есть подтвержденная учетная запись, перейдите к следующему шагу.
Шаг 3. Поиск услуги «Оформление электронной трудовой книжки»
В личном кабинете выполните следующие действия:
- В поисковой строке введите «электронная трудовая книжка»;
- Выберите услугу «Оформление электронной трудовой книжки»;
- Нажмите кнопку «Получить услугу».
Если услуга не найдена, перейдите в раздел «Услуги» → «Категории» → «Работа и занятость» → «Трудовая книжка».
Шаг 4. Заполнение заявления
На странице услуги заполните заявление на оформление ЭТК. Вам потребуется:
- Указать СНИЛС;
- Выбрать способ получения услуги (в данном случае — через Госуслуги);
- Подтвердить согласие на обработку персональных данных;
- Указать контактные данные (телефон, email).
После заполнения нажмите кнопку «Подать заявление».
Шаг 5. Ожидание обработки заявления
После подачи заявления оно будет рассмотрено Пенсионным фондом России. Обычно срок обработки составляет 1-3 рабочих дня.
Вы можете отслеживать статус заявления в личном кабинете на Госуслугах в разделе «История обращений».
Шаг 6. Получение уведомления о готовности ЭТК
После одобрения заявления вам придет уведомление на email или в личный кабинет Госуслуг. В нем будет указано, что электронная трудовая книжка оформлена.
Теперь вы можете:
- Просматривать записи в личном кабинете на Госуслугах;
- Скачивать выписки из ЭТК;
- Предоставлять информацию о трудовой деятельности работодателям или в государственные органы.
Как проверить записи в электронной трудовой книжке?
Чтобы просмотреть или скачать записи из ЭТК, выполните следующие действия:
- Войдите в личный кабинет на Госуслугах;
- Перейдите в раздел «Услуги» → «Мои документы»;
- Выберите «Электронная трудовая книжка»;
- Нажмите кнопку «Получить выписку» или «Просмотреть записи».
Совет! Рекомендуется периодически проверять записи в ЭТК, чтобы убедиться в их актуальности. При обнаружении ошибок обратитесь к работодателю или в ПФР.
Что делать, если работодатель не вносит записи в электронную трудовую книжку?
Если работодатель не выполняет свои обязанности по ведению ЭТК, выполните следующие действия:
- Напишите заявление работодателю с требованием внести записи в ЭТК;
- Если работодатель не реагирует, обратитесь в трудовую инспекцию;
- Подайте жалобу в Пенсионный фонд России;
- В крайнем случае обратитесь в суд.
Часто задаваемые вопросы
❓ Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?
Нет. После перехода на электронный формат бумажная трудовая книжка остается у вас на руках, но новые записи в нее не вносятся. Вы можете хранить ее как дубликат.
❓ Нужно ли платить за оформление электронной трудовой книжки?
Нет. Услуга предоставляется бесплатно как через Госуслуги, так и напрямую через ПФР.
❓ Могут ли работодатели отказаться переводить записи в электронный формат?
Нет. С 2020 года все работодатели обязаны вести записи как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке до тех пор, пока работник не напишет заявление о переходе на ЭТК.
❓ Как долго хранятся записи в электронной трудовой книжке?
Записи хранятся в системе ПФР бессрочно и доступны в любое время.
Оформление электронной трудовой книжки через портал Госуслуги — это простой и удобный способ перейти на цифровой формат. Следуя нашей пошаговой инструкции, вы сможете самостоятельно подать заявление и получить доступ к своей трудовой истории в любое время.
Не забывайте периодически проверять записи в ЭТК и обращаться к работодателю или в ПФР при обнаружении ошибок. Электронная трудовая книжка — это будущее, и уже сегодня вы можете воспользоваться всеми ее преимуществами!
Примечание: Информация в статье актуальна на 2024 год. В случае изменений в законодательстве рекомендуем уточнять данные на официальных сайтах ПФР и Госуслуг.