Работодатель имеет полное право поощрять своих сотрудников за добросовестный труд, а также за индивидуальные и коллективные достижения․ В ряде случаев информация о награждении или присвоении звания обязательно заносится в трудовую книжку работника․ Однако при оформлении таких записей необходимо соблюдать строгие правила и учитывать нюансы действующего законодательства․
Какие звания и награды подлежат внесению в трудовую книжку?
Факт награждения трудящегося или присвоения ему почетного звания должен быть зарегистрирован в его трудовой книжке․ При этом следует обратить внимание на важное правило: в документе делается запись не обо всех мерах поощрения․ Запись не может быть обобщённой․ В каждом конкретном случае она должна чётко отражать, какой именно наградой или поощрением отмечен сотрудник и за какие конкретные заслуги;
В соответствии с законодательством, в трудовую книжку вносятся сведения о следующих награждениях и поощрениях за трудовые заслуги:
- О награждении государственными наградами, в т․ч․ о присвоении государственных почетных званий (на основании соответствующих указов и иных решений государственных органов);
- О награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками и значками;
- О других видах поощрения, которые предусмотрены законодательством, коллективными договорами, Правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине․
Это значит, что если сотрудник получает почетное звание (например, «Лучший работник») или получает ценный подарок как благодарность за продуктивный труд, этот факт в обязательном порядке отображается в трудовой книжке․
Ведомственные и корпоративные звания
Правилами внутреннего трудового распорядка или Коллективным договором организации в частном порядке могут быть учреждены свои собственные награды․ Получение таких наград также отражают в трудовой книжке․
Присвоение корпоративного или ведомственного звания, как правило, проводится торжественно — перед всем трудовым коллективом․ Процедура сопровождается вручением:
- Свидетельства или диплома;
- Ленты, содержащей соответствующую надпись;
- Значка организации, изготовленного по специальному заказу․
Возможные формулировки для таких званий могут быть различными, например: «Лучший слесарь», «Лучший по профессии повар» и т․д․․ Исторически в трудовых книжках можно встретить и советские формулировки, например: «Ударник 12-й пятилетки»․ Однако важно помнить: если в старой записи о присвоении звания не указано, каким органом государственной власти оно присвоено, такая запись считается неполной и может вызвать вопросы у кадровиков или пенсионных органов․
Сроки внесения записей
Инструкция не предусматривает точных единых сроков внесения записей о поощрениях в трудовые книжки, за исключением случаев с государственными наградами․ Тем не менее, согласно пункту 9 Порядка № 320н, запись о награждении в трудовую книжку вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя не позже пяти рабочих дней со дня издания приказа․ Для государственных наград сроки привязываются к дате официального указа или иного решения․
Порядок оформления записи
Запись о награждении или присвоении звания вносится в специальный раздел трудовой книжки «Сведения о награждениях»․ При оформлении необходимо придерживаться следующего алгоритма:
- Основание для записи․ Внесение сведений происходит строго на основании соответствующего документа — указа, приказа (распоряжения) работодателя или иного распорядительного акта․
- ․ В виде заголовка (графа 3) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․
- Номер записи․ В графе 1 ставится порядковый номер записи․
- Дата․ В графе 2 указывается дата внесения записи арабскими цифрами (например, )․
- Формулировка․ В графе 3 прописывается, кем и за какие заслуги присвоено звание или выдана награда․ Формулировка должна точно соответствовать приказу․ Например: «Присвоено звание «Лучший по профессии повар» за достижение высоких показателей в труде»․
- Реквизиты документа․ В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа (приказа, указа), на основании которого внесена запись․
Важные нюансы
Законодательство обязывает работодателя указывать в книжке данные о проведенных награждениях — как материальных, так и нематериальных․ При этом категорически запрещается делать обобщенные записи (например, просто «Награжден по итогам года» без указания конкретной награды и заслуг)․
Также стоит отметить, что при приеме на работу в трудовой книжке можно проставить штамп «Принят в․․․ на должность․․․», а чернилами вписать нужные данные, однако для раздела о награждениях использование штампов не практикуется, записи вносятся от руки разборчивым почерком синими, черными или фиолетовыми чернилами․
Внесение сведений о присвоении звания в трудовую книжку — это не просто формальность, а важное подтверждение профессионального пути сотрудника․ Грамотно и своевременно оформленная запись подчеркивает ценность работника, его преданность делу и может сыграть решающую роль при дальнейшем карьерном росте или назначении пенсии․ Поэтому кадровым специалистам следует крайне внимательно относиться к формулировкам, срокам и основаниям для внесения таких записей․