Первая работа — это волнительный и ответственный шаг. Одной из важнейших формальностей при трудоустройстве является оформление трудовой книжки. Это не просто документ, а ваша основная labour-биография, от которой зависят будущие пенсионные начисления, стаж и многие социальные гарантии. С 2020 года в России действует новая система, поэтому важно знать все нюансы.

Что такое трудовая книжка и почему она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, который ведётся работодателем и в котором фиксируются все этапы вашей трудовой деятельности: прием на работу, увольнение, изменения в должности, награждения и дисциплинарные взыскания. Её главные функции:

• Подтверждение трудового стажа — основа для назначения пенсии.
• История занятости — полная карьера с указанием мест работы и должностей.
• Доказательство трудовых прав — в случае споров с работодателем.

Виды трудовых книжек: бумажная и электронная

С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). С этого момента:

1. Все работники, принятые на работу с 2020 года, получают ЭТК по умолчанию. Бумажная книжка выдается только по письменному заявлению сотрудника.
2. Для тех, кто уже имел бумажную книжку до 2020 года, она продолжает действовать. При смене работы работодатель обязан внести в неё последнюю запись и передать её новому работодателю или в органы ПФР (если человек больше не работает).
3. Электронная книжка хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Доступ к ней есть у вас, работодателя и ПФР. Вы можете в любой момент распечатать её из личного кабинета на портале Госуслуг или на сайте ПФР.

Важно: даже если у вас электронная книжка, вы вправе потребовать от работодателя внести в неё все сведения в бумажном виде (выписку) по вашему заявлению.

Пошаговая инструкция: как завести первую трудовую книжку

Шаг 1: Определите, какой формат вам нужен

При приеме на работу вы имеете право выбора:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — современный, удобный и бесплатный формат. Рекомендуется большинству.
• Бумажная трудовая книжка — традиционный вариант. Для её получения нужно подать письменное заявление работодателю (обычно в отдел кадров или бухгалтерию) с просьбой выдать бумажный документ. Заявление не имеет строгой формы, но должно содержать ваши ФИО, паспортные данные и явное указание на желание получить бумажную книжку.

Шаг 2: Подготовьте необходимые документы

Для оформления (как электронной, так и бумажной) вам понадобятся:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования). Если его нет, его можно получить в отделении ПФР или оформить одновременно с трудоустройством.
3. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Обычно требуется работодателю для кадрового делопроизводства.
4. Заявление о выдаче бумажной трудовой книжки (если вы выбрали этот формат).

Шаг 3: Оформление при приеме на работу

В день выхода на работу (или в первый рабочий день) отдел кадров:

• Заключит с вами трудовой договор.
• При электронном формате: внесет данные о вас (ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН, наименование организации, дата приема) в Единую государственную информационную систему (ЕГИС) «Трудовая деятельность». Вы получите уведомление о создании ЭТК. Проверьте правильность данных в личном кабинете на Госуслугах.
• При бумажном формате: выдаст вам новую, пустую трудовую книжку установленного образца (красная обложка). Вам необходимо будет подписать её в графе «Подпись работника» на первом листе. Затем кадровик внесет первую запись о приеме на работу: дату, наименование организации, вашу должность, основание (номер и дата приказа).

Шаг 4: Проверьте правильность внесения данных

Это критически важный шаг! Внимательно проверьте первую запись в вашей книжке (электронную или бумажную):

• Правильность ФИО, даты рождения.
• Точное наименование организации (без сокращений, если это возможно).
• Корректность должности/профессии.
• Дату приема на работу (она должна совпадать с датой в трудовом договоре и приказе).
• Номер и дату приказа о приеме.

Ошибки в первой записи могут затруднить подтверждение стажа в будущем. При обнаружении неточностей сразу же обратитесь в отдел кадров для исправления.

Куда хранить трудовую книжку?

• Электронная: хранится в «облаке» ПФР. Ваша задача, иметь доступ к личному кабинету на Госуслугах и периодически проверять актуальность записей.
• Бумажная: храните её в надежном месте, в домашнем архиве. Не оставляйте на рабочем месте. При увольнении обязательно заберите её у работодателя (взять под расписку).

Что делать при увольнении?

При увольнении работодатель обязан:

1. Внести в вашу трудовую книжку (электронную или бумажную) запись об увольнении с указанием точной даты и основания (статья Трудового кодекса РФ, номер и дата приказа).
2. При бумажном формате: выдать вам книжку в день увольнения (под расписку).
3. При электронном формате: информация об увольнении автоматически появится в вашей ЭТК в ЕГИС «Трудовая деятельность». Вы можете увидеть её в личном кабинете.

Проверьте запись об увольнении! Убедитесь, что формулировка основания соответствует закону (например, «по соглашению сторон», «в связи с истечением срока трудового договора», «по инициативе работника» и т.д.).

Права работника, которые нужно знать

• Вы имеете бесплатный доступ к своей электронной трудовой книжке через Госуслуги.
• Вы можете в любой момент запросить у работодателя выписку из вашей ЭТК в бумажном виде.
• При смене работы новый работодатель не имеет права требовать у вас бумажную книжку, если у вас электронная. Достаточно предоставить СНИЛС.
• Все записи вносятся на основании приказов (распоряжений) работодателя. Вы имеете право ознакомиться с этими документами.
• При ошибках или несогласии с записью вы можете подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от электронной книжки и требовать бумажную?

Да, можете. Для этого необходимо подать работодателю письменное заявление. Работодатель обязан выдать вам бумажную книжку за свой счет. Отказать вам в этом он не вправе.

Что делать, если у меня уже есть старая бумажная книжка, а я устроился на новую работу?

Вы должны передать свою бумажную книжку новому работодателю. Он внесет в неё запись о приеме на работу, а при увольнении — запись об увольнении и вернёт её вам. Ваша бумажная книжка продолжает оставаться вашим основным документом.

А что, если работодатель не оформил мне книжку или внес неправильную запись?

Это нарушение Трудового кодекса РФ. Сначала попросите кадровиков исправить ошибку в письменном виде. Если откажут — обращайтесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Пенсионный фонд (для ЭТК). Также можно защищать свои права в суде.

Оформление первой трудовой книжки — это простой, но крайне важный процесс. Главное — понимать, что с 2020 года электронный формат стал основным, но выбор за вами. Внимательно проверяйте все вносимые записи, храните документы (или данные для доступа к ЭТК) в безопасности и помните, что ваша трудовая книжка — это юридическое доказательство вашего трудового стажа, от которого зависит ваше будущее.

Дата актуальности информации: 21 мая 2026 года. Перед применением рекомендуем уточнять детали на официальном сайте Пенсионного фонда РФ (pfr.gov.ru) или в Государственной инспекции труда.