Увольнение сотрудника — это сложный кадровый процесс, который требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса Российской Федерации. Одним из ключевых моментов является выдача документов, связанных с работой. В 2026 году вопрос о справке при увольнении о трудовой книжке приобрел особую актуальность в связи с повсеместным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этой статье мы подробно разберем, какие справки и выписки обязан выдать работодатель, как правильно делать записи в бумажной трудовой и как формулировки должны соответствовать закону.
Какие документы выдаются при увольнении в 2026 году?
Согласно актуальным требованиям ТК РФ и приказу Минтруда от № 713н, в день увольнения (последний рабочий день) сотрудник должен получить на руки целый пакет документов. Основной упор делается на документы, подтверждающие стаж и трудовую деятельность:
- Бумажная трудовая книжка (если сотрудник не перешел полностью на электронный формат и сохранил бумажный вариант).
- Справка СТД-Р (выдается тем, кто перешел на электронную трудовую книжку, а также по заявлению любого сотрудника).
- Справка о доходах и суммах НДФЛ.
- Справка для расчета пособий (по временной нетрудоспособности, беременности и родам и т.д.).
- Выписка из трудовой книжки (может быть выдана по запросу, содержит сведения за период работы у конкретного работодателя).
- Копии приказов о приеме, переводе и увольнении (по письменному заявлению работника).
Справка СТД-Р: электронная замена трудовой книжки
С 2021 года граждане России получили право отказаться от бумажной трудовой книжки. Если работник сделал такой выбор, то при увольнении он не получает бумажный бланк на руки. Вместо этого работодатель обязан предоставить ему справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
Что такое СТД-Р?
Это официальный документ, который содержит полные сведения о трудовой деятельности сотрудника за время его работы у данного конкретного работодателя. По сути, это выписка из электронной трудовой книжки.
Сроки выдачи СТД-Р
Справка СТД-Р выдается строго в день увольнения. При этом работодатель не имеет права требовать от сотрудника письменное заявление на ее выдачу — она передается автоматически.
СЗВ-ТД при увольнении
Не стоит путать справку СТД-Р с отчетом СЗВ-ТД. Если на работника ведется только электронная трудовая книжка (согласно ч. 66.1 ТК РФ), работодатель подает в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД. Срок подачи СЗВ-ТД при увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа об увольнении.
Записи в бумажной трудовой книжке при увольнении
Для тех сотрудников, которые сохранили бумажную трудовую книжку, кадровик обязан внести соответствующую запись об увольнении. Главное правило: запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона.
Увольнение по собственному желанию
Самый частый сценарий. Инструкция рекомендует делать следующую запись:
«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Однако, согласно абзацем 2 пункта 17 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от № 320н, более корректной и соответствующей ТК РФ формулировкой считается:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Особые случаи
- Выход на пенсию: Если сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию, запись может выглядеть так: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Отзыв заявления: Если срок предупреждения об увольнении закончился, а приказ по каким-то причинам издан не был, и при этом сотрудник не настаивает на увольнении, трудовые отношения с ним продолжаются (ч. 6 ст. 80 ТК РФ). В этом случае запись об увольнении не вносится.
Выписка из трудовой книжки и справка о стаже
Помимо СТД-Р и самой трудовой книжки, сотруднику может потребоваться выписка из трудовой книжки. Она содержит сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. В 2026 году форма такой выписки для электронных трудовых книжек также стандартизирована.
Также работодатель по запросу обязан выдать справку с места работы, подтверждающую стаж работы сотрудника. Это особенно актуально для подтверждения льготного стажа или для предоставления в различные государственные органы.
Шпаргалка для кадровика: важные нюансы
- Все записи в бумажную трудовую вносятся чернилами синего, фиолетового или черного цвета, разборчиво, без сокращений.
- При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
- Если у вас нет под рукой образца заполнения, используйте проверенные базы (например, Система Кадры или Контур.Бухгалтерия), где собраны десятки готовых образцов записей на 2026 год по всем возможным кадровым ситуациям.
- За задержку выдачи трудовой книжки или справки СТД-Р работодатель несет материальную ответственность перед сотрудником.
Процесс увольнения в 2026 году требует от кадровых специалистов предельного внимания. Независимо от того, ведетесь ли вы в бумажном или электронном формате, справки и документы о трудовой деятельности должны быть выданы точно в срок и содержать безупречные формулировки, соответствующие ТК РФ. Помните, что правильная запись в трудовой и своевременно выданная справка СТД-Р, это гарантия отсутствия штрафов и судебных исков со стороны бывших сотрудников.