Важность ведения книги учёта движения трудовых книжек обусловлена требованиями законодательства РФ и необходимостью контроля за перемещением кадровых документов внутри организации. Нарушения в учёте могут привести к штрафам, а также к проблемам при проверках инспекторов Роструда.
Нормативно‑правовая база
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».
- Пункт 40 Порядка ведения книги учета движения трудовых книжек (утверждённого приказом Минтруда от № 320н).
- Письмо Минтруда от № … (уточнение о необходимости вести книгу на бумажном носителе).
Что такое книга учета движения трудовых книжек?
Это журнал‑книга, в которой фиксируются все операции с трудовыми книжками и их вкладышами: выдача, получение, передача, отправка почтой, утеря, уничтожение и т.д. Книга ведётся на бумажном носителе, подписывается ответственным лицом и хранится в отделе кадров.
Кому и когда необходимо вносить запись
- При выдаче новой трудовой книжки новому сотруднику.
- При получении трудовой книжки от сотрудника (например, при переводе в другое подразделение).
- При отправке книжки почтой (в т.ч. в день увольнения).
- При возврате книжки от бывшего сотрудника.
- При утере, порче, уничтожении книжки.
- При передаче книжки в архив.
Основные реквизиты записи
Согласно приказу Минтруда, в каждой строке книги должны быть указаны следующие сведения (в порядке их внесения):
| № п/п | Дата операции | ФИО сотрудника | Должность | Тип операции | Номер трудовой книжки | Кем выдано / получено | Подпись ответственного лица | Примечание |
|---|
Образец заполнения
Ниже представлен пример записи в книге учета движения трудовых книжек для типичной ситуации – отправка книжки сотруднику, увольняющемуся в тот же день.
| 1 | Иванов Иван Иванович | Главный инженер | Отправка почтой (увольнение) | № 12345 | Отдел кадров / Руководитель отдела | Петров П.П. | Книжка отправлена заказным письмом, трек‑номер 1234567890 |
| 2 | Иванов Иван Иванович | Главный инженер | Получение подтверждения о доставке | № 12345 | Сотрудник (Иванов И.И.) | Сидоров С.С. | Книжка получена, подтверждение вложено в дело |
Пошаговая инструкция заполнения
Шаг 1. Подготовка данных
Соберите всю необходимую информацию: ФИО, должность, номер трудовой книжки, тип операции, дату, а также подписи ответственных лиц.
Шаг 2. Открытие книги
Откройте журнал в том месте, где обычно фиксируются операции (обычно в начале книги находится лист с инструкцией).
Шаг 3. Внесение записи
- Укажите номер строки (автоматически увеличивается).
- Запишите дату операции в формате ДД.MM.ГГГГ.
- Впишите ФИО сотрудника полностью.
- Укажите должность на момент операции.
- Выберите тип операции из списка (выдача, получение, отправка, возврат, утеря и т.д.).
- Отметьте номер трудовой книжки (если книжка без номера – укажите «без номера»).
- Укажите кто выдал/получил книжку (например, «Отдел кадров», «Руководитель подразделения»).
- Ответственное лицо ставит подпись и при необходимости печать.
- В колонке «Примечание» добавьте детали: способ отправки, трек‑номер, причины утери и т.п.
Шаг 4. Проверка и подпись
После внесения записи проверьте её на наличие ошибок, подпишите и, если требуется, поставьте печать организации.
Шаг 5. Архивирование
Если операция завершена (например, книжка возвращена), сделайте копию записи (скан) и сохраните в электронном архиве, но оригинал оставьте в бумажной книге.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты. Всегда указывайте точную дату операции.
- Неуказание типа операции. Используйте единый перечень терминов, согласованный в организации.
- Отсутствие подписи ответственного. Без подписи запись считается недействительной.
- Заполнение в электронных таблицах вместо бумажного журнала. По приказу Минтруда запись должна вестись на бумажном носителе.
- Неполные сведения о получателе/выдающем. Указывайте полные ФИО и должность.
Рекомендации по организации процесса
- Назначьте ответственного. Обычно это специалист отдела кадров.
- Разработайте инструкцию. Внутренний регламент с примерами заполнения ускорит работу.
- Обучайте персонал. Проводите разовые тренинги при вводе новых сотрудников.
- Проводите периодический аудит. Проверяйте журнал раз в квартал на предмет пропусков.
- Храните резервные копии. Делайте скан‑копии записей и храните их в электронном архиве.
Что делать, если книжка утеряна
В случае утери необходимо:
- Составить акт утери, подписанный сотрудником и руководителем.
- Внести запись в книгу с пометкой «Утеря» и указать причины.
- Подать заявление в Пенсионный фонд РФ о выдаче новой трудовой книжки.
- Обеспечить сотруднику выдачу новой книжки и зафиксировать эту операцию в журнале.
Ведение книги учета движения трудовых книжек – обязательный процесс, который позволяет организации контролировать перемещение кадровых документов, предотвращать их потерю и соблюдать требования законодательства. Правильное заполнение записей, использование образца, а также регулярный контроль помогут избежать штрафов и упростят работу отдела кадров.
Если у вас возникли вопросы по заполнению книги или требуется разработка внутренней инструкции, обратитесь к специалисту по кадровому документообороту.