С 1 января 2020 года в России официально введена электронная трудовая книжка (ЭТК). С этого момента большинство новых работников получают её в цифровом виде‚ а работодатели обязаны вести запись о трудовом стаже в электронном реестре. При увольнении возникает вопрос: какие документы необходимо выдать сотруднику‚ чтобы процесс прошёл без претензий со стороны работника и контролирующих органов?

Общий порядок увольнения сотрудника с ЭТК

1. Подготовка приказа об увольнении. Оформляется в соответствии с ТК РФ (ст. 81‑84). Приказ подписывается руководителем и фиксируется в системе электронного документооборота.
2. Внесение записи в электронную трудовую книжку; Через личный кабинет работодателя на официальном портале Госуслуг указывается причина увольнения‚ дата последнего рабочего дня и подпись уполномоченного лица;
3. Расчётные выплаты. Выплата заработной платы‚ компенсаций‚ отпускных и иных положенных сумм производится в последний рабочий день (или в течение трёх рабочих дней после него).
4. Выдача документов работнику. Список обязательных бумаг описан ниже.

Обязательные документы‚ которые должен получить сотрудник

Ниже перечислены документы‚ которые в соответствии с действующим законодательством обязаны быть переданы увольняемому работнику в день увольнения (или в течение трёх рабочих дней).

• Приказ об увольнении. Копия приказа с подписью руководителя и печатью (если она используется).
• Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р). Это официальное подтверждение трудового стажа‚ которое работник может использовать при поиске новой работы‚ в пенсионных органах и т.д.
• Расчётный лист (платёжная ведомость). Содержит сведения о начисленной и выплаченной заработной плате‚ удержаниях‚ компенсациях за неиспользованный отпуск и др.
• Справка о заработной плате (по запросу). При необходимости работник может запросить справку о среднемесячном доходе за последние 12 мес.
• Справка о размере и сроке выплаты выходного пособия (если предусмотрено коллективным договором или локальными нормативными актами).
• Персональные сведения из ЕФС‑1. Если работник был застрахован в системе обязательного социального страхования‚ ему выдаётся выписка о страховых взносах.
• Трудовая книжка (бумажный вариант) – только если работник отказывается от ЭТК. По желанию работника можно оформить бумажную трудовую книжку‚ но это исключительная ситуация.
• Документы‚ подтверждающие передачу личных вещей и служебного имущества. Протокол сдачи‑приёма.

Как оформить выписку из ЭТК (форма СТД‑Р)

Форма СТД‑Р – официальная выписка‚ подтверждающая сведения из электронной трудовой книжки. Оформление происходит в три шага:

1. Войдите в личный кабинет работодателя на портале Госуслуг.
2. Выберите сотрудника‚ откройте его ЭТК и нажмите кнопку «Сформировать выписку».
3. Укажите цель получения (например‚ «трудоустройство»‚ «пенсионный расчёт») и скачайте готовый PDF‑документ. При необходимости подпишите его электронной подписью (ЭП).

Выписка должна содержать:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Сведения о всех местах работы‚ указанных в ЭТК;
• Даты начала и окончания трудовых отношений;
• Причину прекращения трудового договора;
• Подпись уполномоченного лица (ЭП) и печать организации (если требуется).

Специфические случаи

Сотрудник‚ начавший работать после 31 декабря 2020 г.

Для таких работников трудовая книжка в обязательном порядке ведётся в электронном виде. При увольнении обязательна только выписка СТД‑Р – бумажная трудовая книжка не выдаётся.

Отказ от электронной формы

Если работник настоятельно требует бумажную трудовую книжку‚ работодатель может оформить её в традиционном виде‚ но только после согласования с отделом кадров и получения согласия руководства. При этом необходимо:

• Сделать копию всех записей из ЭТК;
• Перенести их в бумажный журнал в соответствии с инструкциями ФМС;
• Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку и оформить акт передачи.

Увольнение в связи с ликвидацией организации

При ликвидации работодателя все ЭТК переводятся в единый реестр. Работнику в этом случае выдается только выписка СТД‑Р‚ а оригинальная электронная запись сохраняется в реестре застрахованных лиц.

Последствия несоблюдения требований

Нарушение порядка выдачи документов может привести к:

• Штрафам для работодателя (по статье 5.27 КоАП РФ – нарушение порядка ведения трудовой книжки);
• Трудовым спорам и судебным искам со стороны работника;
• Проверкам со стороны Федеральной инспекции труда и Пенсионного фонда РФ;

Полезные ссылки и нормативные акты (на 2026 год)

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 81‑84‚ 176‑178);
• Приказ Минтруда России от № 555н «Об утверждении формы СТД‑Р»;
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (для обработки ЭП);
• Постановление Правительства РФ от № 123 «Об электронных трудовых книжках»;
• Портал Госуслуг – раздел «Электронная трудовая книжка» (etk.gosuslugi.ru).

Чек‑лист для работодателя

При увольнении сотрудника‚ у которого ведётся электронная трудовая книжка‚ обязательным документом является выписка из ЭТК (форма СТД‑Р). Вместе с ней работнику необходимо выдать приказ об увольнении‚ расчётный лист‚ справки о страховых взносах и‚ при необходимости‚ бумажную трудовую книжку. Соблюдение установленного порядка и своевременная выдача всех бумаг гарантируют отсутствие претензий со стороны работника и контролирующих органов‚ а также упрощают процесс перехода сотрудника к новому месту работы.

Помните: правильное документальное оформление – залог безупречного увольнения.