С 1 января 2020 года в России действует двойная система учёта трудовой деятельности: бумажная и электронная трудовая книжка (ЭТК). Какая из них считается действительной зависит от ряда условий: даты приёма на работу‚ выбора сотрудника и требований работодателя. Ниже подробно рассмотрены все аспекты‚ которые помогут определить‚ какой документ имеет юридическую силу в конкретной ситуации.

Нормативная база

Основные положения содержатся в ТК РФ‚ статья 66:

• Работодатель (за исключением физических лиц‑неИП) обязан вести трудовую книжку на каждого работника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ если работа является для сотрудника основной.
• Ведение может осуществляться в бумажном виде или в электронном виде (ЭТК).
• Если законодательством предусмотрено иное (например‚ для отдельных категорий работников)‚ трудовая книжка может не вестись.

Дополнительно регулируют вопросы ЭТК:

• Постановление Правительства РФ от  № 1765 «О введении электронной трудовой книжки».
• Приказы Минтруда России о порядке ведения‚ хранения и выдачи ЭТК.

Когда действительна бумажная трудовая книжка?

Бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу в следующих случаях:

Работники‚ принятые до 31 декабря 2020 года

Для тех‚ кто уже был трудоустроен до указанной даты‚ работодатель мог оставить ведение книжки в бумажном виде либо перейти на ЭТК. Если сотрудник не подал заявление о переходе на электронный формат‚ его бумажная книжка остаётся действительной.

Сотрудники‚ выбравшие бумажный формат при приёме после 1 января 2021 года

С 1 января 2021 года при приёме на работу сотрудник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Если он выбирает бумажный вариант‚ работодатель обязан завести и вести её в соответствии с ТК РФ.

Отсутствие согласия на ЭТК

Если работник не даёт согласия на ведение электронной трудовой книжки (например‚ по личным или религиозным причинам)‚ работодатель обязан вести бумажную книжку.

Специальные категории работников

Для некоторых категорий (например‚ работники сельского хозяйства‚ сезонные работники‚ лица‚ работающие по договорам ГПХ) законодательство может предусматривать обязательное ведение бумажной книжки.

Важно: бумажная трудовая книжка считается действительной только при условии её правильного оформления (заполнение всех разделов‚ подписи уполномоченного лица‚ печать организации при наличии).

Когда действительна электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка приобретает полную юридическую силу в следующих ситуациях:

Работники‚ принятые на работу с 1 января 2020 года и выбравшие ЭТК

С этой даты работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде для всех newly hired сотрудников‚ если те не заявили об обратном.

Переход с бумажного на электронный формат по заявлению работника

Работник‚ имеющий бумажную книжку‚ может подать заявление о переходе на ЭТК. После обработки заявления работодатель вносит сведения о предыдущей трудовой деятельности в ЭТК (обычно в сокращённом виде‚ если данные до отсутствуют в базе СФР). С момента внесения записей ЭТК становится единственным действительным документом.

Отсутствие бумажной книжки у newly hired сотрудников после 1 января 2026 года

С 1 января 2026 года для лиц‚ впервые начинающих трудовую деятельность‚ оформление бумажной трудовой книжки не требуеться – ведётся исключительно ЭТК.

Работодатели‑физические лица (не ИП)

Для них ведение трудовой книжки (как бумажной‚ так и электронной) не обязательно. Однако если они всё же решают вести учёт‚ то делают это в электронном виде через личный кабинет на портале «Работа в России».

Важно: ЭТК считается действительной‚ если сведения о трудовой деятельности внесены в единую информационную систему Социального фонда России (СФР) и доступны работнику через его личный кабинет на Госуслугах или через работодателя.

Как определить‚ какой документ действителен в конкретной ситуации?

1. Установите дату приёма сотрудника на работу.
2. Уточните‚ подавал ли работник заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная/ЭТК).
3. Проверьте‚ есть ли у работника уже бумажная трудовая книжка и ведётся ли она работодателем.
4. Если сотрудник впервые трудоустроен после  года – действительна только ЭТК.
5. Если работник перешёл с бумажного на электронный формат по своему заявлению – после внесения данных в ЭТК бумажная книжка теряет силу (если не требуется для архивных целей).
6. В случае сомнений запросите справку из СФР или выписку из ЭТК через личный кабинет на Госуслугах.

Выдача и хранение трудовой книжки

Независимо от формы‚ порядок выдачи регулируется статьёй 66 ТК РФ:

• По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её заверенную копию) не позднее трёх рабочих дней.
• Для ЭТК выдача осуществляется в виде выписки из электронной трудовой книжки‚ которую можно получить в личном кабинете на Госуслугах или запросить у работодателя.
• Хранение бумажной книжки – у работодателя (кадровая служба‚ уполномоченное лицо) до момента увольнения сотрудника.
• ЭТК хранится в информационной системе СФР; доступ к ней имеют работник‚ работодатель и уполномоченные органы.

Практические рекомендации для работодателей и сотрудников

Для работодателей:

• Вести реестр выбранных форм ведения трудовой книжки (бумажная/ЭТК) для каждого сотрудника.
• При приёме на работу после  года предлагать сотруднику выбрать форму и фиксировать его выбор в трудовом договоре или отдельном согласии.
• Обеспечивать своевременное внесение данных в ЭТК (не позднее пяти рабочих дней с даты события – приёма‚ перевода‚ увольнения).
• Хранить копии заявлений о выборе формы и о переходе с бумажного на электронный формат не менее 50 лет.
• Обучать кадровых специалистов работе с личным кабинетом СФР и порталом Госуслуг для выдачи выписок из ЭТК.

Для сотрудников:

• При приёме на работу уточнять у работодателя‚ в какой форме будет вестись трудовая книжка.
• Если хотите перейти на ЭТК – подать письменное заявление работодателю и сохранить копию.
• Периодически проверять выписку из ЭТК в личном кабинете Госуслуг‚ чтобы убедиться в корректности внесённых данных.
• При увольнении требовать выдачу оригинала бумажной книжки (если она велась) или заверенной выписки из ЭТК.

Таким образом‚ действительной считается та трудовая книжка‚ которая ведётся в соответствии с выбранным сотрудником форматом и соблюдает все требования ТК РФ и нормативных актов по ЭТК:

• Бумажная трудовая книжка действительна для работников‚ принятых до  года и не перешедших на ЭТК‚ а также для тех‚ кто изначально выбрал бумажный формат при приёме после  года.
• Электронная трудовая книжка действительна для всех newly hired сотрудников с  года (если они не отказались от ЭТК)‚ для тех‚ кто перешёл с бумажного на электронный формат по заявлению‚ а также для лиц‚ впервые трудоустроившихся после  года.

Знание этих правил позволяет избежать споров при приёме на работу‚ переводе‚ увольнении и при подтверждении трудового стажа для получения социальных выплат‚ пенсии или кредита.