Ведение трудовых книжек, одна из важнейших обязанностей работодателя. Когда свободное место в одном из разделов трудовой книжки заканчивается‚ возникает необходимость оформления вкладыша. Для закупки этого бланка‚ особенно в рамках государственных закупок или бухгалтерского учета‚ необходимо знать его код по Общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2). В этой статье мы подробно разберем‚ какой код присваивается вкладышу‚ а также актуальные правила его оформления в 2026 году.
Что такое ОКПД и какой код у вкладыша?
ОКПД2 (ОК 034-2014) используется для классификации товаров и услуг. Бланки трудовых книжек и вкладыши в них относятся к категории печатной продукции.
Для вкладыша в трудовую книжку применяется следующий код ОКПД2:
- 58.11.15.110 — Бланки трудовых книжек и вкладышей в них.
Этот код объединяет как сами трудовые книжки‚ так и вкладыши к ним‚ поскольку они представляют собой специфическую полиграфическую продукцию строгой отчетности‚ выпускаемую Гознаком.
Когда необходимо оформлять вкладыш?
Согласно действующему законодательству (п. 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек)‚ вкладыш оформляется в том случае‚ если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например‚ «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»). Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и оформляется‚ ведется и хранится работодателем в том же порядке‚ что и сама трудовая книжка.
Правила оформления вкладыша в 2026 году
При оформлении вкладыша крайне важно соблюдать установленные нормы‚ чтобы избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.
Заполнение ьного листа
Во вкладыш вносятся те данные сотрудника‚ которые действительны на настоящий момент времени. С момента заведения трудовой книжки у работника могли измениться:
- Фамилия‚ имя или отчество;
- Уровень образования;
- Профессия или специальность.
Все эти актуальные данные фиксируются на ьном листе вкладыша‚ а не переписываются со старых страниц трудовой книжки.
Отметка в трудовой книжке
О каждом выданном вкладыше на первой странице (ьном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 x 25 мм с надписью «Выдан вкладыш». Здесь же обязательно указываются серия и номер выданного вкладыша.
Нужно ли вшивать вкладыш?
Этот вопрос вызывает больше всего споров среди кадровиков. Ранее вшивание было обязательным. Однако‚ начиная с 1 сентября 2021 года‚ согласно разъяснениям Минтруда России (в частности‚ Письму от № 14-2/ООГ-4543) и положениям нового Порядка:
Вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно.
В пункте 32 Порядка нет прямого требования о том‚ что вкладыш должен вшиваться в трудовую книжку. Закон не обязывает именно вшивать бланки. Каким способом скреплять документы (вшить‚ вставить в карман‚ скрепить степлером или просто вложить)‚ решает сам кадровик или работодатель. Тем не менее‚ традиционным и наиболее надежным способом защиты от утери остается именно вшивание нитками.
Учет и регистрация вкладышей
Поскольку вкладыш — это бланк строгой отчетности‚ его приобретение и выдача должны правильно документироваться.
Кто должен покупать вкладыш?
Работодатель обязан бесплатно выдавать вкладыш сотруднику‚ если в его трудовой книжке закончилось свободное место. Работник не должен самостоятельно приобретать бланк в киоске или на рынке‚ так как это чревато покупкой поддельного документа. Работодатель закупает вкладыши у официальных распространителей (по коду ОКПД2 58.11.15.110)‚ после чего удерживает стоимость бланка из заработной платы сотрудника (если иное не предусмотрено внутренними актами).
Нужно ли регистрировать вкладыш отдельно?
Многие специалисты регистрируют серию и номер только самой трудовой книжки‚ пренебрегая отдельной регистрацией вкладыша. Обосновывают они это тем‚ что вкладыш является неотъемлемой частью книжки‚ а на ьном листе уже стоит штамп с указанием серии и номера вкладыша.
Однако‚ во избежание спорных ситуаций и для правильной организации учета бланков строгой отчетности‚ рекомендуется фиксировать серию и номер вкладыша в книге учета движения трудовых книжек (в примечании к записи о самой трудовой книжке или отдельной строкой).
Резюме
- Для закупки вкладыша используйте код ОКПД2 58.11.15.110.
- Вкладыш оформляется при заполнении всех страниц одного из разделов трудовой книжки.
- На ьном листе книжки обязательно ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- С 2021 года вшивать вкладыш не обязательно‚ но допустимо по решению работодателя.
- Данные на ьном листе вкладыша должны быть актуальными на момент его оформления.
Соблюдение этих простых правил позволит кадровому специалисту избежать ошибок в ведении кадровой документации и обеспечить сохранность важных данных о трудовом стаже работников.