Ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ и Приказами Министерства труда. С 2021 года основной формат – электронная запись‚ однако в ряде случаев (например‚ при приёме на работу в организации‚ где ещё используют бумажный документ) требуется заполнить бумажную трудovou книжку. В этом материале подробно рассмотрим‚ какой ручкой можно и нельзя пользоваться при оформлении этой формы.
Основные требования к записи в трудовой книжке
- Записи должны быть постоянными (не стираемыми и не размазывающимися);
- Использоваться только чёрный или тёмно‑синий цвет чернил.
- Чернила должны быть архивными – не подвержены выцветанию и размазыванию.
- Запрещено использовать карандаш‚ мягкие гелевые и фломастерные ручки‚ а также карандашные или прозрачные средства письма.
- Записи должны быть чёткими‚ без «запинок» и «записей‑заплаток»‚ иначе они могут быть отклонены при проверке.
Какие ручки подходят
В соответствии с рекомендациями Минтруда и практикой крупных организаций‚ в 2026 году рекомендуется использовать следующие инструменты:
Шариковые ручки
Шариковые ручки с архивной чернилой (обычно обозначается как “archival ink” или “permanent ink”) – самый популярный вариант. Они:
- Обеспечивают однородный поток чернил.
- Не размазываются после высыхания.
- Доступны в чёрном и тёмно‑синем.
Примеры подходящих моделей:
- Pilot G2 (чернила “G2 Archival”) – гео‑шариковая‚ но с архивным типом чернил.
- Uni-ball Jetstream (чернила “Jetstream”) – сочетает свойства шариковой и гелевой‚ но с постоянным чернилами.
- Parker Jotter с чернилами “Parker Permanent”.
Гелевые ручки с архивным чернилом
Некоторые гелевые ручки также допускаются‚ если они маркированы как “archival gel ink”. Примеры:
- Pentel Energel Click (чернила “EnerGel” – архивные).
- Sakura Gelly Roll (чернила “Pigment Ink” – стойкие к выцветанию).
Фуджеты (перьевые) с чернилами на масляной основе
Фуджеты с масляной чернилой (например‚ Pilot Precise V5 RT) также подходят‚ однако они реже используются в офисных условиях из‑за более высокой цены.
Какие ручки нельзя использовать
Для избежания отклонения при проверке в отделе кадров и в контролирующих органах следует исключить следующие инструменты:
- Карандаш и мягкие цветные карандаши – запись легко стирается.
- Фломастеры и маркеры (в т.ч. «яркие» цвета) – чернила размазываются‚ не являются архивными.
- Барабанчики‚ гелевые ручки без указания “archival” – чернила могут выцветать и размазываться.
- Прозрачные или «водные» чернила (например‚ некоторые виды «gel pens» с водной основой).
- Корректирующие жидкости и стиратели – их использование делает запись недействительной.
Как правильно заполнять трудовые книжки с помощью подходящей ручки
Ниже – пошаговая инструкция‚ которая учитывает требования к инструменту и содержанию записи.
- Подготовка документа. Откройте официальный бланк (бумажный вариант) и убедитесь‚ что он не повреждён.
- Выбор ручки. Возьмите одну из рекомендованных моделей (шариковая или гелевую с архивным чернилом) чёрного/тёмно‑синего цвета.
- Проверка чернил. Перед записью сделайте пробный штрих на отдельном листе‚ чтобы убедиться‚ что чернила не размазываются.
- Заполнение полей. Вносите данные чётко‚ без «запинок»‚ соблюдая порядок полей (ФИО‚ место рождения‚ дата рождения‚ сведения о работе и т.д.).
- Подпись. Подпись должна быть выполнена тем же инструментом‚ чтобы она была неизменяемой.
- Контрольный осмотр. После завершения записи проверьте‚ нет ли разводов или размытых участков. При необходимости исправьте ошибку только через официальное внесение исправления (запрос в кадровый отдел).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать обычную шариковую ручку? – Да‚ если она имеет постоянные чернила (обычно такие модели помечены как “permanent” или “archival”). Обычная дешёвая шариковая ручка без указания такого свойства может не подойти.
- Можно ли использовать синюю чернильную ручку? – Тёмно‑синий цвет допускается‚ но только если он не светлый и не выцветает. Чаще всего рекомендуется чёрный.
- Что делать‚ если запись выполнена другим инструментом? – Такая запись может быть отклонена при проверке. В этом случае необходимо запросить новое заполнение с использованием подходящей ручки.
- Нужен ли особый тип чернил для электронных записей? – Для электронных форм (Электронная трудовая книжка) никаких физических средств письма не требуется – всё вводится через программное обеспечение.
При оформлении бумажной трудовой книжки в 2026 году важно использовать архивные чернила чёрного или тёмно‑синего цвета. Наиболее надёжными являются:
- Шариковые ручки с постоянным чернилами (Pilot G2‚ Uni‑ball Jetstream‚ Parker Jotter).
- Гелевые ручки‚ маркированные как “archival gel ink” (Pentel Energel Click‚ Sakura Gelly Roll).
- Фуджеты с масляной чернилой (Pilot Precise V5 RT).
Запрещено применять карандаши‚ обычные гелевые и фломастерные ручки‚ а также любые средства‚ которые могут стираться или размазываться. Соблюдая эти простые правила‚ вы гарантируете‚ что ваши записи в трудовой книжке будут соответствовать требованиям законодательства и не будут подвержены возражениям при проверке.
Полезные ссылки
- Бумажная трудовая книжка в 2026 году: образец‚ как вести
- Электронная трудовая книжка 2026: как оформить и вести
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку 2026
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь в отдел кадров или к юристу компании. Правильно заполненная и оформленная трудовая книжка – залог юридической чистоты ваших трудовых отношений.