Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина, его квалификацию, награды и другие сведения, которые влияют на расчёт пенсии, пособий и социальных гарантий. Поэтому вопрос о том, когда и как допустима запись в трудовой книжке, имеет практическую значимость для работников и работодателей.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Кто имеет право вносить запись
3. Когда запись обязательна
4. Ситуации, когда запись НЕ допускается
5. Как правильно исправлять ошибки
6. Электронная трудовая книжка
7. Образцы типовых записей
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ, статья 66 – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Положение о ведении трудовых книжек (утверждённое Министерством труда и соцзащиты РФ).
• Постановление Правительства РФ от № 2571 – особенности ведения книжек для работников из ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей.
• ЕИСОТ (Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда) – уточняет правила заполнения разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Все записи в трудовую книжку должны соответствовать Порядку ведения и хранения трудовых книжек. Нарушения могут привести к отказу в начислении стажа, уменьшению пенсии и административной ответственности работодателя.

Кто имеет право вносить запись

Записи в трудовую книжку вносят:

• Работодатель (или уполномоченное им лицо) – в момент приёма на работу, перевода, повышения, увольнения и т.д.
• Представитель организации (руководитель отдела кадров, главный бухгалтер) – при наличии печати организации и подписи.
• Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек на предприятии – может вносить записи, но обязан соблюдать те же правила, что и основной работодатель.

Важно: работник не может самостоятельно ставить подпись в своей трудовой книжке при приёме или увольнении – запись должна быть заверена работодателем.

Когда запись обязательна

Запись в трудовую книжку обязательна в следующих случаях:

• Приём на работу (включая перевод на другую должность, изменение условий труда).
• Увольнение, сокращение, перевод на другую работу в пределах одной организации.
• Получение наград, государственных и общественных званий (раздел «Сведения о награждении»).
• Оформление стажа по специальным программам (например, стаж в армии, стаж в исправительных учреждениях).
• Переход на электронную трудовую книжку – запись о переходе в бумажную книжку.

Запись должна быть внесена в течение 5 календарных дней со дня наступления события (приём, увольнение и т.п.). Если сотрудник отработал менее 5 дней, запись в книжку не делается – в этом случае работодатель оформляет ЭФС‑1 (ранее СЗВ‑ТД), а трудовая книжка остаётся без отметок.

Ситуации, когда запись НЕ допускается

Запись в трудовую книжку может быть недопустима в следующих случаях:

• Работник отработал менее 5 дней и не был официально принят на работу (пример из практики 2024‑го года).
• Мобилизованный работник – мнения специалистов Роструда расходятся, но в большинстве случаев запись о приостановлении или возобновлении трудового договора не вносится, так как договор считается приостановленным без изменения в книжке.
• Сотрудник отказался от трудоустройства после получения предложения – у работодателя нет оснований вносить запись о приёме.
• Запись о работе, которая не была оформлена трудовым договором (например, волонтёрская деятельность без договора).

В случае сомнений рекомендуется уточнить позицию в региональном отделе труда или у юриста.

Как правильно исправлять ошибки

Ошибки в трудовой книжке – частое явление. Правильный порядок их исправления:

1. Зачёркивание – прежняя запись зачеркивается одной линией (не двойной), оставляя её читаемой.
2. Под зачеркиванием вносятся правильные данные (дата, должность, наименование организации).
3. Запись сопровождается подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
4. Если ошибка касается порядкового номера записи, её можно исправить, указав новый индивидуальный номер в графе «№ записи» и добавить пояснительный текст (например: «Запись № 12 недействительна, заменена записью № 12‑1»).
5. При отсутствии свободных строк в разделе «Сведения о работе» допускается вставка вкладыша в книжку (вшивание листа).
6. Для исправления ошибок в разделе «Сведения о награждении» применяются те же правила, что и для «Сведения о работе» (по ЕИСОТ).

