Дата публикации: 09:38:27

Ведение учетных форм по трудовым книжкам – одна из обязательных процедур, которую должен соблюдать каждый работодатель. Правильное оформление книги учета движения трудовых книжек и вкладышей позволяет избежать ошибок при оформлении увольнения, выдаче дубликатов и других кадровых операций.

Нормативная база

Для 2026 года действуют следующие документы:

• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (приложение № 3 – форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей).
• Положения Трудового кодекса РФ оформления и хранения трудовых книжек.
• Рекомендации Роструда по заполнению и хранению учетных форм.

Работодатели могут разрабатывать собственные формы книг учёта, однако они должны соответствовать требованиям Положения о форме книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей (приложение № 3 к Постановлению № 69).

Основные понятия

В рамках учетных форм используются следующие термины:

1. Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий периоды работы сотрудника.
2. Вкладыш – дополнительный документ, в который вносятся сведения о дополнительных местах работы, изменениях в трудовом договоре и т.п.
3. Книга учёта движения трудовых книжек – журнал/книга, в которой фиксируються все операции с трудовыми книжками (получение, выдача, замена, утрата и т.д.).

Структура и заполнение книги учёта движения трудовых книжек

В книге учёта движения вводятся сведения обо всех операциях, связанных с трудовыми книжками и их вкладышами. Форма книги утверждена Приложением № 3 к Постановлению Минтруда.

Шапка формы

В шапке указываются:

• Наименование организации.
• Номер и дата издания формы.
• Период учёта (год/месяц).

Основные графы

Особое внимание уделяется графе 12 – Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении. При отправке книжки по почте эта графа может не заполняться, так как вручную книжка не передаётся.

Примеры заполнения

Ниже представлен типовый пример заполнения строки в книге учёта:

№ п/п | Дата приема | ФИО | Серия/№ книжки | Серия/№ вкладыша | Причина | Дата увольнения | Примечание
-----------------------------------------------------------------------------------------------
1 | | Петров П.П. | 9876543 | 1A-001 | Приём | | Увольнение по собственному желанию

Порядок учёта при отправке трудовых книжек по почте

Отправка книжки по почте – частая практика, особенно при увольнении сотрудников, находящихся в удалённых регионах. В этом случае требуется особое внимание к заполнению учетных форм.

Что заполняется в книге учёта

• Дата поступления книжки в организацию (при получении от сотрудника или почтового отправления).
• Серия и номер книжки.
• Причина поступления (например, «Отправка по почте»).
• Отметку о выдаче вкладыша (если он сопровождает книжку).
• При необходимости – отметку о незаполненной графе 12, с указанием причины (см. пункт 4).

Пример оформления

Если книжка отправлена по почте, в книге учёта указывается:

№ п/п | Дата поступления | ФИО | Серия/№ книжки | Причина | Примечание
-----------------------------------------------------------------------
5 | | Сидорова А.В. | 1122334 | Отправка по почте | Книжка отправлена , граф.12 не заполняется

Особенности заполнения граф 12 и 13

В некоторых организациях кадровики заполняют графы 12 и 13 иначе:

• Графа 12 («Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении») может быть оставлена пустой, если книжка отправлена по почте.
• Графа 13 («Причина увольнения») заполняется в соответствии с документом об увольнении.
• Некоторые специалисты предпочитают не заполнять эти графы вовсе, ссылаясь на то, что шапка формы не требует их отражения в рассматриваемом случае.

Однако в официальных рекомендациях Роструда указано, что в книге учёта необходимо фиксировать дату выдачи, даже если она происходит дистанционно. Для этого можно использовать дату отправки по почте и отметку «Выдано в электронном виде / отправлено по почте».

Хранение и уничтожение учетных форм

По требованиям ТК РФ и Постановления Минтруда, книги учёта хранятся в архиве организации в течение:

• 5 лет – после прекращения действия трудовых отношений с работником.
• 30 лет – в случае увольнения в связи с сокращением (для подтверждения прав на пенсию).

После окончания срока хранения в книге делается отметка «Закончено» и указывается причина прекращения её ведения, например:

В данной книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 100 трудовых книжек. 
Причина прекращения: все сотрудники переведены в другие отделы/отработаны.

Пошаговый алгоритм ведения учёта

1. Разработка формы. Согласовать форму книги учёта с бухгалтерией и юридическим отделом.
2. Регистрация первой записи. При поступлении первой трудовой книжки в организации вносится первая строка в журнал.
3. Ведение текущего учёта. При каждой операции (получение, выдача, замена, увольнение) вносится новая строка.
4. Обработка отправки по почте. При отправке книжки по почте фиксируем дату отправки, серию/номер, причину и делаем отметку о невозможности заполнения графы 12 вручную.
5. Контроль заполнения. Периодически (не реже 1 раза в квартал) проверять правильность заполнения всех полей.
6. Архивирование. По истечении установленного срока хранения книги отправляются в архив с соответствующей отметкой.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли использовать электронный вариант книги учёта?
  Ответ: Да, допускается электронное ведение, однако в этом случае необходимо обеспечить Backup и защиту данных, а также возможность вывода в бумажном виде для проверок.
• Вопрос: Что делать, если в книжке пропущена графа 12?
• Вопрос: Как правильно оформить вкладыш, если он оформлен после увольнения?
• Вопрос: Требуется ли подпись сотрудника при получении дубликата?

Ответы на эти вопросы можно найти в КонсультантПлюс и в официальных методических рекомендациях Минтруда.

Правильное и своевременное ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей – важный элемент корпоративного контроля над кадровыми документами. Соблюдение форм, утверждённых Минтрудом, а также тщательная проработка полей, таких как графа 12, позволяет избежать юридических рисков и упростить процесс работы с персоналом.

Для упрощения процедуры рекомендуется:

• Использовать готовый образец заполнения из Приложения № 3.
• Регулярно проводить внутренние аудиты учёта.
• Обучать HR‑специалистов новым требованиям и практическим примерам.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете вести учёт трудовых книжек и вкладышей эффективно, прозрачно и в полном соответствии с законодательством РФ.