Карточка движения трудовых книжек (далее – КДТК) – это внутренний документ организации, предназначенный для учёта поступления, выдачи, хранения и возврата трудовых книжек сотрудников. Она позволяет контролировать соблюдение требований трудового законодательства, обеспечивать своевременное оформление и архивирование документов, а также упрощать взаимодействие с кадровой службой, бухгалтерией и проверяющими органами.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – оформление и хранение трудовых книжек);
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы и порядка ведения книги учёта движения трудовых книжек» (действует с поправками);
• Постановление Правительства РФ от № 1155 «О переходе на электронные трудовые книжки» (с учётом поправок 2023‑2026 гг.);
• Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом документообороте, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Для чего нужна КДТК

1. Контроль за движением документов – фиксирует каждый случай получения, выдачи, утраты или восстановления трудовой книжки.
2. Обеспечение законности – помогает избежать штрафов со стороны инспекции труда за неправильное ведение трудовых книжек.
3. Упрощение работы кадровой службы – все сведения собраны в одном месте, что ускоряет поиск нужной информации при оформлении отпусков, больничных, переводов и т.д.
4. Подготовка к проверкам – при проведении внеплановой или плановой проверки инспекторы могут быстро ознакомиться с журналом движения и убедиться в соблюдении требований.
5. Архивирование – после увольнения сотрудника карточка служит основанием для передачи трудовой книжки в архив организации или в Пенсионный фонд.

Структура карточки движения трудовых книжек

Классическая форма КДТК представляет собой таблицу, заполняемую вручную или в электронном виде. Ниже перечислены обязательные реквизиты:

Приведённая таблица – лишь пример. Организация может добавить дополнительные колонки, например:

• Основание события (приказ №, договор);
• ФИО лица, получившего книжку (при передаче третьему лицу – например, в Пенсионный фонд);
• Отметка о состоянии книжки (повреждена, требует восстановления).

Электронная и бумажная форма КДТК

Бумажная форма

Традиционно ведётся в виде журнала или отдельных листов формата А4, подшитых в дело. Преимущества:

• Не требует специального программного обеспечения;
• Легко доступна для проверяющих без доступа к сети;
• Минимальный риск потери данных при отключении электроэнергии.

Недостатки:

• Трудоёмкость при поиске информации;
• Риск механического повреждения или утраты листов;
• Сложность ведения резервных копий.

Электронная форма

С переходом на электронные трудовые книжки (с ) многие организации переводят и КДТК в электронный вид. Возможные варианты:

• Ведение в специализированных кадровых системах (1C:ЗУП, SAP SuccessFactors, «Гармония» и др.);
• Использование электронных таблиц (Excel, Google Sheets) с защитой листа и журналом изменений;
• Облачные сервисы документооборота (DocuSign, «Контур.Документы», «СБИС»).

Преимущества электронного варианта:

• Быстрый поиск по ФИО, табельному номеру, дате;
• Автоматическое формирование отчётов и выгрузка в регламентированные формы;
• Возможность настройки напоминаний о сроках хранения (например, 50 лет после увольнения);
• Лёгкое резервное копирование и обеспечение целостности данных.

Недостатки:

• Требования к информационной безопасности (защита от несанкционированного доступа);
• Необходимость обучения сотрудников работе с системой;
• Зависимость от технической инфраструктуры.

Порядок заполнения КДТК

1. Определение ответственного лица – обычно это специалист отдела кадров или уполномоченный сотрудник бухгалтерии.
2. Выбор формы ведения – бумажная журнала или электронная система.
3. Формирование первичной записи – при поступлении новой трудовой книжки (при приёме на работу, восстановлении после утери, переводе из другой организации) заполняется строка с указанием даты, ФИО, табельного номера, вида события и реквизитов книжки.
4. Подтверждение получения/выдачи – сотрудник, получающий книжку, расписывается в колонке «Подпись ответственного» (или ставит электронную подпись). При передаче книжки третьему лицу (например, в ПФР) делается отметка о получении расписки.
5. Контроль и сверка – раз в квартал ответственный проводит сверку фактического наличия книжек с записями в КДТК, фиксируя расхождения в колонке «Примечание».
6. Архивирование – после увольнения сотрудника и передачи его трудовой книжки в архив организации делается окончательная запись о передаче, после чего карточка считается закрытой по данному сотруднику.

Частые ошибки при ведении КДТК и способы их избежать

Ошибка 1: Пропуск записи о выдаче книжки

Последствие – невозможно доказать факт получения документа сотрудником, что может привести к штрафам при проверке.

Решение: ввести обязательную процедуру расписки в журнале сразу после выдачи; использовать чек‑лист при оформлении приказа о приёме.

Ошибка 2: Неправильное указание серии и номера книжки

Последствие – сложности при восстановлении книжки или при передаче в ПФР.

Решение: при получении книжки сразу сверять её реквизиты с данными в трудовом договоре и личном деле сотрудника; в электронной системе реализовать проверку формата (например, маска «АБ######»).

Ошибка 3: Отсутствие подписи ответственного лица

Последствие – запись считается недействительной.

Решение: назначить ответственного и фиксировать его ФИО в шаблоне журнала; в электронных системах использовать электронную подпись или логин/пароль с журналом действий.

Ошибка 4: Несвоевременное архивирование

Последствие – нарушение сроков хранения (50 лет) и риск утраты документа.

Решение: настроить автоматические напоминания в системе о необходимости передачи книжки в архив через установленный период после увольнения.

Пример заполнения КДТК в электронном виде (Excel)

Ниже представлен упрощённый шаблон, который можно скопировать в лист Excel и защитить от случайного изменения.

| A | B | C | D | E | F | G | H | I |
|---|-------------|--------------------|--------|---------------------------|-----------------|--------------------|------------|-----------------|
| 1 | № п/п | Дата события | ФИО | Табельный номер | Вид события | Номер и серия ТК | Кто выдал/принял | Подпись | Примечание |
| 2 | 1 | | Иванов Иван Иванович | 00123 | Выдача при приёме на работу | Серия АБ 123456 | Петрова С.А. | =HYPERLINK("mailto:petrova@example.com","Подпись") | Выдана в оригинале |
| 3 | 2 | | Сидорова Мария Петровна | 00456 | Возврат после увольнения | Серия ВГ 654321 | Петрова С.А. | =HYPERLINK("mailto:petrova@example.com","Подпись") | Получено распиской |

Примечание: столбец «Подпись» может содержать ссылку на электронную подпись или просто поле для ручного ввода ФИО ответственного.

Карточка движения трудовых книжек – неотъемлемая часть кадрового документооборота любой организации. Правильное ведение КДТК обеспечивает соблюдение трудового законодательства, снижает риски административных штрафов и упрощает взаимодействие с государственными органами и контрагентами. Выбор между бумажной и электронной формой зависит от организации, уровня автоматизации и требований информационной безопасности, но в любом случае важно соблюдать единый порядок заполнения, регулярно проводить сверку и обеспечивать надёжное хранение данных на протяжении всего срока их действия.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и практики ведения кадрового документооборота на 21 мая 2026 года.