Дата актуализации:  13:39

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это официальная цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, сроки, виды занятости, отпуска, командировки и т.д. С 2021 года ЭТК стала формой учёта по умолчанию, а к 1 января 2026 года завершился переходный период – теперь почти все работодатели обязаны вести трудовую книжку в электронном виде.

Преимущества ЭТК

• Удобный доступ – запись можно посмотреть в любой момент через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете СФР.
• Отсутствие риска потери бумажного документа.
• Автоматическое обновление данных работодателем.
• Возможность быстро получить выписку для банков, миграционных служб и др.

Кому необходимо завести ЭТК?

ЭТК обязана быть у всех работников, заключивших трудовой договор с 2020 года, а также у тех, кто переходит на новую работу, где работодателем ещё не заведена электронная книжка. Если вы только начали работать или меняете место работы, вам следует оформить ЭТК через портал Госуслуги.

Подготовка к заявлению

1. Регистрация на портале Госуслуги (если аккаунт ещё нет). Для этого понадобится:
   • Паспорт РФ (скан или фото).
   • СНИЛС.
   • Электронная подпись (необязательно, но ускорит процесс).
2. Убедитесь, что ваш телефон привязан к аккаунту – понадобится подтверждение через СМС.
3. Подготовьте данные о текущем (или будущем) работодателе:
   • ИНН организации.
   • Код ОКВЭД (по желанию).
   • Контактные данные отдела кадров.

Пошаговая инструкция: как завести электронную трудовую книжку

Шаг 1. Вход в личный кабинет

Перейдите на gosuslugi.ru и нажмите кнопку «Войти». Введите логин (Электронная почта или телефон) и пароль, пройдите двухфакторную аутентификацию.

Шаг 2. Выбор раздела «Работа и занятость»

В главном меню слева найдите пункт «Работа и занятость». Если пункт не виден сразу, откройте «Все услуги» и в строке поиска введите «Электронная трудовая книжка».

Шаг 3. Подача заявления на ведение ЭТК

Нажмите на услугу «Завести электронную трудовую книжку» (иногда называется «Подача заявления о переходе на электронную трудовую книжку»). Откроется форма заявления.

Заполнение формы

1. Укажите ФИО полностью, как в паспорте.
2. Введите СНИЛС (10 цифр без пробелов).
3. Укажите дата рождения и пол.
4. В разделе «Работодатель» введите ИНН организации, где вы планируете работать (или уже работаете).
5. Если у работодателя уже заведена ЭТК, отметьте галочку «Перевести запись из бумажной трудовой книжки».
6. При необходимости загрузите скан или фото бумажной трудовой книжки (страницы с записью о текущем месте работы).
7. Подтвердите согласие на обработку персональных данных.

Шаг 4. Отправка заявления

После проверки всех полей нажмите кнопку «Отправить заявление». Система покажет статус заявки – «В обработке».

Шаг 5. Ожидание подтверждения от работодателя

Работодатель получит уведомление в своей системе (Личный кабинет работодателя на Госуслугах или в СФР) и обязан в течение 5 рабочих дней внести запись в вашу ЭТК. Вы получите push‑уведомление о завершении процесса.

Шаг 6. Проверка готовности ЭТК

Вернитесь в раздел «Электронная трудовая книжка» и нажмите кнопку «Проверить статус»; Если запись уже внесена, рядом появится надпись «ЭТК активна». Теперь вы можете просматривать её онлайн или запросить выписку.

Как получить выписку из ЭТК через Госуслуги

1. В личном кабинете перейдите в «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
2. Укажите период, за который нужна выписка (например, «с по текущую дату»).
3. Нажмите «Сформировать выписку». Документ будет готов в течение нескольких минут.
4. Скачайте PDF‑файл или отправьте его на электронную почту.

Возможные проблемы и способы их решения

Ошибка «Работодатель не найден»

Проверьте правильность ИНН организации. Если ИНН корректный, но система не находит работодателя, свяжитесь с отделом кадров – возможно, их данные ещё не загружены в реестр.

Не приходит подтверждение от работодателя

У работодателя может быть техническая задержка. Через 5 рабочих дней вы можете написать в службу поддержки Госуслуг или обратиться в МФЦ.

Проблемы с входом в личный кабинет

Убедитесь, что ваш телефон привязан к аккаунту и вы вводите правильный код из СМС. При потере доступа к телефону используйте функцию восстановления пароля через электронную почту.

Не отображаются записи в ЭТК

Проверьте, не забыли ли вы подтвердить переход из бумажной книжки (если у вас была бумажная запись). При необходимости подайте повторный запрос с приложением сканов страниц трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

С 2026 года переход на электронный формат обязателен. После активации ЭТК запись в бумажной книжке считается «переведённой», но сама бумажная книжка может оставаться у работника как справочный документ.

Сколько времени занимает оформление ЭТК?

Само заявление подаётся за несколько минут. Внесение записи работодателем – до 5 рабочих дней; После этого вы можете сразу просматривать и скачивать выписки.

Нужна ли электронная подпись для заведения ЭТК?

Электронная подпись не обязательна, но ускорит процесс подтверждения личности и позволит подписать заявление в полном объёме без дополнительных подтверждений.

Можно ли изменить данные в ЭТК (например, фамилию после брака)?

Да. Для изменения персональных данных необходимо подать заявление в разделе «Электронная трудовая книжка» с приложением соответствующего документа (свидетельство о браке, паспорт и т.д.).

Как получить доступ к ЭТК, если я уволился и больше не работаю в компании‑работодателе?

Доступ сохраняется в вашем личном кабинете на Госуслугах и в СФР. Вы можете запросить выписку в любое время, даже после увольнения.

Альтернативные способы получения ЭТК

Если по какой‑то причине портал Госуслуги недоступен, вы можете воспользоваться:

• Личным кабинетом Социального фонда России (СФР).
• Многофункциональными центрами (МФЦ) – подать заявление в бумажном виде и получить подтверждение в течение 10 рабочих дней.
• Обратиться в отдел кадров вашего работодателя напрямую – они могут оформить ЭТК через корпоративный портал.

Завести электронную трудовую книжку через Госуслуги – процесс быстрый и удобный, если вы подготовили необходимые документы и правильно заполнили форму заявления. После активации ЭТК вы получаете постоянный онлайн‑доступ к своей трудовой истории, возможность мгновенно получать выписки и уверенность в том, что ваш трудовой стаж надёжно зафиксирован в государственном реестре.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки Госуслуг или в ваш отдел кадров.

Статья подготовлена на основе открытых источников (информация от 2024‑2026 гг.) и актуальна на 21 мая 2026 года.