Вопрос о том, какие именно записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью, остается одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. С 1 сентября 2021 года, после вступления в силу Приказа Минтруда России от № 320н, правила существенно изменились. На текущий момент (май 2026 года) практика применения этих норм устоялась, однако споры между использованием печати организации и печати отдела кадров продолжаются.

В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях необходима печать, можно ли использовать штамп кадровой службы и как судебная практика относится к этим вопросам.

Общее правило: Печать организации или отдела кадров?

Согласно действующему Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержденному Приказом № 320н), основным правилом является следующее: записи в трудовой книжке заверяются печатью работодателя. Однако законодатель предусмотрел важную альтернативу.

Если у организации есть печать отдела кадров (кадровой службы), она может использоваться наравне с печатью организации для заверения записей в трудовой книжке. Это касается большинства случаев внесения изменений.

Важно: Использование печати отдела кадров прямо не запрещено и признается допустимым, если такая печать существует и содержит необходимые реквизиты (наименование организации, указание на структурное подразделение).

Какие конкретно записи заверяются печатью?

Не все поля в трудовой книжке требуют проставления печати. Давайте разберем конкретные ситуации, когда штамп обязателен.

Записи на ьном листе

При первичном заполнении трудовой книжки (выдаче новой) или при внесении изменений в данные работника на ьном листе (например, смена фамилии, имени, даты рождения), после подписи владельца и должностного лица ставится печать.

• Чем заверять: Печатью организации или печатью кадровой службы.
• Основание: Пункт 7 Порядка ведения трудовых книжек.

Запись о приеме на работу

При внесении записи о приеме на работу в раздел «Сведения о работе», после подписи руководителя организации (или уполномоченного лица) и подписи работника, ставится печать.

• Нюанс: Хотя формально требование о печати при приеме часто трактуется строго, наличие печати отдела кадров также признается valid (действительным), если это внутренняя печать работодателя.

Запись об увольнении

Это самый критичный момент. При увольнении работника запись должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью.

• Требование: Печать ставится в графе 4 раздела «Сведения о работе» или под записью об увольнении (в зависимости от формата строки).
• Какая печать: Допускается печать организации или печать отдела кадров.

Внесение изменений и исправлений

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка или требуется изменить данные (ФИО, дата рождения), исправления вносятся на основании документов, и правильность изменений заверяется печатью.

• Изменения на ьном листе (смена фамилии) — печать обязательна.
• Исправление ошибочных записей внутри книжки — печать ставится рядом с исправлением или в графе 4, в зависимости от характера исправления.

Оформление дубликата

При выдаче дубликата трудовой книжки (в случае утери или порчи оригинала), все записи в нем заверяются подписями и печатью работодателя.

Спорный вопрос: Печать отдела кадров vs Гербовая печать

В интернете и среди кадровиков бытует мнение, что печать отдела кадров запрещена или нежелательна. Давайте разберемся, опираясь на актуальную информацию и судебную практику 2025-2026 годов.

Что говорит закон?

Приказ Минтруда № 320н и Правила ведения трудовых книжек допускают использование печати кадровой службы. Формулировка «печать организации или кадровой службы (при наличии)» дает работодателю право выбора.

Позиция судов

Судебная практика подтверждает, что отсутствие гербовой печати и наличие только печати отдела кадров не является основанием для признания записи в трудовой книжке недействительной, если:

1. Печать отдела кадров содержит полное наименование организации.
2. Печать является официальной печатью работодателя, используемой для кадрового документооборота.
3. Нет признаков подделки.

Суды указывают, что цель печати — подтвердить подлинность документа и факт его выдачи конкретным работодателем. Если печать отдела кадров выполняет эту функцию и введена в оборот приказом руководителя, она легитимна.

Когда лучше поставить гербовую печать?

Несмотря на разрешение использовать печать отдела кадров, в некоторых случаях рекомендуется использовать основную (гербовую) печать организации:

• Если в организации вообще не заводилась печать отдела кадров.
• Если трудовая книжка оформляется для работника, который будет работать в государственном органе, где требования к оформлению документов могут быть строже.
• При оформлении дубликатов, чтобы исключить любые возможные вопросы от Пенсионного фонда (хотя сейчас это СФР) или будущих работодателей.

Где печать ставить НЕ нужно?

Важно помнить, что печать не ставится хаотично. Существуют места, где ее наличие может быть расценено как нарушение правил ведения:

• Книга учета движения трудовых книжек: Печатью отдела кадров заверять эту книгу не допускается, она ведется с использованием нумерации и прошивки, но не требует постоянного штампования каждой строки печатью, если иное не установлено внутренними актами (хотя часто печать ставят на ьном листе книги).
• Лишние поля: Печать не должна перекрывать текст записи или подпись.

Резюме: Алгоритм действий для кадровика в 2026 году

Чтобы избежать ошибок и проблем с трудовым стажем сотрудника, следуйте этому алгоритму:

1. Проверьте наличие печатей: Убедитесь, что у организации есть действующая печать (основная или отдела кадров).
2. При приеме и увольнении: Ставьте печать в соответствующих графах. Если есть печать отдела кадров — используйте её, это ускорит процесс и разгрузит доступ к гербовой печати. Если есть только гербовая, ставьте её.
3. При изменении данных: Обязательно заверяйте изменения на ьном листе печатью.
4. Единый стандарт: Выберите один вариант (только гербовая или печать отдела кадров) и придерживайтесь его во всех трудовых книжках, чтобы обеспечить единообразие документооборота.

Помните: главное — это не форма печати (круглая с надписью «Отдел кадров» или «Организация»), а то, что она принадлежит данному работодателю и проставлена уполномоченным лицом в правильном месте. Отсутствие печати там, где она требуется, может создать проблемы работнику при подтверждении стажа, поэтому контроль за этим параметром — прямая обязанность специалиста по кадрам.