Ведение учета трудовых книжек и вкладышей – обязательная часть кадровой работы любой организации․ С 2026 года правила стали более гибкими, но при этом сохраняют строгую структуру и требования к документам․ Ниже приведены основные положения, рекомендации и образцы заполнения․
Что такое книга учета движения трудовых книжек?
Книга учета движения трудовых книжек (далее – КУТК) – это журнал, в котором фиксируется:
- Приём новых трудовых книжек от сотрудников при их поступлении на работу;
- Выдача новых или заменённых трудовых книжек и вкладышей;
- Уничтожение испорченных или утраченных бланков․
КУТК ведётся кадровой службой или подразделением, ответственным за оформление приема и увольнения работников․
Обязательные сведения в КУТК
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 225 и Постановлением Минтруда России от № 69 (приложение 3) в каждой строке журнала должны быть указаны:
- Дата приема на работу (или даты заполнения вкладыша);
- Фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки;
- Серия и номер трудовой книжки или вкладыша;
- Должность, профессия, специальность (если применимо);
- Подпись работника (при выдаче) и подпись руководителя (при регистрации)․
В графе 9 (дата и номер документа о приёме на работу) ставится прочерк, если запись относится к уже работающему сотруднику, который получает вкладыш․
Как правильно оформлять вкладыш
Вкладыш – это отдельный документ, который приклеивается к трудовой книжке․ При его оформлении важно:
- Заполнить ьную страницу вкладыша полностью до его вклеивания;
- Включить уникальный номер вкладыша и дату его выдачи;
- Подписать работника и руководителя;
- Вклеить вкладыш в трудовую книжку, а затем сразу же зарегистрировать его в КУТК․
Если вкладыш будет заменён, в КУТК фиксируется дата утилизации старого и дата выдачи нового․
Приходно‑расходная книга по бланкам трудовой книжки
В дополнение к КУТК существует приходно‑расходная книга, в которой фиксируется:
- Приход новых чистых бланков трудовой книжки и вкладышей;
- Расход – выдача сотрудникам;
- Утилизация испорченных бланков․
Если в процессе работы произошёл выбытие бланка, это отражается в приходно‑расходной книге, а затем в КУТК фиксируется поступление новой трудовой книжки․
Новые требования к оформлению в 2026 году
С 2026 года в правилах внесены следующие изменения:
- Работодатели могут самостоятельно разрабатывать форму КУТК и приходно‑расходной книги, но они должны быть утверждены руководителем и печатой организации;
- Скрепление журнала сургучной печатью и пломбирование больше не обязательны;
- В КУТК обязательно указывается дата и подпись руководителя, но печать может быть опущена, если в журнале есть подпись;
- Для электронного формата трудовой книжки работник может подписать вкладыш, если он был оформлен после приёма на работу․
Шаги по учёту новой трудовой книжки
- Приём на работу: сотрудник приносит свою трудовую книжку; кадровый специалист проверяет её наличие и целостность․
- Регистрация в КУТК: в новой строке фиксируются дата приёма, ФИО, серия/номер, должность и подписи․
- Выдача вкладыша (если требуется): оформляется вкладыш с уникальным номером, датой и подписью․
- Вклеивание вкладыша в трудовую книжку: после заполнения вкладыша его приклеивают в книгу;
- Подпись работника: при получении новой трудовой книжки работник подписывает вкладыш․
- Фиксация в приходно‑расходной книге: отмечается выдача новой трудовой книжки․
Пример заполнения КУТК
Ниже приведён образец таблицы, который можно использовать в электронном виде․ В таблице каждая строка соответствует отдельной записи о трудовой книжке․
| № | Дата приёма | ФИО | Серия/номер | Должность | Подпись работника | Подпись руководителя |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2026‑03‑01 | Иванов Иван Иванович | С1234567 | Инженер | ________ | ________ |
| 2 | 2026‑03‑02 | Петрова Мария Сергеевна | В7654321 | Менеджер | ________ | ________ |
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать электронный формат трудовой книжки? Да, при условии, что работник подписал электронный вкладыш и он отражён в КУТК․
- Что делать с испорченной трудовой книжкой? Утилизировать её, зарегистрировать в приходно‑расходной книге и в КУТК поставить отметку о уничтожении․
- Нужна ли печать на КУТК? Печать не обязательна, но подпись руководителя обязательна․
Правильный учет новых трудовых книжек и вкладышей обеспечивает прозрачность кадровой работы, соблюдение законодательства и защиту прав работников․ Следуя приведённым рекомендациям и шаблонам, вы сможете вести учёт без ошибок и задержек․
Если возникнут вопросы, обратитесь к КонсультантПлюс или в отдел кадров вашей организации․