Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Однако не все сведения о работе и прочих аспектах трудовой жизни подлежат внесению в этот документ. Ниже подробно рассмотрены категории информации, которые не вносятся в трудовую книжку, а также особенности их оформления в 2026 году.
Основные положения законодательства
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Правилам ведения трудовых книжек, утверждённых Министерством труда и социальной защиты, в трудовую книжку вносятся только сведения о:
- приёме на работу, переводах, увольнениях;
- периодах работы у конкретного работодателя;
- присвоении квалификационных разрядов, званий;
- наградах и поощрениях за успехи в работе.
Все остальные данные, не связанные напрямую с трудовыми отношениями по трудовому договору, исключаются из записи.
Какие сведения конкретно не вносятся в трудовую книжку
Сведения о работе по гражданско‑правовым договорам
Трудовая книжка отражает только трудовые отношения, оформленные трудовой договором. Работа по договорам подряда, авторского заказа, оказания услуг и другим гражданско‑правовым договорам не вносится в трудовую книжку.
Информация о предпринимательской деятельности
Если гражданин осуществляет деятельность в качестве индивидуального предпринимателя или участвует в деятельности коммерческой организации без заключения трудового договора, такие периоды также исключаются из трудовой книжки.
Сведения о дисциплинарных взысканиях
По действующей редакции ТК РФ и разъяснениям КонсультантПлюс, сведения о взысканиях (выговор, замечание, строгий выговор и т.п.) в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда взыскание связано с увольнением по статье, предусматривающей запись о причине расторжения трудового договора (например, прогул, аморальный поступок).
Периоды исправительных работ без лишения свободы
Для лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, в трудовую книжку делается запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Сама запись о факте отбывания исправительных работ не вносится.
Дубликаты трудовой книжки без недействительных записей
При выдаче дубликата трудовой книжки по письменному заявлению работника, все записи, признанные недействительными (например, ошибочно внесённые или отменённые судом), не переносятся в дубликат.
Сведения о работе у физических лиц‑работодателей (с 2026 года)
С 2026 года введено уточнение: если человек трудится у работодателя‑физического лица (не являющегося юридическим лицом), запись о таком стаже не может быть внесена в стандартный бланк трудовой книжки. В таких случаях оформляется отдельный документ (справка о работе) или используется электронный трудовой договор.
Награды и поощрения, не связанные с трудовыми успехами
Только награды и поощрения, непосредственно связанные с успехами в работе (например, благодарность за выполнение производственного плана, премия за рационализаторское предложение), вносятся в трудовую книжку. Награды за спортивные, культурные или общественные достижения не вносятся.
Особенности оформления в 2026 году
В 2026 году произошли следующие изменения, влияющие на то, что не вносится в трудовую книжку:
- Уточнённый порядок ведения электронных трудовых книжек: при переходе на электронный формат бумажные записи о гражданско‑правовых договорах и предпринимательской деятельности просто не переносятся.
- Запрет на внесение записей о работе у физлиц‑работодателей в бумажный бланк; такие сведения фиксируются только в электронном виде или в отдельной справке.
- Уточнение цветовой палитры для записей: допустимы только чернила синего, черного или фиолетового цвета; любые другие цвета считаются несоответствующими и запись считается недействительной (следовательно, не вносится).
Практический совет для работников и кадровых служб
- При приёме на работу уточняйте у сотрудника, имеются ли периоды работы по гражданско‑правовым договорам или предпринимательской деятельности – их не нужно отражать в трудовой книжке.
- Если сотрудник просил выговор или другое взыскание, помните, что такая информация не попадает в трудовую книжку, если только не привела к увольнению по статье.
- При выдаче дубликата проверяйте, не попали ли в него ошибочные или отменённые записи – они должны быть исключены.
- Для работников, трудящихся у физлиц‑работодателей, готовьте справку о работе или используйте электронный трудовой договор, так как запись в бумажную трудовую книжку невозможна.
Трудовая книжка фиксирует исключительно трудовые отношения, оформленные трудовым договором, а также определенные поощрения и изменения квалификации. Все остальные сведения – работа по гражданско‑правовым договорам, предпринимательская деятельность, дисциплинарные взыскания (за исключением особых случаев), периоды исправительных работ без лишения свободы, работа у физических лиц‑работодателей и некоторые виды наград – не вносятся в трудовую книжку. Знание этих ограничений помогает избежать ошибок при ведении документации и обеспечивает соответствие актуальному законодательству, включая изменения 2026 года.