Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой реестр сведений о трудовой деятельности работника, который хранится в Социальном фонде России (СФР). Сегодня ведение ЭТК стало обязательным для новых сотрудников, устроившихся на работу впервые, и доступной опцией для опытных работников. Программы 1С позволяют автоматизировать этот процесс: от регистрации заявлений до отправки отчетности. В этой статье мы подробно разберем, как завести и вести электронную трудовую книжку в программах 1С.
Что такое ЭТК и кто на нее переходит?
Электронная трудовая книжка равнозначна своему бумажному аналогу. С 2021 года организации, принимающие на работу сотрудника без трудового стажа, обязаны формировать сведения о периодах его работы исключительно в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки.
Для остальных сотрудников переход на ЭТК остается правом, а не обязанностью. В любой момент работник может отказаться от бумажной версии и перейти на электронную, подав соответствующее заявление работодателю. При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель обязан вести ее наряду с электронной.
Подготовка к работе с ЭТК в 1С
Перед тем как начать формировать записи и отчеты, важно убедиться, что учетная политика и настройки программы configured корректно. Не забудьте проставить необходимые галочки в кадровых документах.
- В 1С:ЗУП 3.1 / 1С:ЗГУ 3.1: Перейдите в раздел Кадры, журнал документов Электронные трудовые книжки.
- В 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0: Перейдите в раздел Зарплата и кадры и выберите пункт Электронные трудовые книжки.
Пошаговая инструкция: как оформить ЭТК в 1С
Шаг 1. Регистрация заявления сотрудника
Если сотрудник решил перейти на ЭТК или устраивается впервые, первым делом необходимо зафиксировать его выбор в программе.
- В соответствующем разделе (Кадры или Зарплата и кадры) выберите журнал Электронные трудовые книжки.
- Нажмите кнопку Создать и выберите тип документа Заявление о предоставлении сведений (или аналогичное заявление о выборе способа ведения).
- В окне заявления выберите нужного сотрудника и укажите выбранный им способ ведения трудовой книжки (только электронный или одновременно бумажный и электронный).
Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель должен выдать ему трудовую книжку на бумажном носителе на руки.
Шаг 2. Отражение кадровых мероприятий
Процедура приема сотрудника с ЭТК не отличается от стандартной. Однако при создании кадрового приказа (например, о приеме на работу) необходимо установить флаг «Отразить в трудовой книжке».
Сведения о принятом сотруднике и его первой работе (мероприятия) автоматически попадут в отчет Сведения о трудовой деятельности.
Шаг 3. Создание записи ЭТК
Для внесения сведений в электронную трудовую книжку, которые необходимо передать в СФР, используется специальный документ Запись ЭТК.
- Создать его можно в разделе Электронные трудовые книжки.
- Заполните данные о кадровом событии (прием, перевод, увольнение и т.д.).
Важное правило: при первой подаче данных по сотруднику работодатель должен подать информацию о предыдущей записи в трудовой книжке (если она была).
Шаг 4. Формирование отчетности (ЕФС-1)
Сведения из ЭТК передаются в СФР в составе отчета ЕФС-1. В 2025 году вступили в силу поправки к этому отчету, и сдача ЕФС-1 является обязанностью каждого работодателя. Данные из документа «Запись ЭТК» автоматически подтягиваются в форму отчетности.
Как сотруднику получить выписку из ЭТК?
Выписка содержит все данные о трудовой деятельности работника, которые были переданы работодателями в СФР. Работодатель может получить выписку из ЭТК сотрудника только по его личному запросу.
В 1С для этого в разделе Электронные трудовые книжки создается документ Заявление о предоставлении сведений, после чего формируется сама выписка для выдачи работнику.
Также сам работник может получить выписку следующими способами:
- На портале Госуслуги: откройте страницу со справочной информацией о проверке ЭТК, перейдите в раздел Услуги — Справки и выписки и закажите выписку.
- В личном кабинете: зайдите в раздел Профиль — Документы и данные — Работа и пенсия — Электронная трудовая книжка — Заказать выписку.
- По запросу в Социальный фонд России (СФР) или МФЦ.
- У последнего работодателя.
Сервис 1С:Кабинет сотрудника
Для быстрого и удобного обмена документами с персоналом настоятельно рекомендуется подключать сервис 1С:Кабинет сотрудника. Он позволяет:
- Оперативно обмениваться расчетными листками, заявлениями, справками и приказами.
- Работники могут подписывать документы (в т.ч. о выборе способа ведения ЭТК) прямо со своих смартфонов в любое удобное время.
- Это значительно упрощает кадровый документооборот и избавляет от лишней бумаги.
Переход на электронные трудовые книжки в программах 1С — процесс логичный и понятный. Главное — своевременно регистрировать заявления сотрудников, не забывать проставлять флаги отражения в трудовой книжке в кадровых документах и корректно формировать отчетность ЕФС-1. Использование современных инструментов, таких как 1С:Кабинет сотрудника, сделает этот процесс еще проще и удобнее как для кадровика, так и для работника.