Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Для кадровиков и бухгалтеров не менее важным является правильное приобретение, учет и списание этих документов строгой отчетности. Одним из ключевых вопросов при закупке бланков является правильный выбор кода ОКПД. В этой статье мы подробно разберем, какой код ОКПД2 соответствует бланкам трудовых книжек, где их приобретать с учетом актуальных правил 2023–2026 годов и как правильно вести их учет.
Что такое ОКПД2 и какой код у бланков трудовых книжек?
ОКПД2 (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности) используется для классификации товаров при государственных и коммерческих закупках. Бланки трудовых книжек относятся к категории документов строгой отчетности, что отражено в соответствующем коде классификатора.
Расшифровка кода 17.23.13.141
Согласно классификатору, бланки трудовых книжек попадают под код:
17.23.13.141 — Бланки личных документов строгого учета.
- 17, Продукция бумажная и картонная
- 17.2 — Изделия из бумаги и картона
- 17.23 — Бумажные канцелярские изделия
- 17.23.13 — Бланки документов
- 17.23.13.141 — Бланки личных документов строгого учета (к ним относятся трудовые книжки, вкладыши в них, а также иные бланки с защитой от подделок)
Именно этот код необходимо указывать в договорах закупки, накладных и документах для тендерных процедур.
Где брать новые бланки трудовых книжек?
С 1 января 2023 года в России были введены в оборот новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (согласно приказу Минфина от № 55н). В связи с этим изменились и правила их приобретения.
Правила приобретения в РФ
С 1 января 2023 года работодатели обязаны обращаться для приобретения бланков трудовых книжек к изготовителю либо к официальным распространителям.
Информация о распространителях в обязательном порядке размещается на официальном сайте изготовителя. Покупать бланки в случайных местах или у непроверенных поставщиков категорически не рекомендуеться во избежание приобретения поддельных документов.
Что делать со старыми бланками?
- Ранее выданные работникам трудовые книжки прежнего образца обменивать не потребуется.
- Работодатели смогут использовать имеющиеся у них бланки старого образца без ограничения срока.
Специфика для Республики Беларусь
Представленная информация также содержит важные сведения для работодателей Республики Беларусь. Порядок выдачи бланков там регламентируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от № 40.
В Беларуси для получения бланков часто требуется согласование с местными администрациями:
- Администрация Первомайского района г. Минска: необходимо письменно согласовать заявку в секторе по развитию предпринимательства (каб. 206) по понедельникам и средам с 14:00 до 17:30.
- Администрация Советского района г. Минска: требуется письмо на имя главы администрации с указанием Ф.И.О. работника и даты приказа о приеме на работу.
- Администрация Октябрьского района г. Минска: прием документов осуществляется по средам с 11:00 до 12:30 и с 14:00 до 17:00 в кабинете 215.
Оплата бланков работником
В соответствии с законодательством (в частности, п. 77 Инструкции Минтруда РБ), при выдаче трудовой книжки (ее дубликата) или вкладыша к ней, работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение.
Исключение: если утрата трудовой книжки произошла по вине нанимателя, стоимость бланка с работника не взимается.
Учет трудовых книжек и вкладышей в 2026 году
Бланки трудовых книжек — это документы строгой отчетности, поэтому их учет требует особого внимания. В 2026 году действуют актуальные правила ведения соответствующей документации.
Книга учета бланков
Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей используется специальная книга (журнал). Как правило, она необходима в бухгалтерском учете, где фиксируются все операции от получения до расходования бланков.
- Поступление: бланки поступают в организацию от изготовителя или распространителя.
- Выдача в отдел кадров: кадровому специалисту бланки выдаются по специальной заявке.
- Оформление работнику: заполненный бланк выдается сотруднику, а взимаемая с него плата отражается в бухгалтерии;
Книга учета движения трудовых книжек
Помимо учета самих чистых бланков, работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. По новым правилам заполнения у работодателя есть право самостоятельно разрабатывать и утверждать формы таких журналов, однако они должны учитывать обязательные положения Порядка ведения трудовых книжек.
Правильное определение кода ОКПД2 17.23.13.141 при закупке бланков личных документов строгого учета, залог успешного прохождения проверок и корректного ведения делопроизводства. Приобретайте бланки только у официальных распространителей, не забывайте о праве использования старых запасов без ограничений по срокам и обеспечивайте строгий бухгалтерский и кадровый учет каждого выданного документа.