В 2026 году правила оформления и ведения трудовой книжки значительно изменились. Многие работодатели и соискатели задаются вопросом: какие именно трудовые книжки нельзя принимать при приёме на работу? В этой статье мы разберём все нюансы, опираясь на актуальные нормативные акты и практику Министерства труда.
Общие принципы оформления трудовых книжек в 2026 году
С 2025 года в России действует переходный период к полной цифровизации кадровых документов. В соответствии с изменениями в ТК РФ:
- Для новых сотрудников, принятых с 1 января 2025 года, бумажные трудовые книжки не оформляются.
- Электронные трудовые книжки (ЭТК) становятся единственным допустимым вариантом для большинства работников.
- Бумажные книжки могут сохраняться только у тех сотрудников, которые были приняты до 10 июня 2021 года и у которых бумажная запись хранится у самого работника.
Что считается «трудовой книжкой»?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. С 2025 года такие сведения могут быть записаны:
- В бумажном виде (только для сотрудников, принятых до 10 июня 2021 года).
- В электронном виде через личный кабинет на портале Госуслуги или через систему ЭЛКОД.
Какие трудовые книжки нельзя принимать?
Ниже перечислены категории трудовых книжек, которые не могут быть приняты при приёме на работу в 2026 году.
Бумажные книжки, оформленные после 1 января 2025 года
Если работник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2025 года, работодатель обязан оформить ему только электронную трудовую книжку. Приём бумажной книги в этом случае считается недопустимым.
Бумажные книжки, оформленные для сотрудников, ушедших на электронную форму
С 2025 года многие компании переходят на электронный формат. Если сотрудник уже перешёл на ЭТК, но при этом предоставил вам бумажную копию своей старой книжки, эту запись нельзя принимать как основание для оформления нового места.
Трудовые книжки, оформленные без надлежащего оформления
По требованиям ТК РФ, записи в книжке должны быть сделаны чёрной, синей или фиолетовой ручкой, разборчиво и без сокращений. Если документ содержит:
- Сокращения вместо полных слов;
- Неправильные даты или нечитаемые подписи;
- Отсутствие необходимых реквизитов (ФИО, место работы, должность);
То такую книжку нельзя принимать к учету.
Трудовые книжки, утерянные или у которых нет записи о предыдущем стаже
Если соискатель не предоставил ни СТД‑Р, ни трудовую книжку, но имеет стаж, его можно оформить на работу, однако учесть предыдущий стаж будет нельзя. Это значит, что принимать такую «пустую» книжку в качестве подтверждения опыта нельзя.
Что делать, если сотрудник не предоставил нужный документ?
В случае, когда в день прекращения трудового договора (или при приёме) сотрудник не может предоставить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться с требуемым документом.
- Если работник отказывается или отсутствует, оформить трудовой договор без указания стажа.
- Вести учёт в электронной форме (ЭТК) и вручную заполнить необходимые реквизиты.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить бумажную трудовую книжку для сотрудника, который уже работает в компании? – Нет, с 2025 года бумажные книжки оформляются только для сотрудников, принятых до 10 июня 2021 года.
- Какие документы запрашивать, если сотрудник утверждает, что использует электронную трудовую книжку? – Не требуется запрашивать бумажную копию; достаточно подтверждения о наличии ЭТК в системе ЭЛКОД.
- Какие выплаты и поощрения нужно отражать в трудовой книжке? – Пояснительные записки Минтруда указывают, что сведения о награждении и премиях включаются в электронный документ, но не в бумажную форму.
Таким образом, нельзя принимать следующие типы трудовых книжек:
- Бумажные книжки, оформленные после 1 января 2025 года;
- Бумажные копии, предоставленные в качестве подтверждения стажа, если сотрудник уже перешёл на электронный формат;
- Книжки с недопустимыми записями (сокращения, ошибки, отсутствие реквизитов);
- Пустые или не заполненные документы, когда работник не предоставил ни СТД‑Р, ни трудовую книжку.
Соблюдение этих правил позволяет избежать ошибок при оформлении новых сотрудников, а также обеспечить соответствие требованиям ТК РФ и нормативных актов Министерства труда.
Автор: кадровый консультант, 23 мая 2026 года.