С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этой даты все работодатели обязаны вести трудовые стажи своих сотрудников исключительно в электронном виде. Один из ключевых вопросов, который волнует работников: когда и как в их ЭТК попадут данные об устройстве на работу?
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка, это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина, который ведётся в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИССО). Она полностью заменяет бумажную трудовую книжку. Все записи (приём, увольнение, переводы, награждения) вносятся работодателем в электронный формат.
Когда данные об устройстве должны появиться?
Данные об устройстве на работу (основная запись) должны быть внесены в ЭТК в течение трёх рабочих дней с даты фактического допущения работника к работе. Это прямое требование Трудового кодекса РФ (ст. 91) и Порядка ведения ЭТК.
Ключевые сроки и условия:
- Для новых сотрудников (принятых после 1 января 2026 года): Запись об устройстве должна появиться в ЭТК максимально через 3 дня после подписания трудового договора и начала работы. Работодатель обязан сделать это самостоятельно.
- Для сотрудников, перешедших с бумажной книжки: При первом оформлении (приёме) в новой компании запись также вносится в течение 3 дней. Предыдущий стаж, отражённый в бумажном документе, должен быть перенесён в ЭТК работодателем, у которого гражданин работал последним до 2026 года, либо самим гражданином через портал «Госуслуги» или МФЦ.
- Технические задержки: На практике появление записи может занять чуть больше времени из-за технических особенностей взаимодействия между системой работодателя (например, 1С, СБИС) и ЕГИССО. Однако 3-дневный срок является обязательным.
Кто и как вносит запись?
Запись об устройстве в ЭТК вносит работодатель (его кадровый специалист или бухгалтерия) через:
- Собственную кадровую программу, интегрированную с ЕГИССО.
- Сервисы на портале «Госуслуги» (для работодателей).
- Через оператора связи (например, для малого бизнеса).
Гражданин не вносит эту запись самостоятельно. Его задача — контролировать её наличие и правильность.
Что делать, если запись не появилась?
Если в течение 5-7 рабочих дней после начала работы запись об устройстве отсутствует в вашей ЭТК, необходимо:
- Обратиться к работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) с письменным заявлением (лучше через служебную записку или на email) о внесении записи. Ссылайтесь на ст. 91 ТК РФ.
- Проверить ЭТК на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность») или через МФЦ.
- В случае бездействия работодателя можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Важные нюансы на 2026 год
С 1 января 2026 года:
- Бумажные трудовые книжки выдавать не будут. Все новые записи — только в электронном виде.
- Работодатель, не внесший запись в установленный срок, несёт административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
- Если у вас уже есть ЭТК (вы работали после 2020 года), то новая запись об устройстве в 2026 году добавится к уже существующей электронной книжке.
Данные об устройстве на работу должны появиться в вашей электронной трудовой книжке в течение 3 рабочих дней после фактического начала трудовых отношений. С 1 января 2026 года этот процесс становится обязательным для всех работодателей России. Ответственность за своевременное внесение записи лежит на работодателе. Работнику же необходимо регулярно проверять свою ЭТК на портале «Госуслуги» и при обнаружении нарушений оперативно реагировать.
Примечание: Информация актуальна на дату 22 мая 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ о трудовых книжках.