С 2021 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это нововведение коснулось как работодателей, так и сотрудников, предоставив новые возможности для ведения трудовой документации․ В этой статье мы подробно рассмотрим, как завести электронную трудовую книжку в системе СБИС — одном из ведущих программных решений для кадрового учета․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки․ Она содержит всю информацию о трудовом стаже работника, включая:
- Места работы и должности;
- Периоды работы;
- Основания для увольнения;
- Награды и поощрения;
- Информацию о повышении квалификации․
Преимущества электронной трудовой книжки
Переход на электронный формат предоставляет множество преимуществ:
- Удобство ведения: Автоматизация процесса заполнения и хранения данных;
- Снижение ошибок: Минимизация человеческого фактора при заполнении;
- Доступность: Возможность быстрого доступа к данным из любой точки;
- Безопасность: Защита от потери или повреждения бумажного носителя;
- Экономия ресурсов: Снижение затрат на печать и хранение бумажных документов․
Как завести электронную трудовую книжку в СБИС?
Шаг 1: Подготовка к внедрению
Для работодателя:
- Убедитесь, что ваша версия СБИС поддерживает работу с электронными трудовыми книжками․ Обычно это реализовано в последних версиях программного обеспечения;
- Проверьте наличие обновлений и установите их при необходимости;
- Ознакомьтесь с нормативными документами, регулирующими ведение электронных трудовых книжек;
- Проведите инструктаж для сотрудников отдела кадров по работе с новой системой․
Шаг 2: Настройка системы СБИС
Настройка программного обеспечения:
- Войдите в систему СБИС с правами администратора;
- Перейдите в раздел «Настройки» или «Администрирование»;
- Найдите подраздел «Трудовые книжки» или «Электронные документы»;
- Активируйте функцию ведения электронных трудовых книжек;
- Настройте права доступа для сотрудников, которые будут работать с ЭТК;
- Укажите параметры автоматического формирования и отправки данных в Пенсионный фонд РФ․
Шаг 3: Ввод данных о сотрудниках
Перенос данных и ведение учета:
- Для новых сотрудников:
- При приеме на работу в карточке сотрудника выберите опцию «Вести электронную трудовую книжку»;
- Заполните все необходимые поля: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС и другие;
- В разделе «Трудовая деятельность» добавьте запись о приеме на работу с указанием должности, даты приема и других реквизитов;
- Сохраните информацию․ Данные автоматически будут направлены в Пенсионный фонд․
- Для действующих сотрудников:
- Перенесите данные из бумажных трудовых книжек в электронный формат;
- Убедитесь в точности и полноте введенной информации;
- Получите подтверждение от Пенсионного фонда о корректности внесенных данных;
- Уведомите сотрудников о переходе на электронную трудовую книжку;
Шаг 4: Работа с заявлениями сотрудников
Сотрудники имеют право выбрать, в каком формате будет храниться их трудовая книжка:
- Электронный формат: По умолчанию с 2021 года;
- Бумажный формат: Если сотрудник подал соответствующее заявление․
В СБИС для этого предусмотрены следующие действия:
- Получите от сотрудника заявление в письменной форме;
- Внесите соответствующую пометку в карточку сотрудника;
- Продолжайте ведение бумажной трудовой книжки параллельно с электронной;
- Храните бумажную версию в установленном порядке․
Шаг 5: Отчетность и взаимодействие с Пенсионным фондом
СБИС автоматически формирует и направляет отчеты в Пенсионный фонд РФ․ Для этого необходимо:
- Настроить автоматическую отправку данных;
- Убедиться в корректности передаваемой информации;
- Своевременно реагировать на запросы и уведомления от ПФР;
- Хранить резервные копии данных в соответствии с требованиями законодательства․
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Сотрудник может подтвердить наличие у него электронной трудовой книжки следующими способами:
- Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
- Через портал «Госуслуги»;
- Обратившись лично в отделение ПФР;
- Запросив выписку из электронной трудовой книжки у работодателя․
Типичные ошибки при работе с ЭТК в СБИС
При внедрении электронных трудовых книжек часто возникают следующие ошибки:
- Неполный перенос данных: Пропуск важных записей из бумажной трудовой книжки;
- Несвоевременное уведомление сотрудников: Отсутствие информации о переходе на электронный формат;
- Ошибки в настройках системы: Неправильная конфигурация прав доступа или параметров отчетности;
- Игнорирование требований законодательства: Несоблюдение сроков и порядка предоставления отчетности в ПФР;
- Отсутствие резервного копирования: Потеря данных из-за технических сбоев․
Рекомендации по успешному внедрению
Для успешного перехода на электронные трудовые книжки в СБИС следуйте этим рекомендациям:
- Проведите обучение сотрудников: Организуйте семинары или тренинги по работе с новой системой;
- Создайте инструкции: Разработайте памятки и руководства для сотрудников отдела кадров;
- Проводите регулярные проверки: Контролируйте корректность и полноту введенных данных;
- Используйте техническую поддержку: Обращайтесь к специалистам СБИС при возникновении вопросов;
- Следите за изменениями законодательства: Регулярно обновляйте свои знания о требованиях к ведению ЭТК․
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути цифровизации трудовых отношений в России․ Система СБИС предоставляет все необходимые инструменты для эффективного ведения учета в электронном формате․ Следуя приведенным рекомендациям, вы сможете успешно внедрить электронные трудовые книжки в своей организации, соблюдая все требования законодательства и обеспечивая комфорт для сотрудников․
Помните, что с 1 января 2026 года ведение бумажных трудовых книжек будет возможно только по заявлению сотрудника․ Поэтому рекомендуем заблаговременно перейти на электронный формат, чтобы избежать административных сложностей и штрафных санкций․