Вопрос о том, какие документы можно использовать для внесения сведений о приёме на работу в трудовую книжку, часто вызывает недоразумения как у работодателей, так и у работников. В настоящей статье разберёмся, какие основания допускаются, какие сроки и порядок оформления, а также как исправлять ошибки.
Правовое основание
В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) «Трудовая книжка» вносится запись о приёме на работу, о переводе, о повышении квалификации, о расторжении трудового договора и т.д. В § 3 раздела «Сведения о работе» указывается, что запись о приёме на работу в трудовую книжку вносится на основании:
- трудового договора (первого экземпляра);
- приказа работодателя о приёме на работу.
Таким образом, трудовой договор является одним из официальных документов, подтверждающих факт приёма на работу. Это подтверждает, что запись в трудовой книжке может быть сделана «на основании трудового договора».
Когда и как вносить запись о приёме на работу
Сроки внесения
Согласно статье 66 ТК РФ, запись о приёме на работу в трудовую книжку должна быть внесена в течение пяти рабочих дней со дня начала работы сотрудника.
Что именно указывается в каждой графе
В трудовой книжке есть несколько разделов, но для записи о приёме важны графы 2 и 3 раздела «Сведения о работе»:
- Графа 2 – дата записи (дата начала работы).
- Графа 3 – сведения о приёме (должность, вид работы, наименование работодателя, форма занятости и т.д.).
В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись: дата, номер и вид документа (трудовой договор, приказ);
Пример заполнения
Допустим, сотрудник Иванов Иван Иванович подписал трудовой договор № 12 от . В трудовой книжке запись будет выглядеть так:
- Графа 2:
- Графа 3: Приём на работу в должность менеджер по продажам в ООО «Рога и Копыта»
- Графа 4: Трудовой договор № 12 от
Специальные случаи
Приём на работу сроком до 5 дней
Если работник проработал в компании 5 дней или меньше и решил уволиться, то трудовую книжку ему следует вернуть без записей о приёме. В таком случае запись о приёме не вносится, а при увольнении в книжке может быть только запись о расторжении договора.
Мобилизованный работник
При приостановлении или возобновлении действия трудового договора мобилизованного работника в трудовой книжке необходимо сделать отдельную запись. В графе 4 указывается документ, подтверждающий приостановление (например, приказ о мобилизации) или возобновлении (приказ о возвращении).
Срочный трудовой договор
Согласно статье 59 ТК РФ, сведения о работе по срочному трудовому договору вносятся в трудовую книжку по месту основной работы только по желанию работника. То есть работник может отказаться от внесения сведений о работе по совместительству.
Работа по совместительству
Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы только по желанию работника и на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (например, договор о совместительстве).
Как исправлять ошибки в записи
Если в трудовой книжке была сделана ошибка (неправильная дата, номер приказа, неверный трудовой договор), то необходимо внести исправление в соответствии с образцом, приведённым в официальных инструкциях.
- В графу 2 внесите дату записи (новую, корректную).
- В графу 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна».
- В графу 3 снова внесите верную запись о приёме.
- В графу 4 повторите номер приказа или договора, на основании которого была сделана неверная запись.
Если ошибка касается только даты, номера приказа или договора, запись в графе 3 можно оставить без изменений, но в графе 4 укажите верные реквизиты.
Практические рекомендации
- Всегда проверяйте, что дата начала работы совпадает с датой, указанной в трудовом договоре.
- Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих приём (трудовой договор, приказ).
- Если работник работает по совместительству, уточните у него желание внесения сведений в трудовую книжку.
- В случае мобилизации обязательно оформляйте запись о приостановлении/возобновлении договора.
- При ошибке в записи действуйте быстро – исправление должно быть внесено в течение 5 рабочих дней.
Ответ на вопрос «Можно ли вносить запись в трудовую книжку на основании трудового договора?» – да. Трудовой договор является одним из официальных документов, подтверждающих факт приёма на работу, и на его основании в трудовую книжку вносится запись о приёме. При этом важно соблюдать сроки, корректно оформлять графы и, при необходимости, вносить исправления в соответствии с законодательством.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуем обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.