Одной из ключевых задач отдела кадров любой организации является правильный и своевременный учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот процесс регламентирован нормативными актами и обеспечивает юридическую чистоту кадрового документооборота. В статье подробно разберем‚ что такое книга учета движения трудовых книжек‚ как ее вести и как регистрировать вкладыши.
Что такое книга учета движения трудовых книжек и вкладышей?
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним — это внутренний документ организации‚ который служит для регистрации всех операций с бланками трудовых книжек: их получение от сотрудников при приеме на работу‚ выдачу впервые устраивающимся‚ а также учет дубликатов (вкладышей).
Ведение этой книги обязательно для работодателей‚ так как она является основным источником информации для контроля за наличием и движением ценных бумаг. Требования к ней установлены‚ в частности‚ Приказом Минтруда России от № 69 (Приложение № 3) и актуальным Приказом Минтруда России от № 320н (для РФ). В Республике Беларусь действует аналогичный документ — Инструкция‚ утвержденная Постановлением Минтруда РБ.
Форма книги учета: образец и структура
Унифицированной формы нет‚ но обязательным является использование типового образца‚ утвержденного вышеуказанными приказами. Основные графы книги включают:
- Номер п/п — порядковый номер записи.
- Дата приема на работу‚ заполнения трудовой книжки или вкладыша.
- Фамилия‚ имя‚ отчество сотрудника.
- Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней. Ключевой момент: в эту графу всегда заносится серия и номер именно самой трудовой книжки‚ даже если регистрируется вкладыш (дубликат) к ней.
- Наименование документа‚ на основании которого производится операция (приказ о приеме на работу‚ приказ о выдаче дубликата и т.д.).
- Подпись ответственного лица (обычно специалиста отдела кадров).
- Примечание, для дополнительных сведений.
Бланк книги учета можно скачать в формате Word на сайтах юридических справочников или на портале КонсультантПлюс (Приложение № 3 к Приказу Минтруда № 69).
Порядок регистрации трудовых книжек: пошаговая инструкция
Процесс регистрации состоит из нескольких этапов:
- Прием на работу нового сотрудника. Сотрудник передает свою трудовую книжку (или‚ если это первый опыт работы‚ получает новую) в отдел кадров.
- Внесение записи в книгу учета. Кадровик делает новую запись в книге учета‚ указывая:
- Дату приема на работу.
- ФИО сотрудника.
- Серию и номер полученной трудовой книжки (например‚ серия 00 № 123456).
- Номер и дату приказа о приеме на работу (в графу 9 по образцу).
- Оформление самой трудовой книжки. После регистрации в книге учета в трудовую книжку вносятся все необходимые записи (основание приема‚ должность‚ условия труда и т.д.).
Важный нюанс: Если сотрудник уже работает в организации и ему выдается дубликат трудовой книжки (вкладыш)‚ то в графе 9 (с номером документа) указывается номер приказа о выдаче дубликата‚ а не о приеме на работу. Если такой приказ не требовался‚ ставится прочерк.
Регистрация вкладышей (дубликатов) к трудовым книжкам
Здесь часто возникает путаница. Вкладыш — это не отдельный бланк‚ а часть дубликата трудовой книжки‚ выдаваемого при утере или порче оригинала.
Правила регистрации вкладышей:
- Вкладыш регистрируется в той же строке книги учета‚ что и оригинальная (первичная) трудовая книжка этого сотрудника.
- В графе «Серия и номер» указывается серия и номер оригинальной трудовой книжки‚ а не какой-либо номер вкладыша. Это главное правило‚ которое подтверждается практикой и разъяснениями контролирующих органов.
- В графе «Наименование документа» указывается приказ о выдаче дубликата (вкладыша).
- Таким образом‚ по одной трудовой книжке (с ее историей) ведется только одна запись в книге учета‚ даже если впоследствии был оформлен дубликат.
Некоторые специалисты ошибочно регистрируют вкладыш как новую книжку‚ выделяя его отдельной строкой. Это нарушение ведения учета.
Кто ведет и где хранится?
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ведет специалист отдела кадров (кадровик). Она является документом строгой отчетности.
После окончания календарного года книга не уничтожается. Ее‚ наряду с подлинными трудовыми книжками (и вкладышами) сотрудников‚ которые уже уволились‚ необходимо передать в архив организации на хранение. Срок хранения — 75 лет (как и сами трудовые книжки).
Если организация ликвидируется‚ вся документация‚ включая эту книгу‚ передается на хранение в государственный или муниципальный архив.
Что еще важно помнить? Краткая памятка
- Обязательность: Книга учета ведется всеми работодателями (юрлицами и ИП)‚ использующими трудовые книжки.
- Единство записи: Один сотрудник = одна запись в книге учета‚ даже если был дубликат (вкладыш).
- Номер в графе «Серия и номер»: Всегда указывается серия и номер именно трудовой книжки‚ а не вкладыша.
- Основание: Для каждой операции (прием‚ увольнение‚ выдача дубликата) должен быть соответствующий приказ или распоряжение работодателя.
- Архив: После увольнения сотрудника его трудовая книжка (и копия записи о ней в книге учета) отправляется в архив. Сама книга учета хранится 75 лет.
- Актуальность: Всегда сверяйтесь с действующей редакцией Приказа Минтруда России № 320н (или местного законодательства‚ если вы в РБ). Правила могут уточняться.
Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей — это не формальность‚ а важнейший элемент кадрового делопроизводства‚ защищающий как интересы работника‚ так и работодателя. Правильная регистрация‚ особенно в части учета вкладышей‚ исключает проблемы при проверках‚ при увольнении сотрудников и при необходимости восстановления документов. Соблюдение простых‚ но четких правил‚ описанных выше‚ позволит избежать ошибок и гарантирует порядок в документации отдела кадров.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций всегда обращайтесь к тексту действующих нормативных правовых актов или консультируйтесь с юристом.