Сегодня 03:03:34 () и тема забытой трудовой книжки остаётся актуальной, несмотря на переход к электронному учёту трудовой деятельности. Ниже – подробный разбор ситуации, правовые основания, практические рекомендации для обеих сторон и ответы на часто задаваемые вопросы.

Почему трудовая книжка всё ещё важна?

• Подтверждение стажа и опыта. Трудовая книжка (или её электронный аналог) содержит записи о всех местах работы, должностях, периодах и основаниях увольнения.
• Основание для начисления пенсии и социальных выплат. Пенсионный фонд использует данные из трудовой книжки при расчёте страхового стажа.
• Юридический документ. При спорах с работодателем (например, о невыплате заработной платы) трудовая книжка служит доказательством факта трудовых отношений.

С 1 января 2021 г. в России введён обязательный электронный трудовой стаж (ЭТС). Работодатели обязаны передавать сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников в Пенсионный фонд РФ через форму СЗВ‑ТД. Однако бумажная трудовая книжка всё ещё может потребоваться в следующих случаях:

• Устройство на работу в организацию, которая пока не перешла на электронный учёт (например, некоторые небольшие ИП или организации с ограниченным доступом к интернету).
• Требование со стороны государственных органов (например, при оформлении визы, получении государственной субсидии).
• Личное предпочтение сотрудника вести бумажный документ.

Ситуация: кандидат заявил, что нигде не работает и забыл трудовую книжку

Рассмотрим типичный диалог на собеседовании:

Кандидат: «Я сейчас не работаю, трудовую книжку забыл дома».
Директор: «Принять можно, мы оформим всё позже».

После собеседования кандидат был принят, и кадровая служба отправила форму СЗВ‑ТД в Пенсионный фонд. Давайте разберём, насколько это правомерно и какие шаги следует выполнить.

Что говорит законодательство?

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – при приёме на работу работодатель обязан потребовать от сотрудника документы, подтверждающие его личность, образование, профессиональные квалификации и, если требуется, трудовую книжку (или сведения о предыдущей работе).
• Федеральный закон № 27‑ФЗ «О страховых пенсиях» – работодатель должен в течение пяти рабочих дней после приёма сотрудника направить в ПФР сведения о приёме (форма СЗВ‑ТД);
• Постановление Правительства РФ от № 1845 – с ведение трудовых книжек осуществляется в электронной форме; бумажный экземпляр выдаётся только по заявлению сотрудника.

Из этих норм следует, что:

1. Запрос трудовой книжки при приёме на работу обязателен, если работодатель ведёт бумажный учёт.
2. Если работодатель перешёл на электронный учёт, достаточно получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных и передать сведения в ПФР через СЗВ‑ТД. Трудовая книжка в бумажном виде может не потребоваться.
3. Однако сотрудник всё равно должен предоставить сведения о предыдущей трудовой деятельности (например, выписку из электронной трудовой книжки, справку с предыдущего места работы или иной документ, подтверждающий стаж).

Что делать кандидату?

• Уточнить у работодателя, какой формат учёта используется. Если компания ведёт электронные трудовые книжки, достаточно предоставить СНИЛС и дать согласие на передачу данных в ПФР.
• Если требуется бумажная трудовая книжка – вернуться домой или в место её хранения и принести документ в течение одного‑двух рабочих дней.
• В случае, если трудовая книжка действительно утеряна или повреждена, следует обратиться в отдел кадров последнего места работы за выдачей дубликата (ст. 66 ТК РФ).
• Можно также запросить выписку из электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через ПФР – этот документ имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке.

Что делать работодателю?

• Проверить, перешла ли организация на электронный учёт. Если да – оформить согласие на обработку персональных данных и отправить СЗВ‑ТД в ПФР.
• Если organisation всё ещё ведёт бумажные трудовые книжки – не допустить приёма без документа. Согласно ст. 65 ТК РФ, отсутствие трудовой книжки является основанием для отказа в приёме на работу, если иное не предусмотрено законом (например, для первой работы).
• В случае, если кандидат действительно не работает и это его первое место работы, можно принять его без трудовой книжки, но затем обязательно завести электронную трудовую книжку и передать сведения в ПФР.
• Оформить внутренний приказ о приёме на работу с указанием, что трудовая книжка будет оформлена позже (если это допустимо внутренними регламентами компании).
• Обеспечить контроль срока предоставления недостающего документа (например, установить срок – 5 рабочих дней) и предупредить кандидата о возможных последствиях за неуплату (отказ в продолжении трудового договора).

