Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина Российской Федерации․ Она играет ключевую роль при оформлении пенсии, получении социальных выплат, трудоустройстве и других юридически значимых процедурах․ Однако случаются ситуации, когда трудовая книжка теряется, повреждается или становится непригодной для использования․ В таких случаях возникает вопрос: как завести новую трудовую книжку? Ниже — полное, пошаговое руководство с учётом действующего законодательства на 2026 год․

Когда требуется новая трудовая книжка?

Новая трудовая книжка выдаётся в следующих случаях:

• Потеря или кража трудовой книжки;
• Серьёзное повреждение (порвана, промокла, нечитаемые записи);
• Исчерпаны все страницы для внесения записей;
• Ошибки в записи, которые невозможно исправить (например, неправильное написание ФИО, дат, наименований организаций);
• Замена трудовой книжки по инициативе работника при смене места работы, если предыдущая была оформлена с нарушениями․

Важно! Замена трудовой книжки — это не просто получение нового бланка․ Это юридически значимая процедура, требующая подтверждения трудового стажа и соблюдения установленных норм․

Шаг 1: Оформление заявления о выдаче новой трудовой книжки

Если вы потеряли трудовую книжку или она пришла в негодность, первым шагом является подача заявления работодателю (если вы сейчас работаете) или в органы социальной защиты (если вы безработный)․

Для работающих граждан:

1. Напишите заявление на имя руководителя организации (или кадрового работника) о выдаче новой трудовой книжки․
2. В заявлении укажите:
   • ФИО полностью;
   • дату рождения;
   • причину замены (например: «утеряна», «повреждена», «исчерпаны страницы»);
   • просьбу о выдаче новой трудовой книжки с внесением всех записей о трудовой деятельности;
   • дату и подпись․

Образец заявления:

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения: , прошу выдать мне новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей (дата утраты: )․ Прошу восстановить все записи о моей трудовой деятельности на основании документов, подтверждающих стаж․
Подпись: ___________ 
Иванов И․И․

Для безработных:

Если вы не работаете, обратитесь в территориальный орган Пенсионного фонда РФ (ПФР) или центр занятости населения․ Там вам помогут составить заявление и направят запросы для восстановления стажа․

Шаг 2: Сбор документов для восстановления трудового стажа

Новая трудовая книжка не может быть заполнена «с нуля»․ Все записи о работе должны быть подтверждены документами․ Вам потребуется собрать:

• Трудовые договоры (копии);
• Приказы о приёме на работу и увольнении;
• Справки с предыдущих мест работы (о периоде работы, должности, заработной плате);
• Выписки из лицевых счётчиков или архивные данные;
• Свидетельства о смене фамилии (если применялось);
• Выписки из архивов (если организация ликвидирована);
• Справки из ПФР о начислениях страховых взносов — они содержат информацию о работодателях и периодах работы․

Важно! С 2020 года Пенсионный фонд РФ ведёт электронный учёт трудового стажа․ Вы можете получить выписку о своём стаже через:

• Личный кабинет на сайте www․pfrf․ru;
• Портал Госуслуги (gosuslugi․ru);
• МФЦ;
• Пенсионный фонд по месту жительства․

Эта выписка — ключевой документ для восстановления стажа при отсутствии трудовой книжки․

Шаг 3: Получение новой трудовой книжки

После сбора всех документов работодатель (или ПФР, если вы безработный) обязан выдать новую трудовую книжку в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления (ст․ 66 ТК РФ)․

Новая трудовая книжка:

• Имеет стандартный бланк, утверждённый Правительством РФ (форма № Т-2);
• Заполняется от руки или с использованием печатающих устройств (по выбору работодателя);
• Содержит все реквизиты: ФИО, дата рождения, образование, профессия;
• В графе «Сведения о работе» вносятся все подтверждённые периоды трудовой деятельности с указанием дат приёма, увольнения, должности и наименования организации․

Внимание! В новой трудовой книжке в графе «Особые отметки» делается запись: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной (повреждённой) в связи с … (указать причину)»․ Эта запись обязательна!

Шаг 4: Проверка и подпись

Получив новую трудовую книжку, внимательно проверьте:

• Правильность написания ФИО, даты рождения;
• Полноту и точность записей о работе;
• Наличие печати работодателя и подписи ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Наличие записи о замене в разделе «Особые отметки»․

Если вы обнаружили ошибки — немедленно обратитесь к работодателю с просьбой исправить их․ Записи в трудовой книжке, сделанные с нарушениями, могут быть признаны недействительными при оформлении пенсии․

Что делать, если работодатель отказывается выдавать новую книжку?

Если работодатель уклоняется от выдачи новой трудовой книжки, вы имеете право:

1. Направить письменную претензию с требованием выдать книжку в течение 3 дней;
2. Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
3. Подать иск в суд — суды в таких случаях встают на сторону работника (ст․ 392 ТК РФ)․

Согласно статье 234 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить моральный вред и утрату заработка, если отказ в выдаче трудовой книжки привёл к невозможности трудоустройства․

Альтернатива: электронная трудовая книжка

С 2020 года в России действует возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Если вы ещё не перешли на ЭТК, вы можете:

• Подать заявление через работодателя;
• Или лично — через ПФР, МФЦ или портал Госуслуги․

Электронная трудовая книжка:

• Хранится в защищённой базе ПФР;
• Доступна через личный кабинет на Госуслугах или сайте ПФР;
• Имеет юридическую силу, равную бумажной;
• Не может быть потеряна или испорчена․

Если вы уже перешли на ЭТК, бумажная книжка вам больше не нужна — но её можно сохранить как архивный документ․

Завести новую трудовую книжку — это не просто получить бланк․ Это процесс восстановления вашей профессиональной биографии․ Помните:

• Никогда не сдавайте оригиналы документов — только копии․
• Сохраняйте все копии приказов и договоров, они могут понадобиться через 10–20 лет․
• Регулярно проверяйте свою трудовую историю через ПФР и Госуслуги․
• Переходите на электронную трудовую книжку — это надёжнее и удобнее․
• Не игнорируйте ошибки в книжке — исправить их позже будет сложнее и дороже․

Трудовая книжка — это не просто бумага․ Это ваша история труда, ваша гарантия будущей пенсии и социальной защиты․ Отнеситесь к ней с ответственностью — и она вас не подведёт․

Полезные ссылки:
Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
Портал Госуслуг
Роструд — Федеральная служба по труду и занятости