Вопрос о том, как правильно классифицировать расходы, связанные с приобретением и выдачей трудовых книжек, часто вызывает затруднения у бухгалтеров и финансовых специалистов. В этой статье разберёмся, какие статьи расходов применяются в соответствии с законодательством РФ, как отражать эти операции в бухгалтерском учете и как они влияют на налоговую базу.
Правовые основы
Трудовой кодекс РФ
Согласно статьям 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, для которого работа в компании является основной. Это обязательство распространяется на все работодатели, за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
Налоговый кодекс РФ
В соответствии с статьей 252 Налогового кодекса РФ расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей признаются экономически обоснованными. Плата, взимаемая работодателем с работника за выдачу книжки, признаётся внереализационным доходом организации.
Письма Минфина России
- Письмо Минфина от N 07‑05‑06/242: расходы на приобретение бланков и вкладышей относятся к прочим расходам (КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг»).
- Письмо Минфина от N 07‑05‑06/18: подтверждает, что плата за выдачу трудовой книжки признаётся внереализационным доходом.
Федеральный закон от N 439‑ФЗ
В статье 2, пункт 8 этого закона уточняет порядок формирования сведений о трудовой книжке, включая переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Виды трудовых книжек и их учет
Бумажная трудовая книжка (БТК)
До 2023 года основным форматом была бумажная трудовая книжка. При её приобретении и выдаче в бухгалтерском учёте применяются следующие правила:
- Стоимость бланка и вкладыша включается в прочие расходы (КВР 244).
- Плата, взимаемая с работника, признаётся внереализационным доходом (счёт 90).
- Приём на работу: проводка – 10 «Основные средства» → 50 «Расчёты с поставщиками» (если бланк приобретён в кредит).
- Выдача: проводка – 50 «Расчёты с поставщиками» → 90 «Внереализационный доход».
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. При переходе на ЭТК бумажную книжку выдаётся только при необходимости (например, при смене статуса работника). В учёте ЭТК:
- Не учитываются расходы на бланки, так как они не выдаются.
- Плата за выдачу бумажной книжки при переходе на ЭТК фиксируется как внереализационный доход.
- Приём на работу: проводка – 10 «Основные средства» → 90 «Внереализационный доход» (если работник платит за бумажную книжку).
Новая форма трудовой книжки (с 1 января 2023 г.)
Новый образец книжки, утверждённый приказом Минтруда 320Н от , не меняет принципиально учётную политику, но требует соблюдения новых требований к содержанию и оформлению записей.
Как правильно классифицировать расходы
Расходы на бланки и вкладыши
Эти расходы относятся к прочим расходам (КВР 244). В бухгалтерском учёте они отражаются на счёте 10 «Основные средства» (если бланк считается активом) или напрямую на счёте 20 «Товары» (если бланк не хранится как актив). В большинстве случаев они учитываются как прочие расходы (счёт 60 «Прочие расходы»).
Плата за выдачу трудовой книжки
Плата, взимаемая с работника, признаётся внереализационным доходом (счёт 90 «Внереализационный доход»). Это позволяет уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль, так как доход считается не относящимся к основной деятельности.
Учет при переходе на ЭТК
Если работник платит за бумажную книжку при переходе на электронную, то:
- Расходы на бланк – прочие расходы.
- Плата – внереализационный доход.
Практические примеры проводок
Приобретение бланка трудовой книжки
Покупка бланка в кредит:
Дт 10 «Основные средства» 1 000 ₽ Кт 50 «Расчёты с поставщиками» 1 000 ₽
Выдача бумажной трудовой книжки
Плата за выдачу 200 ₽:
Дт 50 «Расчёты с поставщиками» 200 ₽ Кт 90 «Внереализационный доход» 200 ₽
Переход на электронную трудовую книжку
Плата за бумажную книжку при переходе 150 ₽:
Дт 10 «Основные средства» 150 ₽ Кт 90 «Внереализационный доход» 150 ₽
Влияние на налоговую базу
Расходы на бланки и вкладыши уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, поскольку они признаются экономически обоснованными. Плата за выдачу, признанная внереализационным доходом, не входит в расчёт основной прибыли, что также снижает налоговую нагрузку.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК? – Да, в некоторых случаях, например, при смене статуса работника, но это должно быть оформлено в соответствии с действующим законодательством.
- Как учитывать расходы, если работник оплачивает их самостоятельно? – Расходы остаются прочими расходами, а плата – внереализационным доходом.
- Нужно ли учитывать стоимость бланка как актив? – В большинстве случаев бланк не храниться как актив, поэтому его стоимость учитывается как расход. Если же бланк хранится и может быть использован повторно, его можно отнести к основным средствам.
Классификация расходов, связанных с трудовыми книжками, определяется рядом нормативных актов: Трудовым кодексом, Налоговым кодексом, письмами Минфина и Федеральным законом о трудовых книжках. В бухгалтерском учёте расходы на бланки и вкладыши фиксируются как прочие расходы (КВР 244), а плата за выдачу – как внереализационный доход. Это позволяет уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль и соответствует требованиям законодательства.
При переходе на электронные трудовые книжки необходимо соблюдать новые требования к оформлению записей и учитывать, что бумажные книжки выдаются только при необходимости. В любом случае, правильный учёт поможет избежать налоговых рисков и обеспечит прозрачность финансовой отчётности.