Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. В 2026 году правила её ведения строго регламентированы Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда РФ № 320н. Перед работодателями (как юридическими лицами, так и ИП) стоит важная задача: правильно оформить документ новичку, не нарушив закон. В этой статье мы подробно разберем, как организации завести трудовую книжку впервые, в каких случаях она бывает бумажной, а в каких — исключительно электронной.
Кто и когда обязан заводить трудовую книжку?
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех сотрудников, проработавших у него свыше 5 дней, если эта работа является для них основной. Обычно эту функцию выполняет кадровая служба или бухгалтерия.
Однако с 1 января 2021 года вступили в силу изменения: если человек впервые устраивается на работу после этой даты, трудовую книжку оформляют только в электронном варианте (ЭТК). Бумажный бланк таким сотрудникам больше не выдается. Форма собственности работодателя (ООО, АО или ИП) значения не имеет — правило едино для всех.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как завести в 2026 году
ЭТК, это цифровой документ, хранящий сведения о трудовой истории сотрудника. Работодателю не нужно покупать специальный электронный носитель или регистрировать сотрудника на портале Госуслуг. Вся информация передается напрямую в Социальный фонд России (СФР).
Пошаговый алгоритм оформления ЭТК:
- Трудоустройство новичка. Вы заключаете трудовой договор с сотрудником, для которого это первое место работы.
- Внесение данных в отчет. Отдел кадров вносит в отчет реквизиты организации, данные сотрудника и информацию о приеме на работу (а также номера соответствующих приказов).
- Отправка сведений в СФР. Данные загружаются через личный кабинет страхователя на сайте СФР. С января 2023 года для передачи сведений (в т.ч. заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки) необходимо использовать форму ЕФС-1.
- Соблюдение сроков. Сведения о трудовой деятельности необходимо подать не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Как сотруднику узнать о своей ЭТК?
Сведения из электронной трудовой книжки работник может получить несколькими способами:
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР);
- На Едином портале государственных услуг (gosuslugi.ru);
- Запросив выписку у работодателя, в МФЦ или отделении СФР.
Бумажная трудовая книжка: когда она еще нужна?
Бумажный документ по-прежнему актуален для тех сотрудников, которые до 2021 года подали заявление о сохранении привычного формата. Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки и в самом документе нет закрывающей записи, работодатель обязан:
- Принять документ;
- Поставить в нем запись о приеме на работу;
- Вести его по прежним правилам и хранить в организации.
Если же работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель выдает бумажную трудовую книжку ему на руки и полностью освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. С этого момента отдел кадров за бумажную книжку не отвечает.
Как оформить бумажную трудовую книжку впервые (для тех, кто сохранил право на нее)
Хотя новым сотрудникам заводят только ЭТК, бумажный бланк все еще может понадобиться при оформлении сотрудника, который ранее выбрал бумажный формат, но по каким-то причинам документ был утерян или испорчен. Важно помнить: оформить дубликат трудовой книжки невозможно — система не позволит открыть вторую трудовую книжку одному человеку. Оформляется именно новая книжка.
Инструкция по оформлению бумажного бланка:
- Приобретение бланков. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как бланки строгой отчетности. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимый запас.
- Заполнение титульного листа. Укажите ФИО, дату рождения, образование и профессию сотрудника. Ссылки на подтверждающие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (или кадровой службы), если она есть.
- Внесение записи о приеме. В графе 1 укажите порядковый номер записи (например, 2, если перед наименованием организации была запись об учебе). В графе 2 — дату приема. В графе 3 — наименование организации и должность. В графе 4 — реквизиты приказа.
- Заверение записи. Запись заверьте подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (п. 35 Порядка 320н).
- Учет бланков. Серию и номер бланка впишите в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Также сделайте запись о расходовании бланка из запасов организации в приходно-расходной книге.
- Выдача на руки. Бумажный документ выдайте сотруднику. С этих пор отдел кадров ответственности за его сохранность не несёт.
Кто оплачивает бланк трудовой книжки?
Работодатель может выдать трудовую книжку или вкладыш бесплатно. Такой порядок можно закрепить в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка.
Если бланк выдают бесплатно, его стоимость признаётся подарком. Согласно Налоговому кодексу РФ, подарки от организаций и ИП стоимостью до 4 000 рублей в год на одного человека не облагаются НДФЛ.
Как вести трудовую книжку при изменениях в работе
Все данные — как в электронную, так и в бумажную трудовую книжку — вносятся на основании приказов. Например, как сделать запись об изменении должности сотрудника:
- В графе 1 укажите порядковый номер записи;
- В графе 2 укажите дату перевода;
- В графе 3 укажите новую должность;
- В графе 4 укажите номер и дату приказа о переводе.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление вносится правопреемником. Все эти правила четко прописаны в инструкции Министерства труда России (Приказ № 320н).
Краткие итоги
Заведение трудовой книжки организацией в 2026 году — это процесс, который почти полностью перешел в цифровую плоскость. Главное правило: для сотрудников, впервые устраивающихся на работу, оформляется только ЭТК через сдачу отчета ЕФС-1 в СФР. Бумажные бланки продолжают применяться лишь для тех, кто ранее выбрал такой формат, но и они выдаются работникам на руки при переходе на «цифру». Строгое соблюдение Порядка 320н и сроков сдачи отчетности гарантирует организации отсутствие штрафов от трудовой инспекции и СФР.