Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника․ Правильное указание дат в её разделах имеет юридическое значение и влияет на расчёт стажа, пенсионных прав и других социальных гарантий․ В статье рассмотрим, какая дата ставится в трудовую книжку при различных кадровых действиях: приёме на работу, увольнении, переводе, совместительстве и ведении электронной формы․
Нормативная база
- Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (в ред․ от 2023 г․) – устанавливает общий порядок заполнения․
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс, N 225) – детализирует порядок внесения записей о приёме, увольнении, переводе и др․
- Постановления Минтруда России за 2021‑2026 гг․ – уточнения по электронным трудовым книжкам, совместительству и вкладышам․
Согласно этим документам, дата, которая фиксируется в трудовой книжке, всегда соответствует дате события, указанного в первичном кадровом документе (приказ, распоряжение, соглашение)․
Дата при приёме на работу
При оформлении приказа о приёме на работу в трудовую книжку вносится запись в разделе «Сведения о работе»․
- Графа 1 – порядковый номер записи․
- Графа 2 – дата приёма на работу в формате
ДД․ММ․ГГГГ(день и месяц – две цифры, год – четыре цифры)․ - Графа 3 – наименование организации, структурного подразделения (если есть)․
- Графа 4 – должность, профессия, специальность․
- Графа 5 – основание (номер и дата приказа о приёме)․
Пример записи:
1 ООО «ТехноСервис» Отдел разработки Инженер-программист Приказ № 123 от
Важно: запись делается только тем сотрудникам, которые проработали у данного работодателя более пяти дней (ст․ 66 ТК РФ)․ Если срок работы меньше – запись не вносится․
Дата при увольнении (прекращении трудового договора)
При увольнении в трудовую книжку вносится запись в том же разделе «Сведения о работе», но уже после предыдущей записи о работе․
- Графа 1 – следующий порядковый номер;
- Графа 2 – дата увольнения (день, месяц, год) в формате
ДД․ММ․ГГГГ․ - Графа 3 – формулировка основания увольнения (например, «Уволен по собственному желанию», «Уволен в связи с сокращением штата», «Уволен по соглашению сторон»)․
- Графа 4 – наименование организации (как в предыдущей записи)․
- Графа 5 – номер и дата приказа об увольнении․
Пример:
2 Уволен по собственному желанию ООО «ТехноСервис» Приказ № 45 от
Если увольнение связано с переводом к другому работодателю, в графе 2 указывается дата прекращения трудового договора с текущим работодателем, а в графе 3 – формулировка «Уволен в связи с переводом к другому работодателю»․
Дата при переводе на другую постоянную работу (внутри организации)
Перевод на другую должность или в другое структурное подразделение оформляется как изменение условий труда․ В трудовой книжке делается дополнительная запись․
- Графа 2 – дата перевода (день, месяц, год) в формате
ДД․ММ․ГГГГ․ - Графа 3 – формулировка «Переведён на должность …» или «Переведён в подразделение …»․
- Графа 5 – номер и дата приказа о переводе․
Пример:
3 Переведён на должность старшего инженера-программиста ООО «ТехноСервис» Приказ № 78 от
Дата при переводе к другому работодателю (с сохранением трудовой книжки)
Когда работник переходит к новому работодателю, но трудовая книжка остаётся у него (например, при оформлении электронной трудовой книжки), в книжке делается запись об увольнении у прежнего работодателя (см․ выше) и затем новая запись о приёме у нового работодателя․
Важно: дата в новой записи о приёме соответствует дате, указанной в приказе нового работодателя о приёме на работу․
Дата при совместительстве (внешнее совместительство)
Согласно новым правилам, действующим с 2026 г․, запись о совместительстве вносит только работодатель, который хранит трудовую книжку (т․е․ работодатель по основному месту работы)․
- Графа 2 – дата начала работы по совместительству (или дата окончания, если запись об увольнении от совместителя)․
- Графа 3 – указание, что работа выполняется по совместительству, наименование организации‑совместителя․
- Графа 5 – основание: письмо от организации‑совместителя с указанием дат приёма/увольнения и копия приказа․
Пример записи о начале совместительства:
4 Работает по совместительству в ООО «Консалтинг‑Плюс» как консультант Письмо от ООО «Консалтинг‑Плюс» № 2026/07 от
При увольнении от совместителя аналогично вносится запись с датой окончания․
Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 г․ ведение трудовой книжки в электронной форме разрешено․ В ЭТК хранятся те же сведения, что и в бумажной версии, включая даты․
- Дата приёма на работу – поле «Дата приёма» (формат
ГГГГ‑ММ‑ДДв системе, но при выгрузке в печатный вид преобразуется вДД․ММ․ГГГГ)․ - Дата увольнения – поле «Дата увольнения»․
- При переводе, совместительстве и других изменениях заполняются соответствующие поля с указанием даты события․
- Если работник одновременно ведёт бумажную и электронную книжку, даты в обеих формах должны совпадать․
Пример выгрузки из ЭТК в печатный вид (аналогично бумажной книжке):
5 Принят на работу в ИП «Системы» как ведущий аналитик Приказ № 11 от
Краткие рекомендации по заполнению дат
- Всегда берите дату из первичного кадрового документа (приказ, распоряжение, соглашение)․
- Формат записи:
ДД․ММ․ГГГГ(два цифры дня, два цифры месяца, четыре цифры года)․ - Не используйте слэши, точки или другие разделители, кроме точки между днём, месяцем и годом․
- Если запись делается о совместительстве, указывайте дату начала/окончания работы по совместительству, а не дату основного места работы․
- При ведении электронной трудовой книжки проверяйте корректность экспорта дат в печатный вид․
- Сохраняйте копию приказа или другого основания – оно потребуется при проверке трудовой инспекцией․
Дата, которая ставится в трудовую книжку, напрямую зависит от события, которое фиксируется: приём на работу, увольнение, перевод, совместительстве или иное изменение условий труда․ Основное правило – брать дату из соответствующего приказа или иного первичного документа и записывать её в графе 2 раздела «Сведения о работе» в формате ДД․ММ․ГГГГ․ Соблюдение этого порядка обеспечивает юридическую значимость записи и защищает права как работника, так и работодателя․