Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника. В России её ведение регулируется Федеральным законом «О труде» и рядом нормативных актов Минтруда. В статье мы разберёмся‚ как правильно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них‚ какие правила применяются к отправке книжки по почте‚ как оформлять новые экземпляры и какие сроки хранения соблюдаются в 2026 году.

Что такое книга учета движения трудовых книжек?

Книга учета движения трудовых книжек (КУДТК) – это журнал‚ в котором фиксируются все операции с трудовыми книжками и их вкладышами: выдача‚ возврат‚ передача по почте‚ уничтожение и т.д; Она позволяет работодателю:

• Отслеживать наличие и состояние каждой книжки.
• Обеспечить прозрачность и контроль над учётом кадровой документации.
• Соблюдать требования Минтруда о хранении и передаче трудовых книжек.

Формы и бланки

В 2025 году Минтруда принял приложение N 3 к Постановлению № 69 от 10 октября 2003 г; – Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ключевые поля:

1. Дата приема на работу / заполнения трудовой книжки.
2. Фамилия‚ имя‚ отчество сотрудника.
3. Позиция‚ должность‚ отдел.
4. Дата выдачи / возврата книжки.
5. Номер и серия книжки.
6. Пояснение о причине операции (переход‚ увольнение‚ отправка по почте и т.д.).

Бланк доступен в формате MS‑Word и PDF на официальном сайте КонсультантПлюс и Госуслуге.

Как правильно оформить отправку трудовой книжки по почте?

В 2026 году в практике кадровиков закрепились два распространённых варианта заполнения:

• Вариант 3 – в графе 13 указывается «Трудовая книжка отправлена по почте»‚ а в графе 12 – дата получения работником на почте. Это позволяет отразить фактическую дату получения‚ а не просто факт отправки.
• Некоторые кадровики используют иную схему: в графе 12 фиксируют дату отправки‚ а в графе 13 – дату получения. Это допустимо‚ если в локальном нормативном акте организации указано иное.

Важно:

• В обоих случаях запись должна быть подписана ответственным сотрудником отдела кадров.
• Письмо должно сопровождаться копией письма о передаче и подтверждением получения.
• Если работник не получил книжку в течение 30 дней‚ необходимо оформить дубликат и повторно отправить.

Как заменить прежнюю книгу учета движения трудовых книжек?

Законодательством не предусмотрен специальный порядок замены книги. Работодатель может:

• Ввести новый бланк в локальном нормативном акте.
• Сохранить старую книгу в архиве и вести новую‚ но обязательно указать переходную запись в старой книге.
• Обеспечить непрерывность учета‚ чтобы не потерять данные о предыдущих операциях.

Сроки хранения и архивирование

Согласно приказу Минтруда № 320н‚ трудовые книжки и книги учета движения должны храниться:

• На протяжении всего периода работы сотрудника.
• После увольнения – минимум 5 лет.
• В случае увольнения по старой системе – 10 лет.

Книга учета движения должна храниться в течение 10 лет после последнего изменения. После этого её можно уничтожать в соответствии с внутренними процедурами организации.

Основные правила ведения учета

1. Ведение книги осуществляется сотрудником отдела кадров.
2. Записи делаются в порядке поступления: сначала дата выдачи‚ затем дата возврата.
3. Все записи должны быть подписаны и‚ при необходимости‚ заверены печатью организации.
4. При внесении исправлений используется прошивка и пометка «Исправлено» с датой и подписью.
5. При передаче книжки по почте необходимо приложить копию письма и подтверждение получения.
6. В случае утраты книжки оформляется дубликат в соответствии с законом.

Практические советы для кадровиков

• Периодически проверяйте наличие всех записей в книге – отсутствие записи может стать причиной штрафа.
• Используйте электронный шаблон‚ если ваша организация применяет электронный документооборот.
• Обучайте сотрудников отдела кадров правилам оформления и хранения.
• Храните резервную копию книги в безопасном месте (например‚ в архиве компании).
• При работе с почтой обязательно проверяйте наличие подтверждения получения.

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек – это не только соблюдение закона‚ но и защита интересов как работодателя‚ так и сотрудника. В 2026 году нормативные требования остаются стабильными‚ однако важно следить за обновлениями в законодательстве и в локальных нормативных актах организации. Соблюдение правил‚ правильное оформление и своевременное хранение помогут избежать штрафов‚ претензий и упростят процесс проверки трудового стажа.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям‚ обратитесь к Постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 и Постановлению Минтруда РФ от 01 марта 2008 г. № 132‚ а также к актуальным материалам на портале «КонсультантПлюс».