Пошаговая инструкция для работодателя при отсутствии трудовой книжки

1. Определить формат учёта (бумажный/электронный) в соответствии с внутренними локальными актами и требованиями законодательства.
2. Запросить у кандидата альтернативные документы:
   • СНИЛС;
   • Согласие на обработку персональных данных;
   • Выписка из электронной трудовой книжки (через Госуслуги или ПФР) либо справка с предыдущего места работы.
3. Оформить согласие на передачу данных в ПФР (если используется электронный учёт).
4. Подготовить и отправить форму СЗВ‑ТД в течение пяти рабочих дней после даты приёма.
5. Если требуется бумажная трудовая книжка:
   • Установить срок предоставления (например, 3 рабочих дня).
   • Предупредить кандидата о последствиях неуплака (приостановка испытательного срока, возможное расторжение договора).
   • После получения документа – внести запись в трудовую книжку и выдать её сотруднику под расписку.
6. Зафиксировать все действия во внутреннем документообороте (приказ о приёме, копия согласия, скриншот отправки СЗВ‑ТД, копия трудовой книжки или выписки).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять человека на работу без трудовой книжки, если это его первое место работы?

Да. Трудовая книжка заводится при первом приёме на работу. В этом случае достаточно оформить электронную трудовую книжку и отправить СЗВ‑ТД.

Что делать, если кандидат потерял трудовую книжку и не может получить дубликат?

Можно принять его на работу, оформив электронную трудовую книжку на основании сведений о предыдущей работе (справки, выписки из ПФР, трудового договора). При необходимости в дальнейшем можно запросить восстановление трудовой книжки через бывшего работодателя.

Нужно ли нотариально заверять выписку из электронной трудовой книжки?

Нет. Выписка, полученная через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно из ПФР, имеет официальный статус и не требует нотариального заверения.

Какие сроки установлены для предоставления трудовой книжки после приёма?

Закон не устанавливает жёсткий срок, но внутренние нормативные акты компании обычно предусматривают предоставление документа в течение 3‑5 рабочих дней. Задержка может повлечь дисциплинарные меры (выговор, увольнение за прогул) только если это прямо прописано в трудовом договоре или локальных актах.

Можно ли отказать в приёме из‑за отсутствия трудовой книжки?

Да, если работодатель ведёт бумажный учёт и отсутствие трудовой книжки противоречит ст. 65 ТК РФ. В случае электронного учёта отказ возможен только если кандидат не предоставил необходимые сведения о предыдущей работе (СНИЛС, согласие, выписку).

Рекомендации для кандидатов: как избежать подобных ситуаций

• Всегда храните трудовую книжку в надёжном месте (например, в личном сейфе или у доверенного лица).
• Сделайте фотокопию или скан трудовой книжки и сохраните её в защищённом облачном хранилище (Google Drive, Яндекс.Диск) – это поможет быстро предоставить документ при необходимости.
• Регулярно проверяйте наличие записи в электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги».
• При утере трудовой книжки немедленно обращайтесь к бывшему работодателю за дубликатом или запрашивайте выписку из ЭТС.
• Если вы впервые устраиваетесь на работу, подготовьте заранее СНИЛС и согласие на обработку персональных данных.

Забытая трудовая книжка на собеседовании – не катастрофа, но требует быстрого и грамотного реагирования обеих сторон. Главное – определить, какой формат учёта используется в компании, и действовать в соответствии с законодательством:

• При электронном учёте достаточно предоставить СНИЛС, согласие на обработку данных и, при необходимости, выписку из электронной трудовой книжки.
• При бумажном учёте трудовая книжка обязательна; её отсутствие допустимо только в случае первой работы или при наличии альтернативных документов, подтверждающих трудовой стаж.
• Своевременная отправка формы СЗВ‑ТД в Пенсионный фонд – обязательное условие легального оформления трудовых отношений независимо от наличия бумажного документа.

Соблюдая эти простые правила, и кандидат, и работодатель избежат недоразумений, штрафов и возможных споров в будущем.

Статья актуальна на 03:03:34. Информация может изменяться в связи с обновлением законодательства.