Картотека трудовых книжек – это систематизированный реестр (в бумажном или электронном виде), в котором фиксируются сведения о выдаче, перемещении и возврате трудовых книжек работников. Картотека позволяет работодателю контролировать состояние каждой книжки, своевременно проводить её замену и обеспечивать соблюдение требований трудового законодательства.
Правовая основа
Основные нормативные документы, регламентирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, включают:
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждённая форма трудовой книжки (образец «Трудовая книжка — форма 320н») и порядок её ведения, хранения и замены.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑71) – общие требования к ведению трудовых книжек.
- Постановления правительства РФ о переходе к электронным трудовым книжкам (проект приказа, находившийся на общественном слушании в 2023 г.)
Документ № 320н вступил в силу с 1 сентября 2021 года и будет действовать до 13 мая 2026 года, после чего планируется дальнейшее обновление формы.
Что такое картотека трудовых книжек?
Картотека – это список (реестр) учёта всех трудовых книжек, находящихся в распоряжении работодателя. В ней фиксируются:
- Дата выдачи книжки сотруднику.
- Номер и серия книжки.
- ФИО сотрудника, дата рождения, ИНН (при необходимости).
- Дата возврата (при увольнении) и причины возврата.
- Сведения о замене (например, при переходе на новую форму 320н).
Картотека может вестись:
- На бумажном носителе – традиционный журнал‑картотека.
- В электронном виде – специализированные программы или облачные сервисы, позволяющие быстро искать и формировать отчёты.
Обязанности работодателя
Согласно приказу № 320н, работодатель обязан:
- Вести книгу учёта движения трудовых книжек (бумажный журнал) – фиксировать каждый факт выдачи, получения и замены книжки.
- Вести книгу учёта бланков трудовых книжек – отражать количество полученных от Гознака бланков и их распределение.
- Обеспечивать сохранность книжек: хранить их в закрытом, охраняемом помещении, недоступном посторонним лицам.
- Своевременно заменять книжки старого образца (колхозный, советский) на новую форму 320н.
- Уведомлять работника о переходе на новую форму (по требованию, до 30 июня 2020 г. работодатели уже обязаны были проинформировать сотрудников).
Порядок ведения картотеки
Бумажный вариант
- Создание журнала – в начале года открывается новый журнал учёта движения книжек.
- Заполняются строки с указанием даты, ФИО, номера книжки, причины выдачи/возврата.
- При получении новых бланков от Гознака в журнале учёта бланков фиксируется количество, дата поступления и ответственный.
- При увольнении книжка возвращается в картотеку, в журнале делается отметка о возврате и причинах (например, «выдана в архив»).
Электронный вариант
Для автоматизации процесса многие организации используют специализированные программы (1С:Зарплата, SAP HR, «Трудовая книжка Онлайн» и др.). Основные функции:
- Автоматическое присвоение уникального идентификатора каждой книжке.
- Поиск по ФИО, номеру книжки, дате выдачи.
- Генерация отчётов о наличии/отсутствии книжек, о предстоящих заменах.
- Интеграция с единой государственной системой (при переходе на электронные трудовые книжки).
Хранение и защита трудовых книжек
Трудовые книжки относятся к документам, содержащим персональные данные. Поэтому их хранение должно соответствовать требованиям ФЗ «О персональных данных»:
- Помещение должно быть закрытым и ограниченным по доступу (ключ, электронный контроль).
- Температурный режим – не выше 25 °C, без прямого солнечного света.
- Регулярный инвентаризационный контроль (не реже одного раза в полугодие).
- В случае утраты – немедленно оформить акт утраты и уведомить сотрудника.
Специальные случаи
Крым
С 1 сентября 2021 г. в Республике Крым вводится обязательный переход на новую форму 320н. Работодатели обязаны заменить все «книжки колхозника» и старые советские образцы.
Электронные трудовые книжки
В 2024‑2025 гг. Министерство труда и соцзащиты РФ готовит проект приказа об обязательном переходе к электронным трудовым книжкам; При этом картотека будет вести себя как цифровой реестр, а физические бланки постепенно выводятся из оборота.
Практические рекомендации для работодателей
- Проведите аудит текущего состояния картотеки: проверьте наличие всех записей, соответствие формам 320н.
- Обновите политику хранения в соответствии с требованиями ФЗ 152 (о персональных данных).
- Внедрите электронную систему учёта (если её ещё нет) – это сократит количество ошибок и ускорит поиск.
- Обучите персонал, ответственный за ведение картотеки, правилам заполнения журналов и работе с программным обеспечением.
- Составьте план замены старых книжек на новую форму 320н, учитывая сроки выхода новых бланков от Гознака.
- Регулярно проводите инвентаризацию (каждые 6 мес.) и фиксируйте результаты в журнале.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как быстро найти нужную трудовую книжку в картотеке?
В бумажном варианте – по алфавитному индексу (ФИО) и номеру строки. В электронном – через поиск по ФИО, номеру книжки или дате выдачи.
Кому принадлежит трудовая книжка?
Трудовая книжка принадлежит работнику, но её хранение и учёт возлагаются на работодателя до момента её возврата при увольнении;
Можно ли использовать одну книжку для нескольких сотрудников?
Нет. Каждая трудовая книжка должна быть привязана к конкретному работнику и не может использоваться повторно.
Что делать, если книжка утеряна?
Составить акт утраты, уведомить сотрудника, оформить замену (выдать новую книжку) и зафиксировать факт в картотеке.
Нужна ли отдельная картотека для бланков?
Да. По приказу № 320н требуется вести книгу учёта бланков, в которой фиксируются полученные от Гознака бланки и их распределение по подразделениям.
Картотека трудовых книжек – это фундаментальный элемент кадрового учёта, обеспечивающий контроль над документами, соблюдение законодательных требований и защиту прав работников. Переход на новую форму 320н и дальнейшая цифровизация требуют от работодателей внимательности, своевременного обновления учётных процедур и внедрения современных информационных систем.
Соблюдая рекомендации, изложенные в настоящей статье, вы сможете минимизировать риски, связанные с недостоверными данными, утерей документов и несоответствием требованиям Минтруда.
Полезные ссылки:
- Приказ Минтруда РФ от № 320н
- Гознак – поставщик бланков трудовых книжек
- Электронные трудовые книжки (проект)
- Картотека арбитражных дел – пример электронного реестра