Важно: не стирайте, не вырубайте, не переписывайте полностью – такие действия делают запись недействительной и могут привести к отказу в признании стажа.

Электронная трудовая книжка

С 2023 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). При переходе с бумажной формы в электронную:

• В бумажной трудовой книжке делается запись о переходе: «Переведено в электронную форму . Номер ЭТК – 1234567890».
• Запись в ЭТК вносится работодателем через портал Госуслуги или специализированную систему работодателя.
• ЭТК имеет те же юридические силы, что и бумажный документ, но требует цифровой подписи и проверки в системе.

Если работник уже имеет ЭТК, запись в бумажную книжку о переходе не требуется, однако рекомендуется сохранить копию для архивных целей.

Образцы типовых записей

7.1 Приём на работу

№ 1
Дата приема: 
Организация: ООО «Пример», ИНН 7701234567
Должность: инженер‑технолог
Трудовой договор: № 45/2026 от 
Подпись работодателя: __________
Печать

7.2 Перевод на другую должность

№ 5
Дата перевода: 
Организация: ООО «Пример», ИНН 7701234567
Новая должность: старший инженер‑технолог
Основание: приказ № 12 от 
Подпись работодателя: __________
Печать

7.3 Увольнение

№ 9
Дата увольнения: 
Организация: ООО «Пример», ИНН 7701234567
Основание: приказ № 25 от 
Дата последнего рабочего дня: 
Подпись работодателя: __________
Печать

7.4 Награждение

№ 2
Дата награждения: 
Организация: ООО «Пример», ИНН 7701234567
Награда: благодарность за выдающиеся результаты в проекте «Альфа»
Основание: приказ № 8 от 
Подпись работодателя: __________
Печать

Часто задаваемые вопросы

8.1 Нужно ли вносить запись о приостановлении трудового договора у мобилизованного работника?

Большинство экспертов Роструда считают, что запись не требуется, так как договор считается приостановленным автоматически. Однако в случае необходимости можно оформить запись с указанием причины «мобилизация» и даты приостановления.

8.2 Можно ли вносить запись в трудовую книжку, если сотрудник отработал менее 5 дней?

Нет. По действующим правилам запись в трудовую книжку делается только после 5‑дневного периода работы. За такой короткий срок оформляется ЭФС‑1.

8.3 Как оформить запись, если в книжке закончились свободные строки?

Вставьте вкладыш (лист формата А5) в пустую часть обложки и продолжайте вести записи, соблюдая нумерацию и подписи.

8.4 Что делать, если в книжке указана неверная дата рождения?

Дата рождения зачеркивается одной линией, под ней пишется правильная дата, подпись работодателя и печать. При этом в графе «№ записи» указывается новый индивидуальный номер (например, 3‑1).

8.5 Можно ли самостоятельно исправить ошибку в своей трудовой книжке?

Нет. Исправления вносятся только работодателем или уполномоченным лицом, иначе запись считается недействительной.

Запись в трудовой книжке – это строго регламентированная процедура, требующая соблюдения законов, правил оформления и подписи уполномоченного лица. Нарушения могут привести к потере стажа, проблемам с пенсией и административным штрафам.

• Запись обязательна при приёме, переводе, увольнении, награждении и переходе на электронную форму.
• Запись не допускается, если сотрудник отработал менее 5 дней, отказался от трудоустройства или находится в статусе мобилизации (по разным мнениям).
• Ошибки исправляются зачеркиванием, подписью и печатью; при необходимости используют вкладыши.
• Электронная трудовая книжка имеет равную юридическую силу, но требует корректного переноса данных.

Для работодателей рекомендуется вести регулярный контроль за правильностью записей и своевременно проводить их проверку совместно с работниками. Это поможет избежать штрафов и обеспечить корректный расчёт пенсионных и социальных выплат.

При возникновении спорных ситуаций лучше обратиться к специалисту по трудовому праву или в региональный отдел труда.

Дата публикации: