Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Многие сотрудники задаются вопросом: имеет ли значение для их карьеры полученная грамота, и обязательно ли вносить сведения о ней в этот документ? Ответ на этот вопрос не так прост, как может показаться на первый взгляд, поскольку законодательство четко регламентирует, какие именно поощрения подлежат фиксации.
Какие грамоты вписывают в трудовую книжку?
Согласно действующим нормам, далеко не каждая похвальная грамота или благодарственное письмо становятся частью официальной трудовой биографии. В раздел «Сведения о награждении» вносятся записи только о следующих видах поощрений:
- Государственные награды: ордена, медали, почетные звания Российской Федерации.
- Почетные грамоты: но только те, которые вручаются работодателями (организацией, где работает сотрудник) или органами государственной власти в рамках их полномочий.
- Иные виды поощрений: предусмотренные законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка или уставами о дисциплине.
Важно понимать: если грамота выдана отделом, структурным подразделением или носит чисто символический характер без соответствующего приказа руководителя организации, то в трудовую книжку она, как правило, не вносится.
Ключевое условие: наличие приказа
Фундаментальным основанием для внесения любой записи о поощрении является наличие распорядительного документа — приказа (распоряжения) работодателя. В графе 4 раздела «Сведения о награждении» обязательно указывается:
- Наименование документа (например, «Приказ о награждении почетной грамотой»).
- Дата издания приказа.
- Номер приказа.
Если у работника на руках есть только сама грамота, но номер и дата приказа неизвестны, а восстановить их не представляется возможным, то внести запись в трудовую книжку невозможно. Нормы действующего законодательства не предусматривают порядка внесения записей на основании только лишь текста грамоты без ссылки на породивший ее приказ.
Как правильно внести запись: пошаговая инструкция
Процедура внесения сведений о награждении строго регламентирована. Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» (не путать с разделом о работе) следующим образом:
Шаг 1. Подготовка документов
Необходимо иметь оригинал или заверенную копию приказа о награждении. Если награждение происходило в прошлом (например, в 1993 году) и приказ утерян, работник может запросить копию документа у работодателя по предыдущему месту работы. Наименование, дата и номер этого документа будут перенесены в трудовую книжку.
Шаг 2. Заполнение граф
В соответствующие графы вносятся данные:
- Графа 3: Указывается, кем награжден сотрудник, какой именно наградой (например, «Почетной грамотой») и за какие достижения.
Пример: «Награжден почетной грамотой ООО «Вектор» за высокие показатели в работе и многолетний добросовестный труд». - Графа 4: Указывается название документа-основания, его дата и номер.
Пример: «Приказ директора ООО «Вектор» от № 45-к».
Частые вопросы и спорные ситуации
Вносятся ли грамоты от областной или городской Думы?
Здесь кроется важный нюанс. В трудовую книжку вносятся сведения о наградах работодателя или государственных наградах. Награды от органов местного самоуправления (городской Думы) или региональных законодательных собраний (областной Думы) вносятся только в том случае, если они приравнены к государственным или ведомственным наградам соответствующими нормативными актами. Если грамота от Думы носит характер благодарности и не является государственной наградой, запись в трудовую книжку о ней делать не нужно.
Что делать, если грамота «просто от отдела»?
Если сотрудник награжден грамотой отдела (например, «Лучший сотрудник отдела продаж»), но это поощрение не оформлено приказом по всей организации и не предусмотрено коллективным договором как значимое поощрение, то такая запись в трудовую книжку не вносится. Это внутреннее стимулирование подразделения.
Можно ли внести запись задним числом?
Да, если награждение произошло в прошлом, но запись тогда не сделали (например, из-за ошибки кадровика или утери документов), ее можно внести сейчас. Для этого работнику необходимо предоставить копию документа, подтверждающего факт награждения (заверенную работодателем, издавшим приказ). В графе 4 указывается дата и номер старого приказа.
Резюме
Внесение грамоты в трудовую книжку, это не просто формальность, а юридический факт, подтверждающий профессиональные заслуги сотрудника. Однако, чтобы запись имела силу, она должна базироваться на официальном приказе. Просто наличие красивого бланка грамоты без номера и даты распорядительного документа не дает права кадровику делать запись в трудовой книжке.
Работодателям следует внимательно относиться к формулировкам в приказах, а работникам — хранить копии документов о своих награждениях, так как именно они служат основанием для пополнения раздела «Сведения о награждении» в главной трудовой книге жизни.