Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника.
Для правильного ведения кадрового учёта работодателю необходимо вести отдельную книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей. В этой статье разберём, как правильно вести такой учёт, какие формы использовать, какие операции регистрировать и где можно скачать готовые образцы.
Что такое книга учета движения трудовых книжек?
Книга учета движения трудовых книжек (КУДТ) – это приходно‑расходная книга, в которой фиксируются все операции с бланками трудовых книжек и вкладышами: выдача, возврат, списание, покупка новых бланков, внесение платы за бланк и прочие изменения. В соответствии с п. 41 Правил и постановлением Минтруда России от № 69, каждый работодатель обязан вести эту книгу.
Зачем нужен учёт бланков?
- Контроль количества пустых бланков и вкладышей.
- Отслеживание расходов на приобретение новых бланков.
- Обеспечение своевременной выдачи и возврата документов.
- Соблюдение требований законодательства о трудовых книжках.
Как вести учёт: пошаговая инструкция
- Приобретение бланков – в приходной части книги фиксируется дата, количество, поставщик и стоимость.
- Выдача бланка сотруднику – в книге фиксируется дата выдачи, ФИО работника, должность, а также подпись ответственного лица.
- Внесение платы за бланк – если работодатель оплачивает бланк, в книге фиксируется сумма и дата оплаты.
- Возврат бланка – при увольнении сотрудника фиксируется дата возврата и подпись.
- Списание бланка – при потере или уничтожении бланка фиксируется причина и дата списания.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек
Ниже приведён пример таблицы, которую можно использовать в Word или Excel. В реальном документе каждая строка соответствует отдельной операции.
| № | Дата операции | ФИО работника (если применимо) | Должность | Тип операции | Сумма (руб.) | Примечание | Подпись должностного лица |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2026‑03‑04 | Иванов Иван Иванович | Системный администратор | Выдача бланка | 0 | Первый бланк | Петров Петр Петрович |
| 2 | 2026‑03‑04 | Покупка бланков | 1500 | Поставщик: ООО «Трудовик» | Петров Петр Петрович | ||
| 3 | 2026‑03‑04 | Иванов Иван Иванович | Системный администратор | Внесение платы за бланк | 50 | Оплата за бланк | Петров Петр Петрович |
Обратите внимание, что в официальных документах допускается добавление дополнительных граф, если это необходимо для конкретной организации.
Где скачать готовые образцы?
- «Моё дело» – сайт, где можно скачать бланк книги учета бланков трудовых книжек (редакция 1 от ).
- nalog‑nalog.ru – предлагает загружать форму журнала учета трудовых книжек, утверждённую постановлением Минтруда ( № 69).
- КонсультантПлюс – в приложении N 3 к постановлению Минтруда можно найти форму книги учета движения трудовых книжек.
- Системы кадров, такие как «Кадры» и «HR‑Suite», обычно включают шаблоны для учёта бланков в своих пакетах.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать собственный бланк? – Да, работодатель вправе использовать собственный бланк документа, при условии, что он соответствует требованиям законодательства и содержит все обязательные поля.
- Какой срок хранения книги учета? – Книга должна храниться в течение 10 лет после окончания работы сотрудника.
- Что делать при потере бланка? – Фиксировать списание в книге, а затем оформить новый бланк и внести запись о его выдаче.
- Нужна ли подпись сотрудника при выдаче? – В обязательном порядке подпись сотрудника не требуется, но рекомендуется фиксировать факт выдачи в книге.
Ведение книги учета движения трудовых книжек – это не просто формальность, а важный элемент кадрового учёта, который обеспечивает прозрачность и законность работы с документами. Следуйте официальным требованиям, используйте проверенные образцы и регулярно обновляйте данные. Это поможет избежать штрафов и проблем с налоговыми органами.
Если вам нужна более подробная инструкция или готовый шаблон, обратитесь к официальным источникам: постановление Минтруда от № 69, п; 41 Правил и сайт «Моё дело».