Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются сведения о работе, переводах, увольнениях, награждениях и других важных событиях трудовой жизни. В данной статье подробно рассмотрим, какие именно сведения вносятся в трудовую книжку при работе по трудовому договору, как это связано с электронной формой книжки, а также какие нюансы возникают при работе по гражданско‑правовым договорам (ГПД) и совместительству.
Что такое трудовая книжка и какие сведения в неё вносятся
Согласно статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- данные о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
- сведения о работе, которую он выполняет (наименование организации, должность, дата приёма и увольнения);
- информация о переводах на другую постоянную работу;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях за успехи в работе.
Важно отметить, что в трудовую книжку вносятся только сведения о работе по трудовому договору. Работа по гражданско‑правовому договору (ГПД) не отражается в книжке, если иное не предусмотрено трудовым законодательством или внутренними нормативными актами организации.
Работа по трудовому договору: что фиксируется в книжке
При оформлении сотрудника по трудовому договору работодатель обязан сделать запись в трудовой книжке (или в электронной трудовой книжке – ЭТК) о следующем:
- Приём на работу – указывается дата приёма, наименование организации, структурное подразделение, должность, оклад (или тарифная ставка).
- Перевод на другую постоянную работу – при изменении должности, структурного подразделения или условий труда делаеться запись о переводе с указанием даты и новых условий.
- Увольнение – фиксируется основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штатов и т.д.) и дата прекращения трудового договора.
- Награждения и поощрения – при наличии награждений за успехи в работе вносятся сведения о них (название награды, дата, основание);
Все записи заверяются подписью уполномоченного лица работодателя и печатью организации (если она имеется). В случае ведения электронной трудовой книжки подпись заменяется электронной подписью уполномоченного лица.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде. Основные положения:
- ЭТК ведётся в единой государственной информационной системе «Сведения о трудовой деятельности» (СФР).
- Работник может выбрать форму ведения книжки: бумажную или электронную.
- При приёме на работу впервые (если ранее человек не работал по трудовому договору) трудовая книжка открываеться в электронной форме автоматически, если работник не заявил иное.
- Все записи, которые делаются в бумажной книжке, аналогично вносятся в ЭТК: приём, перевод, увольнение, награждения.
- Для подтверждения периода работы по трудовому договору достаточно выписки из ЭТК, заверенной электронной подписью уполномоченного органа (например, Пенсионного фонда РФ).
Таким образом, электронная трудовая книжка полностью воспроизводит функционал бумажной, но обеспечивает более быстрый доступ к данным и упрощает взаимодействие с государственными органами.
Как подтвердить периоды работы по трудовому договору
Для различных целей (назначение пенсии, получение больничного, подтверждение стажа и т.п.) может потребоваться документально подтвердить периоды работы. Основные способы:
- Выписка из трудовой книжки – бумажная копия записи, заверенная печатью организации и подписью уполномоченного лица.
- Выписка из электронной трудовой книжки – запрашиваеться через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в СФР; заверяется электронной подписью.
- Справка от работодателя – содержит сведения о периоде работы, должности, основании увольнения; может использоваться, если трудовая книжка утеряна или не ведётся.
- Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) – подаются работодателем в СФР и могут быть использованы для подтверждения стажа.
Важно: при работе по гражданско‑правовому договору такие документы не подтверждают трудовой стаж, поскольку ГПД не порождает трудовых отношений.
Стаж для больничного и другие социальные выплаты
Для начисления больничного листа учитывается страховой стаж, который формируется на основе периодов, за которые уплачивались взносы в Фонд социального страхования (ФСС). Поскольку взносы уплачиваются только при работе по трудовому договору, именно эти периоды влияют на размер пособия по временной нетрудоспособности.
Если сотрудник работал исключительно по ГПД, страховые взносы не начисляются (за исключением случаев, когда договор ГПХ заключается с уплатой взносов по соглашению сторон), поэтому такой период не учитывается при расчёте больничного.
Работа по совместительству и ГПД: что вносится в трудовую книжку
Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практики:
- Совместительство (внутреннее или внешнее) – сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы только по желанию работника (ст. 59 ТК РФ). Если работник не желает, запись не делается.
- Гражданско‑правовой договор (ГПД) – не вносится в трудовую книжку, поскольку такие отношения не являются трудовыми. Исключение возможно только если стороны договорились о ведении трудовой книжки по соглашению, но это не является обязательным требованием закона.
Таким образом, если сотрудник просит сделать запись о работе по ГПД, работодатель обязан объяснить, что такая запись противоречит законодательству, и предложить оформить трудовые отношения, если работа носит постоянный характер.
Практический пример: оформление сотрудника в 2026 году
Гражданин Иванов И.И. устраивается на работу в компанию «ТехноСервис» по трудовому договору с . У него ранее не было трудовой книжки (первый трудовой опыт).
- При приёме на работу Иванов представляет паспорт и СНИЛС. Поскольку трудовая книжка отсутствует, работник выбирает форму ведения – электронную.
- В ЭТК делается запись: «Принят на работу в ООО «ТехноСервис» на должность инженера-программиста с , оклад 80 000 руб;»
- Через год сотрудник переводится на ведущего инженера. В ЭТК вносится запись о переводе с указанием даты и новой должности.
- При увольнении по собственному желанию делается запись об увольнении с указанием основания и даты.
- Для получения больничного в 2027 году Иванов запрашивает выписку из ЭТК через портал «Госуслуги»; выписка подтверждает период работы с по и служит основанием для начисления пособия.
Если бы Иванов работал по ГПД (например, выполняя разовый проект по созданию сайта), запись в трудовую книжку не делалась бы, а страховые взносы не уплачивались бы, следовательно, такой период не учитывался бы при расчёте больничного и пенсии.
- В трудовую книжку (бумажную или электронную) вносятся исключительно сведения о работе по трудовому договору: приём, перевод, увольнение, награждения.
- Работа по гражданско‑правовому договору не отражается в трудовой книжке и не влияет на страховой стаж, если не оформлены добровольные взносы.
- Совместительство отражается в книжке только по желанию работника и по месту основной работы.
- Электронная трудовая книжка является полноценным аналогом бумажной и обеспечивает быстрый доступ к данным для подтверждения стажа и получения социальных выплат.
- Для подтверждения периода работы по трудовому договору достаточно выписки из трудовой книжки (бумажной или электронной) или справки от работодателя, заверенной в установленном порядке.
Соблюдение этих правил позволяет избежать споров с работниками, обеспечить корректный расчёт социальных выплат и соблюсти требования трудового законодательства РФ.