В современных условиях учёта трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) особое значение приобретает книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей․ Она позволяет организации подтвердить факт получения, выдачи и хранения трудовых документов, избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечить прозрачность кадрового учёта․

Нормативная база

• Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – ввёл понятие электронной трудовой книжки (ЭТК)․
• Трудовой кодекс РФ, ст․ 65, 66․1 – регламентирует выдачу, приём и хранение трудовых книжек․
• Приказ Минтруда России № 320н от – утверждает форму и порядок ведения книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей․
• Постановление Минтруда России № 69 от (Приложение № 3) – содержит образец формы книги учёта․
• Письмо Минтруда от № 14-2/В-260 – разъясняет порядок оформления электронной трудовой книжки при увольнении․

Бумажные и электронные трудовые книжки

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ, выдаваемый работнику при приёме на работу․ Содержит сведения о приёмах, переводах, увольнениях, наградах и т․д․ Ведётся в отделе кадров и хранится в личном деле сотрудника․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в Пенсионном фонде РФ․ Основные преимущества:

• унификация и упрощение обмена данными между работодателем, работником и государственными органами;
• возможность оперативного получения выписок через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• снижение риска потери или повреждения документа․

Оформление ЭТК при увольнении производится аналогично выдаче бумажной книжки: необходимо указать подпись ответственного лица, печать организации (если используется) и сделать запись в графе 13 книги учёта движения трудовых книжек: «Выдана на руки на основании письменного заявления» с указанием даты и времени․

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей

Этот регистр предназначен для отражения всех операций с бланками трудовых книжек и вкладышами: получение от поставщиков, выдача сотрудникам, возврат, утрата, порча и т․д․ Ведение такой книги обязательно для всех организаций, независимо от формы собственности и численности персонала․

Структура формы (Приложение № 3 к Постановлению Минтруда № 69)

1. Номер п/п․
2. Дата приёма на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в неё․
3. Фамилия, имя, отчество работника․
4. Серия и номер бланка трудовой книжки (или вкладыша)․
5. Основание документа (приказ о приёме, переводе, увольнении и т․д․)․
6. Подпись ответственного лица и печать организации․
7. Примечания (например, «выдана на руки», «возвращена», «утеряна»)․

Правила заполнения книги учёта

Заполнение производится хронологически сразу после совершения операции․ Основные требования:

• Все поля заполняются без сокращений, кроме общепринятых аббревиатур (например, г․ – год)․
• В графе «Серия и номер» указываются данные exatamente как они указаны на бланке․
• Если операция связана с выдачей на руки, в графе «Примечание» делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф․И․О․)» с указанием даты и времени (формат ГГГГ‑ММ‑ДДТЧЧ:ММ:СС)․
• При возврате бланка указывается дата возврата и подпись получателя․
• Все исправления производятся путём зачёркивания неправильной записи, написания правильной сверху и заверения подписью ответственного лица и датой․

Хранение и архивирование

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей относится к документам, подлежащим обязательному хранению в течение 75 лет после последней записи (в соответствии с Федеральным законом «О архивном деле в Российской Федерации»)․

Рекомендации по хранению:

• Хранить в металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом (только уполномоченным сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии)․
• Обеспечить защиту от влаги, прямых солнечных лучей и механических повреждений․
• При переходе на электронный документооборот вести дубликат книги в электронном виде с обязательной электронной подписью и резервным копированием․
• По истечении срока хранения передать книгу в государственный архив организации или уничтожить по акту, оформленному в соответствии с внутренними нормативными актами․

Образец заполнения (фрагмент)

Примечание: Таблица представлена для наглядности; в реальной книге учёта используются печатные формы, заполняемые ручкой или печатным устройством․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вести книгу учёта, если у организации только электронные трудовые книжки?

Да․ Книга учёта движения отражает операции с бланками (включая электронные выписки и подтверждения о получении/выдаче ЭТК)․ Даже при полном переходе на ЭТК организация получает и выдаёт подтверждающие документы (например, выписки из ПФР), которые также подлежат учёту․

Можно ли вести книгу учёта в электронном виде без печати?

Да, при условии использования квалифицированной электронной подписи (КЭП) ответственного лица и соблюдения требований к обеспечению целостности и неизменности документа (например, хранение в системе электронного документооборота с журналом событий)․

Что делать, если бланк трудовой книжки потерян?

Составляется акт о утрате бланка, который прикладывается к книге учёта․ В графе «Примечание» делаеться запись: «Бланк утрачен, составлен акт № ___ от ___»․ Далее следует оформление дубликата бланка в соответствии с инструкцией Минтруда․

Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей – не просто формальность, а важный элемент кадровой политики организации, обеспечивающий законность трудовых отношений, защиту от административных штрафов и прозрачность взаимодействия с государственными органами․ Соблюдение норм Федерального закона, ТК РФ, приказов Минтруда и правил заполнения позволяет избежать ошибок, упростить аудит и гарантировать сохранность трудовых документов на протяжении всего срока их хранения․

Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые образцы, любой специалист отдела кадров сможет наладить эффективный учёт трудовых книжек и вкладышей уже сегодня․