Вопрос о том‚ какие награды и поощрения следует заносить в трудовую книжку‚ часто вызывает путаницу․ Распространено мнение‚ что вносятся только государственные награды или награды от непосредственного работодателя․ Однако законодательство РФ предусматривает более широкий перечень․ Данная статья разъясняет‚ какие награды подлежат обязательному внесению‚ как правильно оформить запись и на основании каких документов это делается․
Какие награды и поощрения вносятся в трудовую книжку?
Согласно ст․ 191 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 320н от )‚ в трудовую книжку вносятся сведения о любых награждениях и поощрениях за трудовые заслуги‚ выданных:
- Государственными органами (государственные награды‚ почетные звания‚ награды от Президента РФ‚ Правительства РФ‚ федеральных и региональных органов власти)․
- Работодателем (почетные грамоты‚ благодарственные письма‚ премии‚ ценные подарки от организации)․
- Профсоюзными и иными представительными органами (награды от профсоюзов)․
Важный вывод: Награды от областной Думы и городской Думы (как в вашем случае) являются наградами органов государственной власти (местного самоуправления) и подлежат внесению в трудовую книжку․ Они не считаются «ведомственными» в узком смысле‚ если исходят не от конкретного министерства или ведомства‚ а от законодательного (представительного) органа․
На основании какого документа вносится запись?
Запись о награждении вносится исключительно на основании официального документа․ Без такого документа внести запись нельзя․ Документами-основаниями могут быть:
- Приказ (распоряжение) работодателя о награждении сотрудника (наиболее частый случай для наград от организации)․
- Указ (постановление‚ распоряжение) государственного органа о награждении (например‚ Указ Губернатора области)․
- Решение профсоюзного органа о награждении․
Ключевое правило: Если официального приказа/распоряжения/указа о награждении не издавалось‚ оснований для внесения записи в трудовую книжку нет․ Просто факт получения грамоты без соответствующего документального решения не фиксируется․
Как правильно заполнить графы в трудовой книжке?
Запись вносится в раздел «Сведения о награждении (поощрении) за труд»․ Существует два основных подхода к заполнению (оба являются корректными‚ так как ТК не устанавливает строгой хронологии для этих записей):
Вариант 1: Запись в общую хронологию
Запись о награждении вносится в дату‚ следующую за датой последней записи в трудовой книжке (прием‚ перевод‚ увольнение)․ Это самый распространенный и наглядный способ․
Вариант 2: Запись в отдельный раздел (если он есть)
Некоторые организации используют отдельный лист или раздел для всех наград․ В этом случае дата внесения может не совпадать с датой награждения‚ но документ-основание (приказ) должен быть․
Что указывать в графах:
- Графа 3 (Сведения о награждении):
Указывается кем награжден (например‚ «Губернатором Московской области»‚ «Областной Думой»‚ «Директором ООО ‘Ромашка'»)‚ за какие достижения (кратко‚ по тексту документа) и какой наградой (например‚ «Почетной грамотой»‚ «Благодарственным письмом»)․
Пример: «Награжден Почетной грамотой Областной Думы за многолетнюю безупречную работу и значительный вклад в социально-экономическое развитие региона․»
- Графа 4 (Наименование документа):
Указывается название документа‚ на основании которого внесена запись‚ с ссылкой на его номер и дату․
Пример: «На основании Указа Губернатора Московской области от № 555-УГ» или «На основании Приказа директора ООО ‘Ромашка’ от № 89-к»․
Сроки внесения записи
Работодатель обязан внести запись о награждении в течение 5 рабочих дней с даты издания документа-основания (приказа‚ указа)․ Этот срок установлен п․ 9 Постановления Правительства РФ № 320н․
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
Если работник ведет электронную трудовую книжку‚ сведения о награждении вносятся в нее в том же порядке и на тех же основаниях․ Работодатель обязан передать информацию в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) в течение 5 рабочих дней․ Работник может распечатать ЭТК для предъявления новому работодателю․
Практический алгоритм действий для работодателя и сотрудника
- Получение документа о награждении․ Сотрудник предоставляет в отдел кадров копию указа‚ приказа‚ грамоты․
- Издание приказа (распоряжения) работодателя․ Если награда исходит от внешнего органа (Дума‚ Губернатор)‚ работодатель‚ как правило‚ издает внутренний приказ о внесении записи в трудовую книжку на основании полученного документа․ Если награда выдана самим работодателем‚ издается приказ о награждении‚ который и будет основанием․
- Внесение записи в трудовую книжку․ Кадровик в течение 5 рабочих дней делает запись в разделе «Сведения о награждении»‚ указывая в графе 3 суть награды‚ а в графе 4 – номер и дату изданного приказа (или внешнего указа)․
- Отметка о внесении․ На основании приказа делается отметка в самой трудовой книжке (подпись ответственного лица‚ печать‚ дата)․
- Информирование сотрудника․ Сотруднику сообщают‚ что запись внесена‚ или возвращают трудовую книжку с новой записью․
Что делать‚ если запись не была внесена?
Если сотрудник обнаружил‚ что его награда не отражена в трудовой книжке‚ ему следует:
- Обратиться с письменным заявлением к работодателю (в отдел кадров или руководству) с просьбой внести запись на основании имеющегося документа о награждении․
- Приложить к заявлению копию документа о награждении (грамоты‚ указа)․
- Если работодатель отказывается без законных оснований‚ можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принуждения к исполнению обязанности․
Внесение наград в трудовую книжку – это не формальность‚ а важное подтверждение трудовых заслуг работника․ Критерием для внесения является наличие официального документа о награждении‚ исходящего от государственного органа‚ работодателя или профсоюза․ Награды от представительных органов власти‚ таких как областная или городская Дума‚ обязательно фиксируются․ Процедура четко регламентирована: издание документа-основания‚ заполнение граф 3 и 4 с указанием сути награды и ссылки на документ‚ внесение в течение 5 рабочих дней․ Соблюдение этих правил защищает интересы как работника‚ так и работодателя․
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ В спорных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства № 320н‚ а также консультироваться с юристом․