В процессе оформления трудоустройства работодатель обязан запросить у будущего сотрудника определённый набор официальных документов. Наиболее часто в этом перечне встречаются три ключевых бумаги: паспорт‚ СНИЛС и трудовая книжка. В статье разберём‚ зачем они нужны‚ как правильно оформить и какие нюансы следует учитывать.
Паспорт гражданина
Паспорт – основной документ‚ подтверждающий личность работника. Он содержит:
- Фамилию‚ имя‚ отчество;
- Дата и место рождения;
- Серию и номер;
- Сведения о месте регистрации (прописке).
В законе (ст. 65 ТК РФ) указано‚ что в трудовом договоре работник обязан предоставить паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность. Если у гражданина нет паспорта (например‚ у иностранного работника)‚ допускаются альтернативные документы‚ такие как заграничный паспорт или документ‚ подтверждающий статус резидента.
Что делать‚ если паспорт утрачен?
В случае утери паспорта необходимо оформить его дубликат в отделе УФМС. При этом работник может предоставить временный документ (например‚ справку из МВД) до получения нового паспорта.
СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счёта
СНИЛС – уникальный 14‑значный номер‚ который используется для:
- Ведения индивидуального лицевого счёта в Пенсионном фонде;
- Расчёта и выплаты пенсионных‚ социальных и иных выплат;
- Ведения статистики занятости и доходов.
Согласно министерству труда‚ СНИЛС указывается в трудовом договоре‚ в личной карточке сотрудника (форма Т‑2) и в иных внутренних документах организации.
Как получить СНИЛС?
СНИЛС выдаётся при рождении и сохраняется на всю жизнь. При необходимости (потеря‚ повреждение) можно запросить его в Пенсионном фонде‚ в МФЦ или онлайн через портал Госуслуги.
Трудовая книжка (или её электронный аналог)
Трудовая книжка – официальный документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина. С 2021 г. в России действует система Электронной трудовой книжки (ЭТК)‚ однако бумажный вариант всё ещё используется в большинстве организаций.
Что в неё вносится?
В трудовую книжку заносятся сведения о:
- Местах работы и датах начала/окончания трудовых отношений;
- Должностях‚ которые занимал сотрудник;
- Получении повышений квалификации и дополнительных образований;
- Сведениях о трудовом стаже‚ используемом при расчёте пенсии.
Как оформить при первом трудоустройстве?
Если у соискателя нет трудовой книжки‚ он может предоставить справку СТД‑Р (или СТД‑СФР)‚ которая подтверждает наличие записей о работе в электронной форме. При этом в договор можно указать‚ что трудовая книжка будет оформлена позже.
Полный чек‑лист документов для приёма на работу (2025 г.)
Для юридического лица (работодателя) важно собрать следующие документы от каждого нового сотрудника:
- Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
- СНИЛС (в виде пластиковой карточки‚ уведомления или выписки из ПФР).
- Трудовая книжка или справка СТД‑Р/СТД‑СФР (при первом трудоустройстве).
- Документ‚ подтверждающий образование (диплом‚ аттестат‚ сертификат).
- Военный билет или справка об освобождении от воинской обязанности (для мужчин).
- Документы‚ подтверждающие право на работу (для иностранных граждан – ВНЖ‚ патент и т.п.);
- При необходимости – медицинская книжка (для определённых профессий).
Как правильно оформить трудовой договор?
Трудовой договор должен содержать минимум следующие сведения (ст. 67 ТК РФ):
- Ф.И.О. сторон;
- Дата заключения;
- Должность и место работы;
- Условия оплаты труда;
- Продолжительность рабочего времени;
- Период испытательного срока (если он предусмотрен);
- Сведения о probationary period (если есть).
В договор необходимо включить данные о СНИЛС‚ а также указать‚ что у сотрудника есть паспорт и (или) иной документ‚ удостоверяющий личность.
Частые вопросы и ответы
Можно ли оформить трудовой договор без трудовой книжки?
Да. При первом трудоустройстве можно использовать справку СТД‑Р или электронную запись в ЭТК. Однако в дальнейшем сотрудника будет необходимо оформить бумажную трудовую книжку или перевести данные в электронный формат.
Что делать‚ если у сотрудника нет СНИЛС?
СНИЛС выдаётся автоматически при рождении‚ однако в случае утери или отсутствия записи можно обратиться в ПФР для получения выписки. До получения СНИЛС работодатель может принять внутренний документ с указанием номера страхового свидетельства‚ но это временное решение.
Нужно ли прикладывать копию паспорта к трудовому договору?
Копию паспорта обычно не требуется прикладывать к самому договору‚ однако её копию необходимо хранить в личном деле сотрудника и предоставить при проверках (например‚ в трудовой инспекции).
Что важно помнить работодателю
Соблюдайте сроки: документы должны быть предоставлены до подписания трудового договора.
Проверяйте подлинность: приём паспорта и СНИЛС подлежит проверке в отделе кадров или через официальные сервисы.
Сохраняйте копии: все полученные документы (паспорт‚ СНИЛС‚ трудовая книжка) должны быть оцифрованы и архивированы в личном деле сотрудника.
Обновляйте данные: при изменении фамилии‚ места жительства или СНИЛС необходимо внести соответствующие изменения в кадровую документацию.
Оформление трудоустройства в России требует предоставления трёх основных документов: паспорт‚ СНИЛС и трудовая книжка (или её электронный аналог). Правильное оформление этих бумаг гарантирует юридическую защищённость как работодателя‚ так и сотрудника‚ а также упрощает дальнейшее расчёт пенсионных выплат и иных социальных выплат. Соблюдая перечисленные требования‚ вы избавите себя от возможных штрафов и задержек в оформлении трудовых отношений.
Для более детального ознакомления с текущими нормами рекомендуется обращаться к официальным источникам: Министерство труда и социальной защиты РФ‚ Пенсионный фонд России и консультироваться с юристом по трудовому праву.