Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий все сведения о трудовой деятельности работника. С 2021 года в России постепенно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные формы до сих пор применяются и требуют правильного оформления. Для их создания и учёта в бухгалтерии используется специальный Классификатор ОКУД для Социальной Государственной Услуги (КОСГУ). В этой статье разберём, какой именно код КОСГУ применяется, как правильно отразить расходы и какие нюансы следует учитывать.

Что такое КОСГУ и зачем он нужен для трудовых книжек

КОСГУ – это классификатор, который содержит набор кодов, используемых при оформлении различных государственных и бухгалтерских документов, в т.ч.:

• трудовых книжек;
• вкладышей к ним;
• отчетов о расходах на их приобретение.

Коды КОСГУ позволяют:

1. Единообразно классифицировать информацию о занятости граждан;
2. Упростить учёт и анализ данных в системе пенсионного страхования (СФР);
3. Корректно отразить расходы в бухгалтерском учёте и налоговой отчётности.

Неправильное заполнение кодов КОСГУ может привести к задержкам в выплате заработной платы, проблемам с получением пенсии и конфликтам с контролирующими органами.

Основные коды КОСГУ, связанные с трудовыми книжками

Как правильно приобретать трудовые книжки и вкладыши

Работодатель обязан обеспечить каждому новому сотруднику (при устройстве на работу более 5 дней) соответствующий бланк. При этом:

• Бумажные формы оформляются в соответствии с требованиями Приказа Минтруда № 320н от ;
• Электронные формы вводятся с 1 января 2022 года и оформляются через портал Госуслуги;
• При необходимости оформляются вкладыши (дополнительные листы) для записи дополнительных сведений.

После получения готовой книжки её первая страница заполняется работодателем и подписывается самим работником. Все последующие изменения (повышение, перевод, увольнение) вносятся в соответствующие поля.

Где заказать бланки

Заказать бланки можно у аккредитованных поставщиков, указанных в реестре. Чаще всего они продаются в типографиях, специализирующихся на государственных формах. При онлайн‑заказе через официальные сайты (например, kniga.todaytimes.ru) можно сразу получить электронный шаблон, готовый к печати.

Как отразить расходы на трудовые книжки в бухгалтерском учёте

Расходы на приобретение и изготовление трудовых книжек и их вкладышей отражаются в бухгалтерии согласно следующим правилам:

1. По Код 226 КОСГУ – основной код для расходов на бланки строгой отчётности.
2. По Подстатья 349 КОСГУ – если расходы относятся к увеличению стоимости прочих материальных запасов.
3. В некоторых случаях используют Код 130 – доходы от оказания платных услуг (работ), если работник уплачивает за книжку самостоятельно.

Вариант учёта:

• Забаланс 03 – временное хранение расходов до их отражения в бухгалтерском учёте.
• После подтверждения факта приобретения – перенос суммы на Операционные расходы с указанием кода КОСГУ 226.

Таким образом, расходы не списываются сразу, а проходят через бухгалтерский процесс, чтобы быть правильно отражёнными в финансовой отчётности.

Электронные трудовые книжки: особенности и порядок доступа

С 2021 года для новых сотрудников вводятся только электронные формы. Порядок их получения:

1. Работодатель передаёт сведения о сотруднике в цифровую систему СФР (форма ЕФС‑1).
2. Система автоматически формирует ЭТК.
3. Работник может запросить справку/выписку о своей трудовой деятельности через портал Госуслуги – Заказать справку/выписку о трудовой деятельности.

Электронная книжка доступна в виде выписки из СФР и может быть использована в любой момент для подтверждения трудового стажа, получения пенсии и иных социальных выплат.

Часто задаваемые вопросы

• По какому КОСГУ приобретать трудовые книжки и вкладыши? – По коду 226 (расходы на бланки строгой отчётности) и/или подстатье 349 (увеличение стоимости прочих запасов).
• Можно ли сразу списать расходы и передать в отдел кадров? – Нет, расходы сначала отражаются в бухгалтерском учёте (обычно на забалансе 03), а затем переносятся в операционные расходы с указанием соответствующего кода КОСГУ.
• Нужен ли бумажный вариант, если используется ЭТК? – Бумажный вариант может служить дополнительным документом, но с 2021 года для новых сотрудников он не обязателен.

Код КОСГУ играет ключевую роль в правильном оформлении и учёте трудовых книжек. Правильный выбор кода (226, 244, 349) и своевременное отражение расходов позволяют избежать ошибок в бухгалтерии и обеспечить соответствие требованиям законодательства. При переходе на электронные формы важно помнить, что:

1. Электронные трудовые книжки формируются автоматически в СФР;
2. Работодатель обязан своевременно передавать сведения о сотрудниках;
3. Бумажные формы остаются актуальными для существующих сотрудников, но постепенно выходят из обращения.

Соблюдение этих рекомендаций гарантирует корректное оформление трудовых отношений, защиту прав работников и беспроблемное взаимодействие с государственными органами.

Автор: консультант по кадровому и бухгалтерскому учёту, 2026 год.