При приёме на работу сотрудника работодателю необходимо собрать определённый пакет документов. Он позволяет оформить трудовой договор, зарегистрировать работника в системе социального страхования и, в случае необходимости, вести учёт стажа. В этой статье мы подробно разберём, какие документы нужны, как их оформить и какие нюансы связаны с трудовой книжкой в современной России.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются:
- места работы и даты начала/окончания трудового договора;
- должности и должностные обязанности;
- присутствие в отпуске, больничных листов и других временных отстранений;
- профессиональная квалификация и повышения квалификации.
С 2021 года в России введён электронный формат трудовой книжки. Специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки, однако в некоторых ситуациях бумажный вариант всё ещё требуется (например, при работе с иностранными гражданами, которые не имеют доступа к электронным сервисам).
Основные документы, необходимые для заключения трудового договора
Ниже приведён список обязательных документов, которые работодатель должен получить от кандидата перед подписанием договора:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
- СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счёта.
- Справка о доходах (если требуется для расчёта налогов и соц. взносов).
- Справка об отсутствии судимости (для определённых категорий должностей).
- Трудовая книжка (бумажная или электронная).
- Медицинская справка (если работа подразумевает физические нагрузки).
- Согласие на обработку персональных данных (GDPR‑совместимое).
- Документы, подтверждающие квалификацию (дипломы, сертификаты).
- Налоговый сертификат (если работодатель работает с иностранными гражданами).
Специфика для иностранных сотрудников
При приёме на работу гражданина другой страны работодателю необходимо собрать дополнительные документы:
- Виза или разрешение на работу.
- Справка о доходах и налогах из страны происхождения.
- Медицинская страховка.
- Согласие на перевод данных в электронную трудовую книжку.
Если у иностранного сотрудника нет бумажной трудовой книжки, работодатель может оформить электронный временный документ, который будет эквивалентен бумажному в рамках российского законодательства.
Как оформить электронную трудовую книжку?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) создаётся в системе «Единый портал государственных услуг» (ЕПГУ). Процесс выглядит следующим образом:
- Регистрация работодателя в системе.
- Создание профиля сотрудника и ввод всех необходимых данных.
- Подтверждение данных сотрудником через электронную подпись.
- Получение электронного сертификата, который хранится в личном кабинете работодателя.
После оформления ЭТК работодатель может сразу включить сотрудника в систему расчётов и начислений, а также в систему социального страхования.
Когда нужна бумажная трудовая книжка?
Несмотря на переход на электронный формат, в ряде случаев бумажная трудовая книжка остаётся обязательной:
- При работе с гражданами, которые не могут получить доступ к онлайн‑сервисам.
- В некоторых регионах, где электронные сервисы ещё не полностью реализованы.
- При заключении трудового договора в рамках гражданско‑правового договора (ГПХ), если работодатель предпочитает вести бумажный учёт.
Особенности в Казахстане и других странах
В Казахстане всё чаще работники оформляются по гражданско‑правовому договору (ГПХ) вместо трудового договора. Это приводит к размыванию границ между трудовым и гражданско‑правовым режимами, что может влиять на порядок ведения учёта стажа и начисления социальных отчислений; При работе с иностранными гражданами из Узбекистана, например, работодателю необходимо учитывать, что у них может не быть бумажной трудовой книжки, и тогда следует использовать электронный формат.
Практические советы работодателю
- Проверьте наличие всех обязательных документов до подписания договора.
- Убедитесь, что сотрудник заполнил и подписал электронную трудовую книжку.
- Сохраняйте копии всех документов в электронном архиве.
- Обучайте сотрудников правилам работы с электронными документами.
- Следите за обновлениями законодательства, чтобы не пропустить новые требования.
Трудовая книжка – ключевой документ при заключении трудового договора. С переходом на электронный формат требования стали более гибкими, однако бумажный вариант всё ещё актуален в ряде случаев. Соблюдение всех формальностей гарантирует законность трудовых отношений, защищает права обеих сторон и упрощает последующий учёт стажа и начисление социальных отчислений.