Вопрос о том, какие кадровые документы нельзя переводить в электронный документооборот (ЭДО), часто встречается в тестах и практических заданиях по управлению персоналом. Правильный ответ зависит от конкретных положений Трудового кодекса РФ и последующих поправок. Ниже приведена подробная разборка вопроса, список запрещённых к переносу документов и рекомендации по их хранению.

Правовое регулирование

Согласно статье 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации, в перечень кадровой документации, которую нельзя переводить в ЭДО, входят:

• Трудовая книжка;
• Сведения о работе (рабочие места, должности, должностные инструкции);
• Приказы об увольнении;
• Акты о несчастных случаях и профессиональных заболеваниях;
• Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (в т.ч. лично подписываемые работником).

В статье 22.2 ТК РФ уточняется, что работодатель обязан проинформировать о введении ЭДО лицо, принимаемое на работу, и что при приёме на работу после 31 декабря 2021 г. работник, не имеющий трудового стажа, не обязан давать согласие на взаимодействие через ЭДО.

Почему именно эти документы?

Причины, по которым эти документы остаются в бумажном виде, заключаются в:

1. Юридической надёжности – трудовая книжка и акты о несчастных случаях являются официальными доказательствами, которые должны храниться в оригинальном виде.
2. Требованиях к достоверности – при увольнении и при оформлении инструктажей требуется подтверждение факта подписания сотрудником, что в электронном виде может быть сложно гарантировать.
3. Соблюдении законодательства о персональных данных – документы о работе и инструктажах содержат конфиденциальную информацию, которую необходимо хранить в защищённом виде.

Ответ на тест

В тесте, например, на платформе Тестсмарт, вопрос звучал так:

«Какие документы в сфере трудовых отношений не подлежат переносу в ЭДО?»

Правильный ответ: Г) документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в т.ч. лично подписываемых работником.

Этот вариант выбран, потому что именно эти документы находятся в списке, закреплённом в статье 22.1 ТК РФ, и требуют наличия оригинального подписи сотрудника.

Практические рекомендации для работодателей

1. Соблюдать бумажный формат – хранить трудовые книжки, акты о несчастных случаях и приказы об увольнении в бумажном виде, согласно требованиям закона.
2. Внедрить ЭДО только для остальных документов – договоры, изменения, уведомления, приказы, распоряжения, которые не входят в перечень запрещённых к переносу, можно оформлять и подписывать в электронном виде.
3. Использовать электронную подпись – для подписания электронных документов работодателю понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП), а для сотрудников – персональная электронная подпись (ПЭП).
4. Обеспечить хранение бумажных документов – создать надёжный архив, где будут храниться оригиналы трудовых книжек и актов о несчастных случаях, с соблюдением требований к сроку хранения.
5. Информировать сотрудников – по статье 22.2 ТК РФ работодателю необходимо сообщать о переходе на ЭДО и получать согласие сотрудников, если они имеют трудовой стаж на 31 декабря 2021 г.

Вопрос о том, какие документы в сфере трудовых отношений не подлежат переносу в ЭДО, имеет однозначный ответ, закреплённый в статье 22.1 Трудового кодекса РФ. Ключевыми документами являются трудовая книжка, сведения о работе, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и, особенно, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Все остальные кадровые документы можно и нужно переводить в электронный формат, что позволит существенно сократить бумажный документооборот и ускорить процессы управления персоналом.