Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в кадровом делопроизводстве. С тех пор как у сотрудников появилась возможность отказаться от бумажного формата, у работодателей возник закономерный вопрос: как именно теперь оформлять увольнение? Разбираемся, какой документ необходимо выдать работнику, если его трудовая ведется в электронном виде, и в какие сроки это нужно сделать.
Главный документ при увольнении с ЭТК — форма СТД-Р
Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и отказался от ведения бумажной, то вместо традиционной бумажной книжки с записью об увольнении работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Форма СТД-Р была специально разработана для предоставления работнику информации о его стаже и кадровых перемещениях у конкретного работодателя. Этот документ является полноценным аналогом выписки из бумажной трудовой книжки.
Что должно быть указано в форме СТД-Р?
Согласно правилам заполнения (п. 2.6 Порядка), в форме СТД-Р работодатель обязан отразить:
- Полные данные о периоде работы сотрудника в данной организации (от даты приема до даты увольнения);
- Все кадровые мероприятия, произошедшие за время работы: переводы, повышение квалификации и т.д.;
- Сведения о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
В каких случаях выдается СТД-Р?
Законодательство четко регламентирует ситуации, когда работодатель обязан предоставить эту форму:
- При увольнении сотрудника — это строго обязательное требование (ст. 84.1 ТК РФ). Выдать СТД-Р нужно непосредственно в день прекращения трудовых отношений.
- По заявлению работника в период текущей работы. Если сотрудник, ведущий ЭТК, обратится с письменным запросом, работодатель обязан выдать ему справку СТД-Р в течение трех рабочих дней.
В каком формате выдается документ?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставить информацию о трудовой деятельности способом, который указал в заявлении сам работник. Существует два варианта:
Бумажный вариант
Документ распечатывается на бумажном носителе и выдается на руки сотруднику. Бумажная форма СТД-Р должна быть надлежащим образом заверена подписью работодателя или лица, ответственного за ведение кадрового учета, а также печатью организации (при ее наличии).
Электронный вариант
Если сотрудник запросил документ в электронном виде, форма СТД-Р направляется ему в формате PDF или XML. В этом случае документ в обязательном порядке должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя. Простая электронная подпись или отсутствие подписи делают электронный документ недействительным.
Сроки выдачи: день в день
Очень важно соблюдать установленные законом сроки. При увольнении выдача трудовой книжки или формы СТД-Р производится непосредственно в день прекращения трудовых взаимоотношений (в последний рабочий день сотрудника). Задержка выдачи документа является нарушением трудового законодательства и может привести к судебным спорам и штрафам для работодателя.
Что еще нужно выдать сотруднику при увольнении?
Выдача СТД-Р или бумажной трудовой книжки — это лишь часть процесса. В последний рабочий день сотрудник также обязательно должен получить:
- Расчетный листок с расшифровкой всех выплат и удержаний;
- Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения (для расчета больничных на новом месте);
- Выписки из отчетности о трудовом стаже и пенсионных взносах (формы ЕФС-1 и др.).
Кроме того, по письменному заявлению сотрудника (согласно ст. 62 ТК РФ), работодатель обязан в день расторжения договора выдать:
- Копии приказов о приеме на работу, переводах и увольнении;
- Справку 2-НДФЛ;
- Иные документы, связанные с работой.
Важный нюанс: если у сотрудника осталась бумажная книжка
Не стоит забывать о тех сотрудниках, которые сохранили бумажную трудовую книжку, но при этом подали заявление о переходе на ЭТК в процессе работы. При их увольнении работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку и выдать ее на руки;
- Одновременно предоставить выписку из электронной трудовой книжки (по форме СТД-Р или СТД-ВР), в которой будет отражен факт подачи заявления о переходе на электронный формат.
Резюме
Если ваш сотрудник полностью перешел на электронную трудовую книжку, бумажный бланк вам больше не нужен. В день увольнения вы обязаны выдать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р — на бумаге (с печатью и подписью) или в электронном виде (с УКЭП), в зависимости от выбора работника. Главное, сделать это строго в последний рабочий день, чтобы избежать нарушений закона.