Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Для молодого специалиста, только что получившего диплом о высшем или среднем профессиональном образовании, трудоустройство, важнейший этап взрослой жизни. Одним из ключевых документов, который необходимо оформить при первом трудоустройстве, является трудовая книжка. В 2026 году процесс её оформления изменился: теперь большинство работников получают электронную трудовую книжку, но бумажный вариант всё ещё актуален в определённых случаях. В этой статье мы подробно разберём, как правильно заводить трудовую книжку молодому специалисту, какие документы нужны, в каком порядке действовать и какие ошибки стоит избегать.

Когда нужно заводить трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ и нормативным актам Пенсионного фонда РФ, трудовая книжка заводится впервые в следующих случаях:

Работник устраивается на работу впервые (никогда ранее не был трудоустроен);
Работник потерял трудовую книжку и не может её восстановить;
Работник ранее работал за границей и не имеет российской трудовой книжки;
Работник не имеет записи о трудовой деятельности в электронной форме в системе ПФР.

Для молодого специалиста, только что окончившего вуз или колледж, первое трудоустройство — это всегда случай, когда трудовая книжка заводится впервые.

Электронная или бумажная трудовая книжка? Что выбрать в 2026 году?

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). По состоянию на 2026 год:

Электронная трудовая книжка — это основной формат. Все сведения о трудовой деятельности работника хранятся в информационной системе Пенсионного фонда РФ.
Бумажная трудовая книжка остаётся актуальной только для тех, кто подал заявление о сохранении бумажного варианта до 31 декабря 2020 года.
Если молодой специалист никогда ранее не работал и не подавал заявление на бумажную книжку, то ему оформляется только электронная трудовая книжка.
Если молодой специалист хочет получить бумажную трудовую книжку, он может подать заявление работодателю — но только если он ещё не имеет ЭТК и не был трудоустроен ранее.

Важно!

С 2021 года работодатель не вправе самостоятельно заводить бумажную трудовую книжку новому сотруднику, если тот не подал заявление о её оформлении. Всё происходит на основе добровольного выбора работника.

Пошаговая инструкция: как заводить трудовую книжку молодому специалисту

Шаг 1: Сбор документов от молодого специалиста

Перед заключением трудового договора работодатель запрашивает у нового сотрудника следующие документы:

Паспорт;
Диплом об образовании (высшем или среднем профессиональном);
СНИЛС;
ИНН (по желанию, но рекомендуется);
Заявление о выборе формы трудовой книжки — если молодой специалист хочет бумажную книжку, он должен подать заявление в свободной форме (образец ниже).

Образец заявления о выборе формы трудовой книжки:

Заявление

Я, [ФИО полностью], паспорт: серия ____ № ______, подаю заявление о выборе формы трудовой книжки.

Прошу оформить мне трудовую книжку в бумажной форме, в соответствии с пунктом 2 статьи 66 Трудового кодекса РФ.

Подпись: ___________
ФИО: ___________

После сбора документов работодатель заключает с молодым специалистом трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Договор должен содержать:

Наименование должности (профессии);
Условия оплаты труда;
Режим работы и отдыха;
Обязанности сторон.

Шаг 3: Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА)

Работодатель обязан ознакомить молодого специалиста под роспись с:

Правилами внутреннего трудового распорядка;
Положением об оплате труда;
Коллективным договором (если есть);
Документами по охране труда.

Шаг 4: Проведение инструктажа по охране труда

Перед началом работы молодой специалист проходит вводный инструктаж по охране труда. Результаты фиксируются в журнале регистрации инструктажей. Это обязательное требование для всех новых сотрудников, включая выпускников.

Шаг 5: Издание приказа о приёме на работу

На основании трудового договора и документов работника кадровый специалист оформляет приказ о приёме на работу по форме № Т-1 (или унифицированной форме организации). Приказ должен содержать:

ФИО работника;
Должность;
Дата начала работы;
Основание (трудовой договор № ___ от ___);
Подпись руководителя и работника.

Шаг 6: Оформление трудовой книжки

Теперь — самое главное: как правильно оформить трудовую книжку.

