Дата публикации: 22 мая 2026 года

Что такое бланк учета трудовых книжек?

Бланк учета трудовых книжек — это официальный документ, который ведется работодателем для фиксирования движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Он необходим для:

• Контроля за сохранностью бланков трудовых книжек;
• Учета выдачи и получения трудовых книжек сотрудниками;
• Ведения статистики по движению трудовых книжек;
• Соблюдения требований трудового законодательства;
• Подготовки отчетности перед контролирующими органами.

Нормативная база

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 80, 230 и др.);
2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
3. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4. Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
5. Письмо Роструда от 5 августа 2022 г. № 02-01-10/22-146.

Какие книги учета необходимо вести?

В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан вести следующие книги учета:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним — основной документ, в котором фиксируются все операции по выдаче, получению и хранению трудовых книжек;
2. Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — документ, предназначенный для учета самих бланков трудовых книжек и вкладышей, их поступления, выдачи и списания.

Структура и содержание книги учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек должна содержать следующие разделы и графы:

Основные графы книги учета:

• Порядковый номер записи — для удобства поиска;
• Дата — дата совершения операции (выдача, получение, списание);
• Фамилия, имя, отчество работника — полные данные сотрудника;
• Табельный номер, внутренний идентификатор сотрудника;
• Должность — занимаемая должность на момент операции;
• Основание — ссылка на приказ или распоряжение;
• Примечание, дополнительная информация (например, причина выдачи, состояние книжки и т.д.).

Структура книги учета бланков трудовых книжек

Книга учета бланков трудовых книжек содержит следующие основные графы:

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

Ниже представлен образец заполнения книги учета движения трудовых книжек:

Образец заполнения книги учета бланков трудовых книжек

Пример заполнения книги учета бланков трудовых книжек:

Как правильно оформить бланк учета трудовых книжек?

Типичные ошибки при ведении учета трудовых книжек

Наиболее распространенные ошибки, которые допускают работодатели:

• Отсутствие книги учета — многие организации не ведут книгу учета вообще, что является грубым нарушением;
• Неправильное заполнение — отсутствие необходимых граф, неверные даты, неточные ФИО;
• Отсутствие подписей и печатей, книга не подписана ответственным лицом или не скреплена печатью;
• Несвоевременное внесение записей — записи вносятся с задержкой, что искажает реальную картину;
• Отсутствие ссылок на приказы — нет подтверждающих документов на операции с трудовыми книжками;
• Хранение в электронном виде — книга должна вестись только на бумажном носителе;
• Несоблюдение сроков хранения, книга хранится менее 50 лет после увольнения последнего работника.

Ответственность за нарушение правил ведения учета трудовых книжек

За нарушение правил ведения учета трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

Как скачать бланк учета трудовых книжек?

Вы можете скачать готовые бланки книг учета трудовых книжек в формате Word или Excel:

Рекомендации по ведению учета трудовых книжек

• Назначьте ответственного сотрудника — один человек должен быть ответственным за ведение книги учета;
• Регулярно проверяйте записи — не реже одного раза в месяц проверяйте соответствие записей в книге реальному положению дел;
• Используйте шаблоны, используйте готовые бланки, чтобы избежать ошибок в оформлении;
• Храните книгу в сейфе — книга учета должна храниться в надежном месте, защищенном от несанкционированного доступа;
• Своевременно вносите изменения — все операции должны быть отражены в книге в день их совершения;
• Проводите инструктаж для сотрудников — обучите сотрудников, ответственных за ведение учета, правилам работы с книгой;
• Соблюдайте сроки хранения — помните, что книга учета хранится 50 лет после увольнения последнего работника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

❓ Можно ли вести книгу учета в электронном виде?

Нет. Согласно действующему законодательству, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна вестись исключительно на бумажном носителе (п. 41 Приказа Минтруда России № 320н).

❓ Какие документы подтверждают операции с трудовыми книжками?

Все операции с трудовыми книжками должны быть подтверждены соответствующими приказами или распоряжениями работодателя. Например:

• Приказ о приеме на работу;
• Приказ о переводе на другую должность;
• Приказ об увольнении;
• Распоряжение о выдаче дубликата трудовой книжки;
• Приказ о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

❓ Как часто нужно проверять книгу учета?

Рекомендуется проверять книгу учета не реже одного раза в месяц, чтобы своевременно выявлять и исправлять ошибки.

❓ Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна работодателем, он обязан:

1. Выдать работнику дубликат трудовой книжки;
2. Внести соответствующую запись в книгу учета;
3. Уплатить штраф за нарушение правил ведения учета;
4. Возместить работнику материальный ущерб, если это применимо.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним — это обязательная процедура, установленная законодательством Российской Федерации. Правильное ведение учета позволяет:

• Избежать административных штрафов;
• Соблюсти права работников;
• Обеспечить сохранность трудовых книжек;
• Подготовить необходимую документацию для проверок;
• Обеспечить прозрачность и порядок в кадровом учете.

Скачайте готовые бланки книг учета, следуйте рекомендациям и своевременно вносите изменения — это поможет избежать проблем с контролирующими органами и обеспечит правильное ведение кадрового учета.

Дополнительные материалы:

• Образец приказа о назначении ответственного за ведение книги учета
• Инструкция по заполнению трудовых книжек
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 320н)

Статья подготовлена с учетом требований законодательства Российской Федерации по состоянию на май 2026 года.