Союзпечать – один из крупнейших российских издательско‑полиграфических холдингов, который помимо традиционной печати предлагает широкий спектр цифровых сервисов. Одним из самых востребованных направлений компании являются автоматизированные киоски для оформления и ведения трудовой книжки. В статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой данная услуга, как она работает, какие преимущества дает сотрудникам и работодателям, а также разберём юридические нюансы.
Содержание
- История и развитие проекта
- Что такое киоски Союзпечать?
- Как работает киоск: пошаговый процесс
- Преимущества для работников и работодателей
- Юридические аспекты и соответствие законодательству
- Часто задаваемые вопросы
История и развитие проекта
Идея автоматизации процесса ведения трудовых книжек возникла в начале 2010‑х годов, когда в России началось активное внедрение электронных сервисов в сфере труда. Союзпечать совместно с Министерством труда и социальной защиты РФ разработала концепцию «Киоск трудовой книжки», которая позволила:
- Сократить время оформления новых сотрудников;
- Уменьшить количество ошибок при заполнении записей;
- Обеспечить прозрачность и доступность информации для работников.
Первая серия киосков была установлена в 2015 году в крупных торговых центрах Москвы и Санкт-Петербурга; К 2023 году сеть расширилась до более чем 500 точек по всей России, включая региональные центры, филиалы государственных органов и крупные предприятия.
Что такое киоски Союзпечать?
Киоски – это интерактивные терминалы, оснащённые сенсорным экраном, принтером, сканером и модулем безопасного подключения к государственным информационным системам. Основные функции:
- Выдача новой трудовой книжки (печатной формы, соответствующей образцу, утверждённому Госкомтрудом).
- Внесение записей о приёме, переводе, повышении, увольнении и других событиях в трудовую книжку.
- Сканирование и хранение копий записей в электронном виде в облачном хранилище «Союзпечать‑ЭДО».
- Получение справок о трудовом стаже, начислениях и пр;
Как работает киоск: пошаговый процесс
Шаг 1. Регистрация в системе
- Подойдите к киоску и нажмите кнопку «Регистрация».
- Введите ИНН организации и номер сотрудника (или отсканируйте QR‑код, полученный от работодателя);
- Подтвердите личность с помощью паспортных данных или биометрии (скан отпечатка пальца/распознавание лица).
Шаг 2. Выбор услуги
- «Получить новую трудовую книжку»;
- «Внести запись о приёме/увольнении»;
- «Получить справку о стаже»;
- «Обновить данные (смена ФИО, фамилия, отчество)».
Шаг 3. Заполнение данных
Система автоматически подгружает сведения из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и Госуслуги. Работник проверяет их, вносит необходимые поправки и подтверждает.
Шаг 4. Печать и подпись
После подтверждения система отправляет запрос на печать. На принтере выдаётся трудовая книжка в официальном виде (формат А5, бумага повышенной плотности). Работодатель (или уполномоченный представитель) ставит подпись и печать через встроенный сканер подписи.
Шаг 5. Электронный архив
Все введённые данные сохраняются в облачном архиве. Работник получает QR‑код, который позволяет в любой момент просмотреть электронную копию записи через мобильное приложение «Союзпечать – Трудовая книжка».
Преимущества для работников и работодателей
Для сотрудников
- Скорость – оформление занимает от 5 до 10 минут.
- Прозрачность – каждый сотрудник может в любой момент проверить записи в своей книжке.
- Удобство – киоски работают круглосуточно в большинстве торговых центров.
- Безопасность – данные передаются по зашифрованным каналам, а копии хранятся в облаке;
Для работодателей
- Снижение нагрузки на HR‑отдел: автоматический ввод данных из ERP‑систем.
- Сокращение ошибок при заполнении записей (контроль формата, обязательных полей).
- Соответствие требованиям законодательства (автоматический контроль сроков, формулировок).
- Экономия средств – нет необходимости держать в офисе отдельный принтер и бумагу.
Юридические аспекты и соответствие законодательству
Трудовая книжка в России регулируется Трудовым кодексом РФ и постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. (инструкция о порядке ведения трудовых книжек). Ключевые требования, которые соблюдаются в киосках Союзпечать:
- Формат и содержание книжки полностью соответствуют образцу, утверждённому постановлением.
- Все записи делаются в записной форме (дата, название организации, должность, основания, подпись руководителя).
- Электронные копии признаются в суде только при наличии оригинала, однако они служат вспомогательным доказательством.
- Система обеспечивает аудит‑трассировку: каждый ввод записей фиксируется с указанием даты, времени и идентификатора пользователя.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Где находятся киоски Союзпечать?
Киоски размещены в крупных ТЦ, офисных парках, а также в отделениях государственных органов (пункт выдачи документов, ФМС). Полный список точек доступен в мобильном приложении и на официальном сайте.
Нужно ли платить за выдачу трудовой книжки?
Для большинства организаций услуга предоставляется бесплатно как часть корпоративного пакета. В редких случаях (самостоятельное обращение гражданина) может взиматься небольшая плата за печать (около 200 руб);
Можно ли изменить уже внесённую запись?
Изменения допускаются только в случае ошибки. Работодатель подает запрос через систему, и после проверки специалистом HR запись корректируется.
Как восстановить утерянную трудовую книжку?
В случае утери необходимо подать заявление в отдел кадров. Через киоск можно оформить замену – система автоматически переносит все записи из электронного архива в новую книжку.
Как обеспечить конфиденциальность персональных данных?
Все данные шифруются по протоколу TLS 1.3, хранятся в дата‑центрах, отвечающих требованиям ФСТЭК России. Доступ к архиву имеет только уполномоченный персонал и сам сотрудник через защищённый QR‑код.
Киоски Союзпечать стали важным звеном в современной системе трудовых отношений в России. Они позволяют ускорить процесс оформления, снизить количество ошибок и обеспечить прозрачность ведения трудовой книжки. Благодаря интеграции с государственными реестрами и соблюдению всех нормативных требований, данное решение полностью соответствует законодательству и отвечает потребностям как работников, так и работодателей.
Если вы хотите внедрить автоматизированную систему ведения трудовых книжек в своей организации, обратитесь к представителям Союзпечать – они помогут подобрать оптимальный пакет услуг, установить киоски и обучить персонал.
Дата публикации: 21 мая 2026 г.