Вариант А: Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если молодой специалист не подавал заявление на бумажную книжку, работодатель в течение 3 рабочих дней с даты приёма на работу обязан:

Зарегистрировать работника в системе ПФР (через личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через специализированную программу);
Передать сведения о приёме на работу в Пенсионный фонд РФ (в форме СЗВ-ТД);
Уведомить работника о том, что его трудовая деятельность теперь ведётся в электронном виде.

Работник может в любое время проверить свои сведения в личном кабинете на сайте www.pfrf.ru или через портал Госуслуги.

Вариант Б: Бумажная трудовая книжка

Если молодой специалист подал заявление на бумажную книжку, работодатель должен:

Заполнить ьный лист трудовой книжки (Форма № Т-2):

ФИО полностью;
Дата рождения;
Образование (указывается по диплому: «высшее», «среднее профессиональное»);
Специальность по диплому (например: «Юриспруденция», «Педагогика и методика начального образования»);
Дата заполнения и подпись ответственного лица (кадровика).

Внести первую запись о приёме на работу (форма № Т-2, раздел «Сведения о работе»):

Дата приёма (день, месяц, год);
Наименование организации;
Должность (должность по штатному расписанию);
Основание («принят на работу по трудовому договору № ___ от ___»);
Подпись ответственного лица и печать организации.

Шаг 7: Внесение записи об образовании (если требуется)

Важный нюанс! Запись об образовании в трудовую книжку вносится только при первом трудоустройстве и только если работник получил образование после начала трудовой деятельности.

Для молодого специалиста, который устраивается на работу сразу после окончания вуза или колледжа, запись об образовании не вносится, потому что он ещё не работал. Его первая запись — это приём на работу.

Однако, если молодой специалист ранее работал, а потом получил диплом, то при последующем трудоустройстве запись об образовании вносится отдельно, но это не относится к «первому» трудоустройству.

Шаг 8: Уведомление работника и передача документов

После оформления:

Если оформлена электронная книжка, работнику выдаётся уведомление о регистрации в ПФР и инструкция, как проверить данные в личном кабинете.
Если оформлена бумажная книжка — она передаётся работнику под роспись в журнале учёта трудовых книжек.

Что писать в графе «Профессия, специальность»?

В трудовой книжке (бумажной или в электронной форме) в графе «Профессия, специальность» указывается должность по штатному расписанию, а не специальность по диплому.

Примеры:

Диплом: «Юрист» → Должность: «Юрист-консультант»
Диплом: «Педагог начальных классов» → Должность: «Учитель начальных классов»
Диплом: «Экономист» → Должность: «Экономист-аналитик»

Не допускается вносить в трудовую книжку: «Выпускник вуза», «Бакалавр», «Магистр», это не должности, а степени образования.

Частые ошибки работодателей

Самовольное оформление бумажной трудовой книжки без заявления работника — нарушение закона.
Внесение записи об образовании при первом трудоустройстве — не требуется, это ошибка.
Задержка с передачей сведений в ПФР — штрафы до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Неправильное указание должности — должно соответствовать штатному расписанию, а не диплому.
Отсутствие ознакомления под роспись с ЛНА и инструктажем по охране труда — нарушение трудового законодательства.

Молодой специалист, устраивающийся на работу впервые, должен понимать:

Трудовая книжка — это не просто «бумажка», а важный документ, подтверждающий стаж и права на пенсию.
С 2026 года электронная трудовая книжка — стандарт, и её можно проверить онлайн.
Если хочется бумажную книжку — нужно подать заявление до заключения трудового договора.
Никогда не передавайте паспорт и СНИЛС «на время», это нарушение прав.
Всегда требуйте под роспись ознакомление с трудовым договором, ПВТР и инструктажем по охране труда.

Правильно оформленная трудовая книжка — залог вашей будущей пенсии, карьерного роста и защиты трудовых прав. Не стесняйтесь задавать вопросы кадровику: ваше право — знать, как и почему оформляются документы.

Полезные ссылки:

Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
Портал Госуслуг — проверка ЭТК
КонсультантПлюс, Трудовой кодекс РФ